Se você é uma empresa alemã, precisa saber sobre a conformidade com o GoBD

Alemanha, sem surpresa, possui uma longa legislação para empresas sobre como lidar com seus documentos relacionados a impostos. Se você está dirigindo um negócio na Alemanha ou lidando com as autoridades fiscais alemãs, precisa saber sobre a conformidade com o GoBD.

O que é o GoBD

GoBD é um quadro administrativo criado pelo governo alemão para garantir que as empresas (companhias registradas e freelancers) mantenham um registro digital preciso e verificável de seus documentos e dados relacionados a impostos.

Este quadro exige que as empresas mantenham registros precisos de suas atividades financeiras e estejam preparadas para conceder acesso aos auditores fiscais se a empresa for auditada.

Quando dizemos documentos relacionados a impostos, estamos nos referindo a documentos que ou registram ou se relacionam a uma transação financeira, ou justificam sua iniciação e autenticidade. Aqui está uma lista não exaustiva dos documentos incluídos no quadro GoBD:

• Faturas
• Recibos
• Pedidos e confirmações de pedidos
• Notas de entrega
• Contratos de trabalho e comprovantes de salário
• Contratos de projeto
• Dados de registro de caixa

O GoBD é obrigatório?

Sim, é.

Como empresa ou freelancer, você é obrigado a manter um registro preciso e verificável de suas atividades financeiras e relacionadas a impostos.

Você deve manter um sistema centralizado e organizado para armazenar todos os documentos, mesmo que estejam em formato de papel. Se uma atividade financeira ocorrer sem um documento associado, você é obrigado a criar um e registrar todas as informações necessárias.

O que você deve fazer

Primeiro, vamos esclarecer algo: a conformidade com o GoBD é responsabilidade do contribuinte. Você, como empresa operando na Alemanha, é responsável por manter um registro preciso de seus documentos e dados. O software que você usa ajudará com os aspectos técnicos, mas, em última análise, independentemente do software, a conformidade é sua responsabilidade.

Com isso em mente, irei categorizar os requisitos em duas partes. A primeira categoria abrange requisitos que exigem sua ação manual. A segunda categoria, embora legalmente ainda seja sua responsabilidade, deve ser implementada no software que você usa, seja um produto ou uma aplicação sob medida.

Categoria 1: requisitos que exigem sua ação manual

Estas são as ações manuais que você precisa realizar em suas operações diárias, independentemente do software ou ferramentas que você utiliza.

1. Você é obrigado a registrar todas as transações comerciais e financeiras em um "prazo oportuno". A lei é vaga sobre o cronograma, mas enfatiza que você deve salvar seus documentos o mais rápido possível. Na prática, transações baseadas em dinheiro devem ser registradas no mesmo dia e outros documentos dentro de 10 dias.
2. Você deve reter todos os documentos por 10 anos.
3. Você deve organizar e registrar todos os documentos necessários em ordem adequada.
4. Se digitalizar um documento em papel para o formato digital, a digitalização deve ser legível e exatamente igual ao documento em papel original.
5. Os arquivos digitais registrados devem permanecer inalterados. Você não deve comprimir, redimensionar ou de outra forma modificar os arquivos antes de registrar.
6. Você precisa documentar seu processo interno. Por exemplo, especifique as responsabilidades de cada membro da equipe e os fluxos de trabalho que você usa para garantir a completude dos registros.

Categoria 2: requisitos que devem ser incorporados ao seu software

Estes são os requisitos que devem ser incorporados ao seu software. Lembre-se de que você continua legalmente responsável por cumpri-los.

1. Seus documentos devem ser imutáveis. Uma vez que um documento é carregado, seu software não deve permitir que ele seja alterado. Se alguma alteração for permitida, deve ser registrada e mantida.
2. Seus documentos não podem ser excluídos por pelo menos 10 anos.
3. Enquanto muitos elementos críticos de metadados devem ser imutáveis, metadados fornecidos pelo usuário (notas, status, palavras-chave, tags, etc.) podem ser editáveis, mas cada alteração deve ser registrada e mantida.
4. Seu software deve fornecer documentação dos sistemas e processos de TI que utiliza.
5. Seus documentos devem ser seguros e devidamente respaldados.
6. Seu software deve fornecer acesso digital às autoridades fiscais se e quando solicitado.

Como a Vieolo pode ajudá-lo com sua conformidade com o GoBD

A Vieolo e todos os seus módulos giram em torno de espaços de trabalho. Cada espaço de trabalho é isolado de outros espaços de trabalho e cada um é usado para uma única empresa, pessoa ou grupo de pessoas. Um usuário pode possuir ou fazer parte de múltiplos espaços de trabalho.

Para cada espaço de trabalho da Vieolo, você pode habilitar seu modo rigidamente auditável com alguns cliques. Uma vez que esse modo é ativado, você atende imediatamente todos os requisitos da Categoria 2. Por favor, tenha em mente que o modo auditável não é reversível.

Veja o que acontece quando você ativa o modo rigidamente auditável:

• Qualquer arquivo carregado nos módulos da Vieolo, incluindo ReChive, não poderá ser excluído por 10 anos.
• Qualquer metadado fornecido pelo usuário, como entradas do ReChive, pode ser desativado, mas não será excluído.
• Qualquer metadado fornecido pelo usuário, como entradas do ReChive, pode ser editado, mas cada edição será registrada e mantida.
• Todos os dados e documentos são organizados e ordenados.
• Todos os dados e documentos são regularmente respaldados.
• Mediante solicitação, você terá acesso à documentação dos serviços e processos de TI que usamos.
• Se auditado, você poderá fornecer acesso digital aos auditores, com documentos e seus metadados intactos.
• Você tem controle detalhado sobre as permissões e níveis de acesso dos membros do espaço de trabalho para garantir privacidade e prevenir ações indesejadas.