¿Compartes documentos con tu contador? ReChive es para ti

Si diriges un negocio, debes lidiar con la contabilidad y la administración. No solo son partes esenciales de tu administración, sino que también son un requisito legal.

Estas tareas son a menudo demasiado complejas para que un negocio las maneje por sí solo, por lo que muchos de nosotros terminamos contratando a un contador externo que, por una tarifa mensual, se encarga de todas nuestras facturas y recibos.

La forma típica en que muchos contadores trabajan, independientemente del país, es darte una dirección de correo electrónico única y pedir que reenvíes allí todas tus facturas y recibos. Luego, revisan los correos electrónicos y procesan los archivos adjuntos.

Los problemas a los que nos enfrentamos

El flujo de trabajo parece simple: recibes una factura, la reenvías a tu contador, y ellos se encargan del resto.

Pero hay tres problemas fundamentales con este enfoque:

1. Todavía necesitas un sistema para gestionar tus facturas y recibos; especialmente para rastrear facturas no pagadas, ya sean las que necesitas pagar o las que has enviado a clientes.

2. Rápidamente pierdes la pista de qué documentos ya has compartido con tu contador y cuáles no.

3. Incluso si este sistema basado en correos electrónicos de alguna manera funciona para las facturas, no hace nada por tus otros documentos importantes, como cartas, contratos, reconocimientos, etc.

Después de años de dirigir mi propio negocio y ayudar a pequeñas empresas, he experimentado estos problemas de primera mano. Con tantas responsabilidades, es difícil estar al tanto de la gestión de documentos, el seguimiento de pagos, y asegurarse de que todo esté compartido con tu contador.

Presentamos los objetivos de compartición para ReChive

ReChive ya era un sistema de gestión de documentos rico en funciones y útil. Pero nuestros usuarios todavía tenían que manejar manualmente el proceso de compartir documentos con su contador y depender de la memoria para saber si todo había sido compartido.

No era solo un problema para nuestros usuarios, también lo era para nosotros aquí en Vieolo. Tuvimos que depender de la memoria o de plataformas externas para llevar un control de lo que se había enviado. Eso no es lo que representamos en Vieolo (y por extensión, ReChive).

Necesitábamos una solución que:

• Nos recordara si un documento no ha sido compartido
• Nos permitiera compartir documentos de manera segura y confiable
• Nos diera un historial claro de lo que se ha compartido
• Permitiera flexibilidad basada en nuestras preferencias
• Nos permitiera limitar el acceso del equipo a esta función, si fuera necesario

Así que construimos objetivos de compartición y desde que comenzamos a usarlo para nuestras propias operaciones, puedo decir con confianza que elimina toda la fricción de trabajar con tu contador.

Así es como funciona:

Creas un objetivo de compartición

Simplemente ve a la pestaña de Espacio de Trabajo (en la aplicación web o en cualquier aplicación de ReChive), abre la sección de objetivo de compartición y crea uno nuevo.

Al crear un objetivo, además de los conceptos básicos (nombre y correo electrónico), puedes elegir:

• Los tipos de documentos que se pueden compartir
• Si compartir documentos con este objetivo es obligatorio
• Si es obligatorio, la fecha de inicio a partir de la cual los tipos de documentos seleccionados deben ser compartidos

Nota: por razones legales y de seguridad, no puedes cambiar los detalles de un objetivo después de crearlo, así que verifica todo antes de guardar.

Si creas un objetivo obligatorio, todos los documentos emitidos en o después de la fecha de inicio aparecerán en la lista de pendientes, incluso si su estado está marcado como completado.

Comparte tus documentos sobre la marcha

Las entradas que necesitan ser compartidas estarán marcadas como "No compartido" y aparecerán en tu lista de pendientes. De esta manera, siempre sabrás lo que aún necesita ser compartido.

Para compartir un documento, simplemente abre la entrada y ve a la pestaña "Compartir". Verás la lista de objetivos relacionados con esa entrada y podrás seleccionar qué archivos enviar por correo electrónico.

Un enfoque clave para nosotros fue evitar compartir archivos accidentalmente de nuevo. Para ayudar con eso, tus archivos están claramente divididos en dos categorías:

• No compartidos previamente
• Ya compartidos

Esto asegura que no vuelvas a enviar algo por error, lo que podría causar entradas duplicadas en el sistema de tu contador.

Después de enviar, verás un historial completo de compartición en la pestaña "Compartir", completo con el nombre del archivo, el correo electrónico del objetivo, sello de tiempo, y el usuario que inició la compartición.

Una vez que todos los archivos en una entrada están compartidos, la entrada se marca automáticamente como "Compartido" y se elimina de tu lista de pendientes. Tranquilidad instantánea.

Gestionando el acceso de tu equipo

Naturalmente, no quieres acceso no autorizado a una parte tan crítica de tus registros. Es por eso que puedes gestionar el acceso del equipo a través del permiso "Compartir datos".

Solo los propietarios del espacio de trabajo y los miembros con este permiso pueden compartir documentos con objetivos y ver el historial de compartición.

Este permiso funciona sobre los niveles de acceso existentes. Por ejemplo, un usuario con nivel de acceso 1 no podrá compartir documentos marcados con niveles de sensibilidad 2 o 3, incluso si tienen el permiso de "Compartir datos".

Sentimos el efecto inmediato

Tan pronto como implementamos la función la semana pasada y comenzamos a usarla en nuestros propios documentos, sentimos la diferencia.

Hubo una capa instantánea de organización añadida sobre nuestro ya estructurado sistema de documentos. Compartimos todo lo que necesitaba ser compartido en solo unos pocos clics, y luego tuvimos una visión clara de lo que se compartió y lo que no. Alerta de spoiler: ¡todo fue compartido—nada quedó pendiente!

Así que, abre tu aplicación de ReChive y comienza a usar los objetivos de compartición hoy mismo. ¡Nos encantaría saber qué piensas!