Presentamos RePloyee para los documentos de los empleados

Lanzamos ReChive como nuestro primer módulo hace bastante más de un año. Mientras veíamos crecer su popularidad tras el lanzamiento, había un problema que categóricamente no podía resolver.

Las empresas deben mantener un conjunto de documentos para cada empleado. En la mayoría de las empresas, los documentos de un solo empleado se limitan a un documento de identidad y un contrato. Sin embargo, en algunos casos los requisitos son mucho más complejos y el empleador está obligado a mantener muchos documentos diferentes; no hacerlo puede conllevar sanciones económicas.

ReChive puede registrar perfectamente los documentos que has enviado o recibido, pero su diseño gira en torno a las comunicaciones y no admite el concepto de un perfil con una serie de requisitos, respecto a los cuales un documento podría faltar o estar por vencer.

Presentamos RePloyee

Para resolver el problema de mantener los documentos de los empleados, creamos RePloyee como el segundo módulo de Vieolo.

Una empresa debe mantener un conjunto de documentos para cada uno de sus empleados. Aunque cada empleado, según su rol, requiere un conjunto de documentos diferente, los requisitos de un solo empleado rara vez cambian. Después de definir los requisitos viene el trabajo continuo de añadir los documentos que faltan y renovar los que están por vencer.

RePloyee está diseñado en torno a este mismo principio. Se añade un empleado, se definen sus requisitos y obtienes una visión general de lo que falta y de lo que hay que renovar. Este flujo de trabajo, aunque pueda parecer sencillo, podría ser extremadamente complicado, llevar mucho tiempo y ser propenso a errores si se gestiona manualmente o con una solución que no se diseñó adecuadamente para ello.

Por supuesto, RePloyee es mucho más que una simple lista, y hemos añadido muchas más capacidades para que sea útil en casos de uso reales.

Reutilización de perfiles

A medida que aumenta el número de empleados de una empresa, la gestión de cada perfil de empleado se vuelve engorrosa, y sería poco práctico cambiar los requisitos de 30 empleados diferentes porque se inició un nuevo proyecto o entró en vigor una nueva ley.

RePloyee necesitaba una forma de que las empresas reutilizaran perfiles para un grupo de empleados y también pudieran combinarlos, ya que una persona puede realizar varias tareas, cada una de las cuales requiere un documento específico. Así que, naturalmente, introdujimos roles y requisitos reutilizables.

A nivel fundamental, puedes definir un «requisito», que es básicamente un tipo de documento, como un contrato de trabajo, un pasaporte o una licencia de conducir, definido junto con sus propiedades. Puedes asignar un requisito directamente a un empleado, pero lo más habitual es que lo añadas a un rol.

Un rol, como su nombre indica, es un papel que asume un empleado y que viene con su propio conjunto de requisitos. Un empleado puede tener varios roles; en las operaciones reales, muchos empleados participan en distintas partes de la operación, especialmente en sectores más críticos como la logística, la manufactura o la minería.

Un requisito puede ser opcional u obligatorio. Tal como diseñamos RePloyee, esta opcionalidad se puede establecer según la asignación y no según el documento en sí. Así, por ejemplo, una licencia de conducir puede ser obligatoria para un conductor, pero opcional para un empleado de oficina a quien quizá se le asigne o no un coche de empresa.

La combinación de roles y requisitos te ofrece infinitas formas de ajustar el perfil de un empleado. Pero hay casos en los que un empleado en un rol puede estar exento de un solo documento por algún motivo. En RePloyee puedes hacer precisamente eso: añadir una exención por empleado a un requisito impuesto a través de un rol.

Plantillas

Hemos decidido llevar RePloyee al siguiente nivel e introducir roles y requisitos propios a los que llamamos colectivamente plantillas.

Una de las carencias de muchas soluciones de gestión documental es que no tienen ninguna idea inherente sobre el tipo de documentos que manejan. Así que, a sus ojos, un documento es básicamente un archivo y un montón de metadatos.

Con la introducción de las plantillas, RePloyee (al igual que otros módulos de Vieolo) adquiere una noción de la naturaleza del documento que estás manejando y de las necesidades y consideraciones especiales que deben aplicarse.

Las plantillas siguen el mismo principio de reutilización que los roles y los requisitos.

Hemos creado una serie de plantillas de requisitos para documentos de uso común en distintos roles. Un ejemplo es el documento de identidad. Casi todos los documentos de identidad del mundo deben escanearse por el anverso y el reverso. Con la plantilla del documento de identidad, RePloyee te pide que subas tanto el anverso como el reverso en la misma entrada de documento. Este pequeño y sencillo detalle no habría sido posible sin un requisito predefinido.

Del mismo modo, también hemos creado algunas plantillas de roles que sirven de modelo para ciertos roles con muchos documentos. Como primer paso, hemos definido una serie de plantillas de roles para conductores de camión en los Países Bajos y Alemania, ya que conocemos el sector en estos dos países. Pero, por supuesto, iremos ampliando gradualmente el número de plantillas de roles para cubrir muchos más puestos en todo el mundo.

Listo para que lo pruebes

Por el momento, RePloyee solo está disponible en la web. Naturalmente, el módulo solo está disponible para los espacios de trabajo de empresa, ya que los espacios de trabajo personales no tienen empleados.

Nos encantaría que probaras RePloyee y nos dijeras qué te parece y qué debería añadirse para satisfacer las necesidades de tu empresa.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma, incluido RePloyee, y aunque usamos nuestro producto para nuestras propias necesidades, siempre buscamos los comentarios de los usuarios, ya que nuestro objetivo principal es ofrecer una buena experiencia de usuario y resolver problemas reales.