La operación de su negocio se divide en tres categorías

La operación de una empresa, independientemente de su tamaño, puede ser bastante compleja con muchas tareas y desafíos diferentes a superar a diario.

Una parte crítica de la gestión de una empresa es la asignación efectiva de sus recursos limitados. La parte de su operación con los recursos más altos será la más activa y posteriormente tendrá la mayor influencia en su resultado. La complejidad de una operación podría dificultar a los responsables de la toma de decisiones asignar sus recursos para que coincidan con sus objetivos y prioridades.

Por esta razón, hemos dividido las operaciones y actividades de una empresa en tres categorías: producción, promoción y mantenimiento. Estas tres categorías están profundamente integradas entre sí y a menudo se superponen. El propósito de esta categorización es tener una mejor comprensión de las prioridades y la asignación de recursos de su negocio.

Actividades de producción

La parte de producción de su operación son todas aquellas actividades que involucran la preparación, diseño, producción y entrega de su producto o servicio. Estas actividades se consideran a menudo las actividades "principales" de un negocio. Después de todo, si no tiene ningún producto/servicio para ofrecer a los posibles consumidores, realmente no tiene un negocio.

Por supuesto, dependiendo de lo que haga, sus actividades de producción pueden variar significativamente. Las actividades de producción de una empresa manufacturera son drásticamente diferentes de las de una consultoría financiera.

La operación de producción de una empresa de ropa involucra investigación de mercado, diseño de los productos, adquisición de materiales, preparación y ensamblaje del producto final, y el empaquetado y logística necesarios. Por otro lado, la operación de producción de una empresa consultora de negocios involucra investigación y análisis constantes del mercado y los fundamentos empresariales de los clientes.

En ciertos negocios e industrias, la operación de producción comienza después de las ventas en comparación con industrias como la manufactura, donde la producción comienza mucho antes de cualquier venta. Incluso en industrias donde la producción comienza después de las ventas, una cantidad considerable de recursos como equipos y talento deben estar listos para ser desplegados. La preparación, mantenimiento y conservación de estos recursos, incluso sin ningún resultado real, es parte de sus actividades de producción.

Actividades de promoción

La parte de promoción de su operación es cualquier actividad que involucra atraer la atención del público y potenciales clientes hacia su empresa y convertir su atención en una transacción de ventas.

La promoción y ventas de su producto/servicio y negocio son tan importantes como su producción. Aunque reconocemos a las empresas por lo que ofrecen, son sus actividades promocionales las que nos las presentan.

Nuevamente, dependiendo de la naturaleza de su operación, sus actividades promocionales pueden variar significativamente. El objetivo final es presentar su empresa y lo que vende al mercado, crear un interés entre los posibles clientes y completar las ventas.

Pequeñas empresas locales que no son escalables y no están creciendo activamente pueden no tener razón para promocionar mucho su negocio. Su supermercado local no estará publicando anuncios en Internet ya que sus clientes potenciales están limitados a una pequeña área geográfica. Sin embargo, incluso esos negocios pequeños y localizados aún necesitan algunas actividades promocionales. Deben asegurarse de tener letreros visibles y deseables para atraer visitantes y deben asegurarse de poder ser encontrados en registros en línea, mapas y plataformas de búsqueda.

Incluso empresas que aparentemente no NECESITAN ninguna promoción, aún lo hacen por una variedad de razones. Boeing es una de las dos empresas más grandes que fabrican aviones comerciales. Los aviones que Boeing produce comienzan desde $90 millones y van hasta medio billón de dólares. Obviamente, el público en general no estará comprando un avión directamente, pero Boeing todavía necesita crear una imagen positiva de sus productos y empresa ante el público. Probablemente nunca comprarás nada directamente de Boeing, pero Boeing quiere que te sientas mejor y más seguro si vuelas en un 737 en lugar de un Airbus A320. Este sentimiento de seguridad, en una población suficientemente grande, afecta las decisiones de compra de las aerolíneas, que son los clientes finales de Boeing. Sin mencionar que estos anuncios también están destinados a atraer talento y dejar una impresión positiva en la legislación.

Para el resto de nosotros simples mortales, la promoción activa es vital para el éxito de nuestro negocio.

Demasiada promoción

En diferentes etapas, podría cambiar su enfoque completamente a la producción o promoción. Por ejemplo, una empresa recién fundada que aún está en el proceso de finalizar el diseño, producción y distribución de su producto, podría necesitar asignar todos sus recursos completamente a las actividades de producción, ya que aún no tienen un producto para promocionar. Por otro lado, una empresa que no necesita mucha producción para lo que vende podría tener que centrar todos sus recursos en la promoción. Por ejemplo, una empresa que ofrece servicios de limpieza podría necesitar enfocarse completamente en la promoción para adquirir nuevos clientes, ya que ya han preparado todas las herramientas y personal necesario para sus servicios.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, necesitaría realizar actividades de producción y promoción simultáneamente. La mayoría de las empresas necesitan trabajar continuamente en la producción de su producto/servicio mientras promocionan el estado actual y futuro de su negocio. Aquí, es necesario un equilibrio delicado para tener un producto/servicio de alta calidad que sea conocido y visto por los consumidores potenciales.

Si asigna demasiados de sus recursos a la promoción, terminara con un producto o servicio que tiene un alto alcance y visibilidad en el mercado, pero que decepciona a los consumidores una vez que lo usan.

Todos conocemos a algunas empresas que crearon una campaña de marketing viral y entusiasmaron a todos con su producto solo para decepcionarlos después. Dado que su principal enfoque era la promoción de su producto/servicio, sus fracasos son los más visibles.

El mejor ejemplo de una operación que se centró demasiado en la promoción en comparación con la producción es el Festival Fyre.

El Festival Fyre fue un festival de música planeado para llevarse a cabo en el Caribe y, sin lugar a dudas, tuvo una de las campañas promocionales más efectivas e impresionantes que cualquiera puede imaginar. El festival se hizo popular rápidamente y se agotó rápidamente, a pesar de que era la primera vez que los organizadores producían un festival de música.

En su promoción, lograron persuadir a algunas de las cuentas de redes sociales más populares para que publicaran la marca naranja del festival al mismo tiempo. No solo la estrategia de promoción captó la atención de su público objetivo, sino que también llegó a los titulares.

Sin embargo, el aspecto de producción del festival fue nada menos que un desastre. Era obvio que la mayoría de la planificación, ideas y recursos se centraban en la promoción, y a medida que la promoción se convirtió en el enfoque principal, la operación comenzó a promocionar algo que no podía entregar.

Otro gran ejemplo es Nikola. Nikola fue una startup desarrollando camiones propulsados por nitrógeno con planes ambiciosos. Nikola creó una oleada de noticias y logró recaudar más de $700 millones en financiamiento.

Sin embargo, al igual que con el Festival Fyre, a pesar de su exitoso promoción, no lograron desarrollar realmente el producto que prometieron en su promoción. En un momento, para demostrar al público que tenían un prototipo funcional, remolcaron un camión en una colina y lo hicieron rodar cuesta abajo, pretendiendo que estaba siendo conducido. Nuevamente, el enfoque en la promoción fue mayor de lo que debería haber sido y comenzaron a hacer promesas que no pudieron cumplir.

En ambos casos, aunque las actividades de promoción fueron exitosas, las actividades de producción fueron un fracaso. Por supuesto, no podemos decir que deberían haber movido sus recursos fuera de su promoción para evitar sus fracasos, pero podemos decir, sin lugar a dudas que necesitaban muchos más recursos en su producción.

Demasiada producción

En el otro extremo de la escala, puedes enfocarte demasiado en la producción sin asignar suficientes recursos para promover el producto/servicio que estás ofreciendo al mercado. Este desequilibrio es bastante común para ingenieros y para productos menores de grandes corporaciones.

Los productos o servicios que han fallado porque no tuvieron suficiente promoción no son infrecuentes. Sin embargo, sus fracasos, debido a la falta de publicidad en primer lugar, suelen pasar desapercibidos.

El ejemplo recurrente que siempre menciono es la división de teléfonos inteligentes de Sony. Sony ha estado en el negocio de la fabricación de teléfonos móviles desde 2001 y en su apogeo, tenía una participación de mercado del 9 por ciento en una empresa conjunta con Ericsson.

Sony todavía tiene una división de teléfonos inteligentes y desarrolla y lanza nuevos teléfonos inteligentes cada año. Sin embargo, la mayoría de las personas desconocen completamente que Sony todavía fabrica teléfonos inteligentes, a pesar de que Sony es una empresa reconocida a nivel mundial.

El problema aquí es lo opuesto al del Festival Fyre. Sony en realidad fabrica teléfonos inteligentes decentes, pero prácticamente nadie sabe sobre ellos. Para contextualizar, lanzar un nuevo teléfono inteligente es una empresa multimillonaria, que requiere meses de diseño, desarrollo, coordinación y años de soporte post-lanzamiento. El proceso de lanzar un nuevo producto es extremadamente intensivo en recursos y costoso para cualquier empresa de cualquier tamaño. Sin embargo, Sony hace un pésimo trabajo al promover sus productos. El consumidor potencial promedio no tiene idea de que Sony siquiera produce un teléfono inteligente.

Un producto tiene que ser extremadamente esencial o deseable con poca o ninguna competencia viable para ser perseguido activamente por consumidores potenciales. Si una empresa, por ejemplo, es la única proveedora de electricidad de un área, puede estar segura de que todos los hogares y negocios en el área buscarán activamente su producto porque el producto que venden es esencial y no tienen otra competencia. Pero Sony no es la única empresa que fabrica teléfonos inteligentes. Un cliente potencial tiene, en cualquier momento, muchos otros teléfonos inteligentes para elegir.

Cuando el negocio se enfoca completamente en la producción con poco o ningún esfuerzo promocional, termina con un producto que puede tener una calidad decente pero que no se vende. La falta de promoción no trae los problemas legales potenciales de prometer en exceso sobre su producto, pero al final, la empresa perderá dinero, lo que hace difícil justificar los costos continuos de mejoras y producción adicionales. Sony puede permitirse tener una división de teléfonos inteligentes que pierda dinero, pero si una empresa no logra promocionar su producto/servicio principal, podrían terminar en bancarrota.

El equilibrio

El éxito de cualquier producto o servicio requiere un equilibrio entre el esfuerzo de producción y su promoción.

Cualquiera que sea el producto o servicio, requiere recursos y enfoque suficiente para tener una calidad comparable o mejor que la competencia. Sin un producto bien desarrollado que pueda satisfacer a los consumidores, ninguna empresa puede prosperar.

Por otro lado, incluso un producto con la más alta calidad fracasará sin una adecuada promoción y exposición. Después de todo, la gente necesita saber lo que vendes y por qué es mejor que tu competencia.

Un producto o servicio exitoso es aquel que tiene la mejor calidad y que más personas conocen. Con base en tus prioridades, necesitas crear un equilibrio entre los aspectos de promoción y producción de tu operación.

Actividades de mantenimiento

La producción y las ventas de los productos y servicios son emocionantes. Ellas son las que traen los ingresos a una empresa y toda la reputación pública de cualquier firma depende de lo que producen y lo bien que lo venden.

Sin embargo, cada empresa necesita hacerse cargo de una serie de tareas rutinarias requeridas para un funcionamiento operativo y cumplir con los requisitos legales. Las más comunes de estas tareas son la contabilidad, el mantenimiento de registros, la gestión de documentos, recursos humanos, nóminas y tareas similares.

Las actividades de mantenimiento son los adhesivos que conectan las piezas de producción y promoción. Esta es la parte de su operación que le dice si está obteniendo ganancias, si no está infringiendo leyes, si sus empleados están siendo pagados y no enfrentan problemas en su lugar de trabajo, y si sus clientes están satisfechos con lo que compran de usted.

Estas tareas no le generan dinero. Si lo hacen, probablemente esté infringiendo una o dos leyes. Esta parte de su operación, si se realiza correctamente, pasará desapercibida. Sin embargo, si se hace mal, causarán muchos problemas.

La mayoría de los fundadores primerizos inician sus negocios sin una idea sólida sobre qué son las actividades de mantenimiento y lo que implican. En la mayoría de las empresas, las actividades de mantenimiento son generalmente la primera y, a veces, la única parte de la operación que se externaliza.

Sin importar cuán desagradables puedan ser estas tareas, es crucial para la alta dirección tener un buen entendimiento, supervisión y control sobre las actividades de mantenimiento de la empresa. No solo estas actividades son necesarias para el funcionamiento fluido de la empresa, sino que muchas de ellas deben ser legales y precisas. Incluso si ha externalizado estas tareas, usted, como director de la empresa, seguirá siendo legalmente responsable.

No puede recortar gastos al tratar con la parte de mantenimiento de su operación. Dependiendo de la naturaleza y volumen de su trabajo, se requiere una cantidad mínima de mantenimiento y si se compromete a menos, comprometerá la precisión y efectividad de su operación o se expondrá a responsabilidades legales o financieras.

A veces, el tiempo y los recursos dedicados al mantenimiento pueden parecer un desperdicio. En ocasiones puede parecer que los recursos podrían asignarse mejor a la producción o promoción, pero la estructura y los requisitos complejos de nuestras empresas modernas requieren una cantidad mínima de recursos para el mantenimiento que no puede pasarse por alto.