¿Qué es un sistema de gestión documental para empresas?

Los documentos están en el corazón de cada operación empresarial. Ya sea un contrato, una factura, un acuerdo legal o un formulario de reclutamiento, cada acción en un negocio deja un rastro en papel (o digital). Cómo una empresa gestiona esos documentos impacta directamente en su eficiencia, cumplimiento y capacidad para tomar decisiones informadas.

En este artículo, explicaremos qué es un sistema de gestión documental, por qué es importante para las empresas y qué problemas soluciona, especialmente en el mundo mayormente digital de hoy.

Por qué la gestión documental sigue siendo importante

Desde que existen las empresas, los documentos han servido como el registro formal de transacciones, decisiones y planes. En el pasado, las compañías dedicaban departamentos enteros de archivo para gestionar salas llenas de estanterías, armarios y carpetas. De hecho, el almacenamiento y la categorización adecuados no solo eran cuestión de orden operacional, a menudo eran un requisito legal.

Por ejemplo:

• En Alemania, las empresas deben conservar registros legales y financieros por 10 años
• En los Países Bajos, es de 7 años

Estas regulaciones siguen vigentes hoy en día, incluso cuando el papel ha dado paso, en gran medida, a archivos digitales.

El cambio hacia los documentos digitales

Aunque los documentos digitales son mucho más fáciles de almacenar y compartir que los papeles físicos, también introdujeron nuevos problemas.

Los archivos pueden perderse en una bandeja de entrada desorganizada, enterrarse en carpetas desestructuradas en una computadora o eliminarse por accidente. Muchas empresas hoy en día (especialmente las pequeñas y en crecimiento) dependen de un mosaico de:

• Bandejas de entrada de email
• Plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox
• Computadoras locales y dispositivos móviles

Esta configuración a menudo parece conveniente al principio, pero con el tiempo conduce a problemas frustrantes.

Por qué el almacenamiento básico no es suficiente para los documentos empresariales

Es comprensible que la gestión documental no siempre sea una prioridad. No genera ingresos directamente. Sin embargo, descuidarla puede causar costos ocultos en tiempo perdido, plazos incumplidos y riesgos de cumplimiento.

Aquí algunos problemas que surgen sin un sistema de gestión documental adecuado:

1. Los archivos se pierden o se desplazan

Incluso con almacenamiento en la nube, a menos que tenga un sistema estructurado, los archivos se entierran o se extravían. Un solo archivo mal nombrado o mal colocado puede llevar horas encontrarlo, si no se ha perdido definitivamente.

2. Buscar es frustrante

Cuando necesitas encontrar un documento, generalmente lo recuerdas por su contexto: el remitente, la fecha o el proyecto del que se trataba. Desafortunadamente, los sistemas de almacenamiento estándar dependen de nombres de carpetas y archivos, y si esos no son precisos, estás atascado buscando.

3. No hay contexto o categorización

Una plataforma de almacenamiento básica no distingue entre una factura, un contrato o un aviso legal. Sin embargo, cada uno de estos requiere un manejo diferente, plazos y pasos a seguir.

4. Sin integraciones con las operaciones empresariales

Tus documentos no existen en aislamiento. Una factura se relaciona con tu contabilidad. Un contrato firmado afecta tus líneas de tiempo de proyectos. El almacenamiento básico carece de la capacidad para conectar documentos con el resto de tus herramientas y flujos de trabajo empresariales.

5. Controles de privacidad limitados y registros de actividad

Sin permisos claros y registros de actividad, es difícil controlar quién tiene acceso a documentos sensibles o rastrear quién ha visto, editado o descargado un archivo.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Un sistema de gestión documental (DMS) es una plataforma diseñada para abordar estos desafíos. Actúa como un centro central para almacenar, gestionar y organizar documentos, ofreciendo mucho más que solo almacenamiento de archivos.

Un DMS moderno simula el rol de un departamento de archivo tradicional con una solución basada en la nube que proporciona integración con tus operaciones empresariales.

Características clave de un Sistema de Gestión Documental moderno

Esto es lo que deberías esperar de una solución de gestión documental capaz y moderna:

• Metadatos y Contexto del Documento

Más allá de almacenar un archivo, un DMS captura información importante como remitente, destinatario, tipo de documento, números de referencia y fechas de vencimiento.

• Herramientas de Manejo y Flujos de Trabajo
  

Muchos documentos requieren acciones de seguimiento: firmas, pagos o aprobaciones. Un buen DMS te permite registrar acciones, establecer recordatorios y gestionar flujos de trabajo de manera colaborativa con tu equipo.

• Integraciones con Otras Funciones Empresariales
  

Ya sea compartiendo facturas con tu contador o vinculando contratos a tu herramienta de gestión de proyectos, un DMS debería integrarse sin problemas con otras partes de tu negocio.

• Control de Acceso y Registros de Auditoría
  

Protege información sensible con sistemas de permiso detallados y rastrea la actividad de documentos con registros para seguridad y responsabilidad.

Dónde encaja ReChive

Ninguna solución es perfecta, y ninguna solución se ajusta a cada empresa y flujo de trabajo. ReChive no es una excepción, y no intento presentarlo como la solución preferida para cada empresa. Sin embargo, diseñamos ReChive para ser una herramienta valiosa para muchas empresas.

ReChive es un sistema de gestión documental basado en la comunicación. Te permite guardar documentos basados en tus comunicaciones con otras entidades, lo que refleja el marco mental que la mayoría de nosotros usamos para categorizar la información.

ReChive te da la capacidad de guardar información detallada sobre un documento, no solo subir un archivo PDF único. Esta información está adaptada al tipo de documento, y ReChive luego te ayuda a gestionar tus documentos y cualquier acción adicional requerida según ese tipo.

Con ReChive, puedes llevar un seguimiento de tus documentos, identificar aquellos que requieren acción adicional, los que tienen problemas o los que tienen pagos pendientes. Serás notificado cuando se acerque la fecha de vencimiento de un documento, e incluso puedes establecer recordatorios personalizados para fechas específicas.

ReChive es también una herramienta colaborativa, que permite a ti y a tu equipo trabajar juntos sin problemas. Para proteger tu privacidad y seguridad, un sistema de permisos elaborado te permite otorgar o revocar el acceso de los miembros del equipo a acciones específicas.

Finalmente, ReChive te proporciona herramientas para integrar tus documentos con el resto de tus operaciones.

Si ReChive suena como una herramienta que necesitas, puedes registrarte gratis y probarlo!