Si tienes un negocio en Alemania, necesitas saber acerca del cumplimiento con GoBD

Alemania, como era de esperar, tiene una extensa legislación para las empresas sobre cómo manejar sus documentos relacionados con impuestos. Si estás operando un negocio en Alemania o tratando con las autoridades fiscales alemanas, necesitas conocer el cumplimiento con GoBD.

¿Qué es GoBD?

GoBD es un marco administrativo creado por el gobierno alemán para asegurar que las empresas (compañías registradas y freelancers) mantengan un registro digital preciso y verificable de sus documentos y datos relacionados con impuestos.

Este marco exige que las empresas mantengan registros precisos de sus actividades financieras y estén preparadas para otorgar acceso a los auditores fiscales si la empresa es auditada.

Cuando decimos documentos relacionados con impuestos, nos referimos a documentos que registran o se relacionan con una transacción financiera, o justifican su inicio y autenticidad. Aquí hay una lista no exhaustiva de los documentos incluidos en el marco GoBD:

• Facturas
• Recibos
• Pedidos y confirmaciones de pedidos
• Albaranes de entrega
• Contratos de trabajo y nóminas
• Contratos de proyectos
• Datos del registro de caja

¿Es obligatorio el GoBD?

Sí, lo es.

Como empresa o freelancer, estás obligado a mantener un registro preciso y verificable de tus actividades financieras y relacionadas con impuestos.

Debes mantener un sistema centralizado y organizado para almacenar todos los documentos, incluso si están en formato papel. Si ocurre una actividad financiera sin un documento asociado, estás obligado a crear uno y registrar toda la información necesaria.

Lo que debes hacer

Primero, vamos a aclarar algo: el cumplimiento con GoBD es responsabilidad del contribuyente. Tú, como negocio operando en Alemania, eres responsable de mantener un registro preciso de tus documentos y datos. El software que uses te ayudará con los aspectos técnicos, pero en última instancia, independientemente del software, el cumplimiento es tu responsabilidad.

Con esto en mente, clasificaré los requisitos en dos partes. La primera categoría cubre los requisitos que demandan tu acción manual. La segunda categoría, aunque legalmente sigue siendo tu responsabilidad, debe ser implementada en el software que uses, ya sea un producto o una aplicación a medida.

Categoría 1: requisitos que requieren tu acción manual

Estas son las acciones manuales que necesitas realizar en tus operaciones diarias, independientemente del software o herramientas que uses.

1. Se requiere que registres todas las transacciones comerciales y financieras de manera "oportuna". La ley es vaga sobre el plazo, pero enfatiza que debes guardar tus documentos lo antes posible. En la práctica, las transacciones en efectivo deben ser registradas el mismo día, y otros documentos deben ser registrados dentro de 10 días.
2. Debes conservar todos los documentos durante 10 años.
3. Debes organizar y registrar todos los documentos necesarios en el orden adecuado.
4. Si escaneas un documento en papel a formato digital, el escaneo debe ser legible y coincidir exactamente con el documento de papel original.
5. Los archivos digitales registrados deben permanecer inalterados. No debes comprimir, redimensionar ni modificar los archivos antes de grabarlos.
6. Necesitas documentar tu proceso interno. Por ejemplo, especificar las responsabilidades de cada miembro del equipo y los flujos de trabajo que utilizas para asegurar la integridad de los registros.

Categoría 2: requisitos que deben estar integrados en tu software

Estos son los requisitos que deben estar integrados en tu software. Ten en cuenta que sigues siendo legalmente responsable de cumplirlos.

1. Tus documentos deben ser inmutables. Una vez que se carga un documento, tu software no debería permitir cambios. Si se permite algún cambio, este debe ser registrado y retenido.
2. Tus documentos no pueden ser eliminados al menos por 10 años.
3. Mientras que muchos elementos críticos de metadatos deben ser inmutables, los metadatos proporcionados por el usuario (notas, estado, palabras clave, etiquetas, etc.) pueden ser editables, pero cada cambio debe ser registrado y retenido.
4. Tu software debe proporcionar documentación de los sistemas y procesos de TI que utiliza.
5. Tus documentos deben ser seguros y debidamente respaldados.
6. Tu software debe proporcionar acceso digital a las autoridades fiscales si lo solicitan.

Cómo Vieolo puede ayudarte con tu cumplimiento GoBD

Vieolo y todos sus módulos giran en torno a espacios de trabajo. Cada espacio de trabajo está aislado de otros espacios de trabajo, y cada uno se utiliza para una sola empresa, persona o grupo de personas. Un usuario puede tener o ser parte de múltiples espacios de trabajo.

Para cada espacio de trabajo de Vieolo, puedes habilitar su modo estricto auditable con unos pocos clics. Una vez activado este modo, cumples inmediatamente con todos los requisitos de la Categoría 2. Ten en cuenta que el modo auditable no es reversible.

Esto es lo que sucede cuando activas el modo estricto auditable:

• Cualquier archivo subido a los módulos de Vieolo, incluyendo ReChive, no se podrá eliminar por 10 años.
• Cualquier metadato proporcionado por el usuario, como las entradas de ReChive, puede desactivarse pero no se eliminará.
• Cualquier metadato proporcionado por el usuario, como las entradas de ReChive, puede ser editado, pero cada edición será registrada y retenida.
• Todos los datos y documentos están organizados y ordenados.
• Todos los datos y documentos están respaldados regularmente.
• A solicitud, tendrás acceso a la documentación de los servicios y procesos de TI que usamos.
• Si eres auditado, podrás proporcionar acceso digital a los auditores, con documentos y sus metadatos intactos.
• Tienes un control detallado sobre los permisos y niveles de acceso de los miembros del espacio de trabajo para asegurar la privacidad y prevenir acciones no deseadas.