Sua operação comercial está dividida em três categorias

A operação de uma empresa, independentemente do tamanho, pode ser bastante complexa, com muitas tarefas diferentes e desafios a serem superados diariamente.

Uma parte crítica da gestão de uma empresa é a alocação eficaz de seus recursos limitados. A parte da sua operação com os recursos mais altos será a mais ativa e, consequentemente, terá a maior influência no seu resultado. A complexidade de uma operação pode dificultar para os tomadores de decisão a alocação de seus recursos de acordo com suas metas e prioridades.

Por essa razão, dividimos as operações e atividades de uma empresa em três categorias: produção, promoção e manutenção. Essas três categorias são todas profundamente integradas entre si e frequentemente se sobrepõem. O propósito dessa categorização é ter uma melhor compreensão das prioridades e alocação de recursos do seu negócio.

Atividades de produção

A parte da produção da sua operação são quaisquer atividades que envolvam a preparação, design, produção e entrega do seu produto ou serviço. Essas atividades são frequentemente consideradas as atividades "centrais" de um negócio. Afinal, se você não tem nenhum produto/serviço para oferecer aos potenciais consumidores, você realmente não tem um negócio.

É claro, dependendo do que você faz, suas atividades de produção podem variar significativamente. As atividades de produção de uma empresa de manufatura são drasticamente diferentes das de uma consultoria financeira.

A operação de produção de uma empresa de vestuário envolve pesquisa de mercado, design dos produtos, aquisição de materiais, preparação e montagem do produto final, e a embalagem e logística necessárias. Por outro lado, a operação de produção de uma empresa de consultoria de negócios envolve pesquisa e análise constantes do mercado e dos fundamentos empresariais dos clientes.

Em certos negócios e indústrias, a operação de produção começa após as vendas, em comparação com indústrias como a manufatura, onde a produção começa bem antes de qualquer venda. Mesmo em indústrias onde a produção começa após as vendas, uma quantidade considerável de recursos, como equipamentos e talentos, precisa estar pronta para ser implantada. A preparação, manutenção e conservação desses recursos, mesmo sem qualquer produção real, faz parte das suas atividades de produção.

Atividades de promoção

A parte da promoção da sua operação é qualquer atividade que envolve chamar a atenção do público e de potenciais clientes para a sua empresa e converter essa atenção em uma transação de venda.

A promoção e as vendas do seu produto/serviço e negócio são tão importantes quanto a sua produção. Embora reconheçamos empresas pelo que oferecem, são suas atividades promocionais que as apresentam a nós.

Novamente, dependendo da natureza da sua operação, suas atividades promocionais podem variar significativamente. O objetivo final é apresentar sua empresa e o que você vende ao mercado, criar interesse entre potenciais clientes e completar as vendas.

Empresas pequenas e locais que não são escaláveis e não estão crescendo ativamente podem não ter razão para promoverem muito seu negócio. Seu supermercado local não estará veiculando anúncios na Internet, pois seus potenciais clientes estão limitados a uma pequena área geográfica. No entanto, mesmo empresas pequenas e localizadas ainda precisam de algumas atividades promocionais. Elas precisam garantir que tenham sinais e fachadas visíveis e desejáveis para atrair visitantes e precisam garantir que possam ser encontradas em registros online, mapas e plataformas de busca.

Mesmo empresas que aparentemente não PRECISAM de promoção, ainda o fazem por uma variedade de razões. A Boeing é uma das duas maiores empresas de fabricação de aviões comerciais. Os aviões que a Boeing produz começam em $90 milhões e chegam a meio bilhão de dólares. Obviamente, o público em geral não estará comprando um avião diretamente, mas a Boeing ainda precisa criar uma imagem positiva de seus produtos e empresa aos olhos do público. Você provavelmente nunca comprará nada diretamente da Boeing, mas a Boeing quer que você se sinta melhor e mais seguro se voar com um 737 em vez de um Airbus A320. Esse sentimento de segurança, em uma população grande o suficiente, afeta as decisões de compra das companhias aéreas, que são os clientes finais da Boeing. Sem mencionar que esses anúncios também têm como objetivo atrair talentos e deixar uma impressão positiva na legislação.

Para o resto de nós, meros mortais, a promoção ativa é vital para o sucesso do nosso negócio.

Excesso de promoção

Em diferentes estágios, você pode mudar seu foco inteiramente para produção ou promoção. Por exemplo, uma empresa recém-fundada que ainda está no processo de finalizar o design, produção e distribuição de seu produto pode precisar alocar todos os seus recursos inteiramente para as atividades de produção, pois ainda não tem um produto para promover. Por outro lado, uma empresa que não precisa de muita produção para o que vende pode precisar concentrar todos os seus recursos na promoção. Por exemplo, uma empresa que oferece serviços de limpeza pode precisar focar inteiramente na promoção para adquirir novos clientes, pois já preparou todas as ferramentas e equipes necessárias para seus serviços.

No entanto, na maioria dos casos, você precisará realizar as atividades de produção e promoção simultaneamente. A maioria das empresas precisa trabalhar continuamente na produção de seu produto/serviço enquanto promove o estado atual e futuro de seus negócios. Aqui, um equilíbrio delicado é necessário para ter um produto/serviço de alta qualidade que seja conhecido e visto por consumidores potenciais.

Se você alocar muitos dos seus recursos para a promoção, acabará com um produto ou serviço que tem grande alcance e visibilidade no mercado, mas decepciona os consumidores quando eles o usam.

Todos conhecemos algumas empresas que criaram uma campanha de marketing viral e deixaram todos animados com seu produto, apenas para decepcioná-los depois. Como o foco principal foi na promoção do produto/serviço, seus fracassos são os mais visíveis.

O melhor exemplo de uma operação que focou demais na promoção em comparação com a produção é o Fyre Festival.

O Fyre Festival foi um festival de música planejado para acontecer no Caribe e, sem dúvida, teve uma das campanhas promocionais mais eficazes e impressionantes que alguém pode imaginar. O festival rapidamente se tornou popular e esgotou rapidamente, mesmo sendo a primeira vez que os organizadores produziram um festival de música.

Em sua promoção, eles conseguiram convencer algumas das contas de mídia social mais populares a postar a marca laranja do festival ao mesmo tempo. Não só a estratégia de promoção reuniu a atenção de seu público-alvo, mas também chegou às manchetes.

No entanto, o aspecto de produção do festival foi nada menos que um desastre. Era óbvio que a maior parte do planejamento, ideias e recursos estavam focados na promoção e, à medida que a promoção se tornou o foco principal, a operação começou a promover algo que não podia entregar.

Outro grande exemplo é a Nikola. A Nikola era uma startup que desenvolvia caminhões movidos a nitrogênio com planos ambiciosos. A Nikola fez uma onda de notícias e conseguiu arrecadar mais de $700 milhões em financiamento.

No entanto, semelhante ao Fyre Festival, apesar de sua promoção bem-sucedida, eles não conseguiram realmente desenvolver o produto que prometeram em sua promoção. Em um ponto, para demonstrar ao público que tinham um protótipo funcional, eles rebocaram um caminhão até uma colina e o fizeram descer a encosta, fingindo que estava sendo dirigido. Novamente, o foco na promoção foi maior do que deveria ter sido, e começou a fazer promessas que não poderiam cumprir.

Em ambos os casos, mesmo que as atividades promocionais tenham sido bem-sucedidas, as atividades de produção foram falhas. Claro, não podemos dizer que eles deveriam ter movido seus recursos para longe da promoção para evitar suas falhas, mas podemos dizer, sem dúvida, que eles precisavam de muito mais recursos em sua produção.

Excesso de produção

No outro extremo da escala, você pode focar demais na produção sem alocar recursos suficientes para promover o produto/serviço que está oferecendo ao mercado. Esse desequilíbrio é bastante comum para engenheiros e para produtos menores de grandes corporações.

Os produtos ou serviços que falharam porque não tiveram promoção suficiente não são incomuns. No entanto, seus fracassos, devido à falta de publicidade em primeiro lugar, geralmente passam despercebidos.

O exemplo recorrente que sempre menciono é a divisão de smartphones da Sony. A Sony está no negócio de fabricação de telefones celulares desde 2001 e, em seu auge, tinha uma participação de mercado de 9% em uma joint venture com a Ericsson.

A Sony ainda tem uma divisão de smartphones e desenvolve e lança novos smartphones todos os anos. No entanto, a maioria das pessoas não faz ideia do fato de que a Sony ainda faz smartphones, apesar de a Sony ser uma empresa reconhecida globalmente.

O problema aqui é o oposto do Fyre Festival. A Sony realmente faz smartphones decentes, mas praticamente ninguém sabe sobre eles. Para contextualizar, lançar um novo smartphone é um empreendimento de vários milhões de dólares, exigindo meses de design, desenvolvimento, coordenação e anos de suporte pós-lançamento. O processo de lançamento de um novo produto é extremamente intensivo em recursos e caro para qualquer empresa de qualquer tamanho. No entanto, a Sony faz um péssimo trabalho ao promover seus produtos. O consumidor potencial médio não tem ideia de que a Sony sequer produz um smartphone.

Um produto tem que ser extremamente essencial ou desejável, com pouca ou nenhuma concorrência viável, para ser ativamente buscado por consumidores potenciais. Se uma empresa, por exemplo, é a única fornecedora de eletricidade de uma área, pode ter certeza de que cada residência e negócio na área buscará ativamente seu produto porque o produto que vendem é essencial e não têm outra concorrência. Mas a Sony não é a única empresa que fabrica smartphones. Um cliente em potencial tem, a qualquer momento, muitos outros smartphones para escolher.

Quando o negócio foca inteiramente na produção, com pouco ou nenhum esforço promocional, acaba com um produto que pode ter uma qualidade decente, mas não vende. A falta de promoção não traz os potenciais problemas legais de prometer mais do que seu produto pode oferecer, mas no final, o empreendimento comercial perderá dinheiro, tornando difícil justificar os custos contínuos de melhorias e produção adicionais. A Sony pode se dar ao luxo de ter uma divisão de smartphones que perde dinheiro, mas se uma empresa não conseguir promover seu principal produto/serviço, pode acabar indo à falência.

O equilíbrio

O sucesso de qualquer produto ou serviço requer um equilíbrio entre o esforço de produção e sua promoção.

Seja qual for o produto ou serviço, ele requer recursos e foco suficientes para ter uma qualidade comparável ou melhor que a da concorrência. Sem um produto bem desenvolvido que possa satisfazer os consumidores, nenhuma empresa pode prosperar.

Por outro lado, mesmo um produto com a mais alta qualidade falhará sem a devida promoção e exposição. Afinal, as pessoas precisam saber sobre o que você vende e por que é melhor do que a concorrência.

Um produto ou serviço de sucesso é aquele que tem a melhor qualidade e que mais pessoas conhecem. Com base em suas prioridades, você precisa criar um equilíbrio entre os aspectos de promoção e produção da sua operação.

Atividades de manutenção

A produção e as vendas dos produtos e serviços são emocionantes. Elas trazem receita para uma empresa e toda a reputação pública de qualquer firma depende do que fazem e de quão bem vendem.

No entanto, toda empresa precisa cuidar de uma série de tarefas rotineiras necessárias para uma operação funcionar e para cumprir os requisitos legais. As mais comuns dessas tarefas são contabilidade, manutenção de registros, gerenciamento de documentos, RH, folha de pagamento e tarefas semelhantes.

As atividades de manutenção são as colas que conectam as peças de produção e promoção juntas. Esta é a parte de sua operação que diz se você está tendo lucro, se não está infringindo nenhuma lei, se seus funcionários estão sendo pagos e não enfrentam problemas em seu local de trabalho e se seus clientes estão satisfeitos com o que compram de você.

Essas tarefas não geram dinheiro. Se gerarem dinheiro para você, provavelmente está infringindo uma ou duas leis. Esta parte da sua operação, se feita corretamente, passará despercebida. No entanto, se feita de forma errada, causará muitos problemas.

A maioria dos fundadores de primeira viagem inicia seus negócios sem uma ideia sólida sobre quais são e o que envolvem as atividades de manutenção. Na maioria dos negócios, as atividades de manutenção são geralmente a primeira e, às vezes, a única parte da operação terceirizada.

Por mais desagradáveis que essas tarefas possam ser, é crucial que a alta administração tenha uma boa compreensão, supervisão e controle sobre as atividades de manutenção da empresa. Não apenas essas atividades são necessárias para o funcionamento tranquilo da empresa, mas muitas delas são legalmente exigidas para serem completas e precisas. Mesmo que você tenha terceirizado essas tarefas, você, como diretor da empresa, permanecerá legalmente responsável.

Você não pode cortar gastos quando se trata da parte de manutenção da sua operação. Dependendo da natureza e do volume do seu trabalho, uma quantidade mínima de manutenção é necessária e, se você destinar menos, comprometerá a precisão e a eficácia da sua operação ou se exporá a responsabilidades legais ou financeiras.

Às vezes, o tempo e os recursos gastos em manutenção podem parecer um desperdício. Às vezes, pode parecer que os recursos seria melhor alocados para produção ou promoção, mas a estrutura e os requisitos complexos de nossos negócios modernos exigem uma quantidade mínima de recursos para manutenção que não pode ser ignorada.