Cómo un Problema Simple Me Llevó a Construir ReChive

En algún momento en el pasado, tuve dos compañías diferentes en dos continentes diferentes con cinco cuentas de correo electrónico diferentes entre ellas. No es de extrañar que me bombardearan con correos electrónicos y archivos adjuntos. Un correo electrónico tenía una factura, otro un recibo, y otro más podría haber tenido una carta legal de una agencia gubernamental. Y como muchas personas, tenía un sistema para manejar esta montaña de documentos.

Ese "sistema" era esencialmente mi bandeja de entrada.

Después de todo, ¿qué podría pasarle a mi bandeja de entrada, verdad? Le ponía una etiqueta a los correos electrónicos que necesitaban atención, como facturas en espera de pago. Algunos de los documentos más importantes los descargaba y volvía a subir a mi Google Drive. Era desordenado, pero funcionaba... más o menos.

En los primeros días, solo necesitaba manejar un par de facturas o recibos por mes, así que era manejable. Podía recordar vagamente que tenía que pagar una factura el día 15 o renovar un contrato en junio. Iba navegando bien.

Pero, por supuesto, a medida que mi carga de trabajo aumentó, este sistema improvisado empezó a desmoronarse.

Resolviendo el Problema para Otros

Durante la última década, he construido innumerables herramientas y soluciones para clientes, principalmente pequeñas y medianas empresas. Y casi todos ellos enfrentaban lo mismo: demasiados documentos y demasiadas tareas pequeñas pero importantes para gestionar.

Para una de las plataformas que construí, terminé creando un sistema de gestión de documentos basado en la comunicación para que los clientes pudieran controlar literalmente cientos de documentos que enviaban y recibían cada mes.

¡Y resultó genial!

Hicimos ajustes, modificaciones y mejoras, y en poco tiempo, no solo era una herramienta útil, se convirtió en una parte crítica de sus operaciones, conectando múltiples partes de su negocio.

Dándome Cuenta de Cuánto Necesitaba Esto

Para ser honesto, estaba un poco envidioso de la herramienta que había construido para otros.

Seguía pensando, "Hombre, me gustaría poder usar algo así para mis propias empresas."

Dado que tengo un TOC casi obsesivo por organizar mis cosas (énfasis en casi 😉), realmente podría beneficiarme de un sistema así. Pero el sistema original estaba hecho a medida para la infraestructura específica de un cliente, no era algo que pudiera simplemente copiar para mí mismo.

Así que me puse a trabajar.

Creando ReChive

Armado con mi compulsión por organizar, una avalancha de documentos que ningún ser humano debería tener que manejar, y una buena cantidad de experiencia resolviendo este problema para otros; construí ReChive. (Es un juego de palabras con "archivo", por si no lo notaste.)

La idea es simple:

Recibes o envías un documento, ya sea una factura, recibo, contrato o simplemente una carta normal, y lo guardas en ReChive. Puedes asignarlo a una persona u organización, agregar detalles y etiquetarlo para una fácil categorización.

Cuando necesites encontrarlo más tarde, puedes buscar por número de referencia, filtrar por remitente o destinatario, usar etiquetas y ordenar los resultados como quieras. Básicamente, cada herramienta que necesitarías para encontrar cualquier documento en segundos.

Pero aquí está el detalle, almacenar documentos no es suficiente.

• Esa factura que recibiste aún necesita ser pagada.
• El contrato que firmaste tiene una fecha de vencimiento.
• La carta de impuestos que recibiste tiene un error clerical que necesita ser corregido.

ReChive también realiza un seguimiento de esos pasos siguientes. Te muestra una lista de entradas incompletas que aún necesitan acción, junto con fechas de vencimiento. Incluso puedes crear tus propios recordatorios personalizados para mantenerte al tanto de las cosas.

ReChive como Parte de Vieolo

Resultó que ReChive es una herramienta increíblemente útil.

Pero había todavía un problema: Me gustaba tanto que quería usarlo para mi vida personal también.

Como individuo, también recibo una tonelada de documentos cada mes, recibos, facturas, contratos, lo que sea. Así que tomé el camino difícil y completamente integré ReChive en el sistema de espacios de trabajo de Vieolo.

Ahora, cada espacio de trabajo de Vieolo tiene una sección dedicada a ReChive para gestionar sus documentos. Y, al igual que cualquier otra característica en Vieolo, los datos de cada espacio de trabajo están completamente aislados entre sí.

Esto significaba que finalmente podía utilizar mi espacio de trabajo personal para documentos personales mientras mantenía mis espacios de trabajo empresariales separados, todo bajo una sola cuenta. No se necesitaban múltiples inicios de sesión o sistemas improvisados. Simplemente cambio entre espacios de trabajo con un clic.

Bonus: También puedo colaborar con otras personas en mis espacios de trabajo empresariales para agregar documentos, rastrear actualizaciones y delegar tareas.

Dogfooding y la Experiencia de Otros

En el desarrollo de productos, hay un término llamado dogfooding, abreviatura de "comer tu propia comida de perro". Significa que usas activamente el producto que estás construyendo.

Y estoy realmente contento de que Vieolo esté en una posición donde dependemos de nuestras propias herramientas todos los días.

Nos ha ayudado a encontrar problemas, mejorar flujos de trabajo y expandir las capacidades de ReChive.

Pero aquí está el detalle; tus experiencias son increíblemente importantes.

Te encontrarás en situaciones que nunca imaginamos. Así que me encantaría escuchar sobre tus experiencias, ya sean buenas o malas. Errores que encuentres. Funciones que te gustaría. Ideas que no hemos considerado.

Experimenta por ti mismo

ReChive ya está disponible y puedes empezar a usarlo ahora en iOS, macOS, Android y la web.