Apresentando o RePloyee para documentos de funcionários

Lançamos o ReChive como nosso primeiro módulo há bem mais de um ano. Enquanto víamos sua popularidade crescer após o lançamento, havia um problema que ele categoricamente não conseguia resolver.

As empresas precisam manter um conjunto de documentos para cada funcionário. Na maioria das empresas, os documentos de um funcionário se limitam a um documento de identificação e um contrato. Em alguns casos, porém, os requisitos são muito mais complexos e o empregador é obrigado a manter muitos documentos diferentes; deixar de fazer isso pode resultar em penalidades financeiras.

O ReChive registra perfeitamente os documentos que você enviou ou recebeu, mas seu design gira em torno das comunicações e não oferece suporte ao conceito de um perfil com uma série de requisitos, em relação aos quais um documento pode estar faltando ou prestes a vencer.

Apresentando o RePloyee

Para resolver o problema de manter os documentos dos funcionários, criamos o RePloyee como o segundo módulo do Vieolo.

Uma empresa precisa manter um conjunto de documentos para cada um de seus funcionários. Embora cada funcionário, de acordo com sua função, exija um conjunto diferente de documentos, os requisitos de um único funcionário raramente mudam. Depois de definir os requisitos, vem o trabalho contínuo de adicionar os documentos que faltam e renovar os que estão prestes a vencer.

O RePloyee foi projetado com base nesse mesmo princípio. Um funcionário é adicionado, seus requisitos são definidos e você obtém uma visão geral do que está faltando e do que precisa ser renovado. Esse fluxo de trabalho, embora possa parecer simples, pode ser extremamente complicado, demorado e propenso a erros se for gerenciado manualmente ou com uma solução que não foi projetada adequadamente para isso.

É claro que o RePloyee é muito mais do que uma simples lista, e adicionamos muitos outros recursos para que ele seja útil em casos de uso reais.

Reutilização de perfis

À medida que o número de funcionários de uma empresa aumenta, o gerenciamento de cada perfil de funcionário se torna trabalhoso, e seria pouco prático alterar os requisitos de 30 funcionários diferentes porque um novo projeto começou ou uma nova lei entrou em vigor.

O RePloyee precisava de uma forma de as empresas reutilizarem perfis para um grupo de funcionários e também poderem combiná-los, já que uma pessoa pode realizar várias tarefas, cada uma exigindo um documento específico. Então, naturalmente, introduzimos funções e requisitos reutilizáveis.

Em um nível fundamental, você pode definir um “requisito”, que é basicamente um tipo de documento, como um contrato de trabalho, um passaporte ou uma carteira de motorista, definido junto com suas propriedades. Você pode atribuir um requisito diretamente a um funcionário, mas, na maioria das vezes, vai adicioná-lo a uma função.

Uma função, como o nome sugere, é um papel que o funcionário assume e que vem com seu próprio conjunto de requisitos. Um funcionário pode ter várias funções; nas operações reais, muitos funcionários participam de diferentes partes da operação, especialmente em setores mais críticos, como logística, manufatura ou mineração.

Um requisito pode ser opcional ou obrigatório. Da forma como projetamos o RePloyee, essa opcionalidade pode ser definida com base na atribuição, e não no documento em si. Assim, por exemplo, uma carteira de motorista pode ser obrigatória para um motorista, mas opcional para um funcionário de escritório que pode ou não receber um carro da empresa.

A combinação de funções e requisitos oferece infinitas maneiras de ajustar o perfil de um funcionário. Mas há casos em que um funcionário em uma função pode estar isento de um único documento por algum motivo. No RePloyee, você pode fazer exatamente isso: adicionar uma isenção por funcionário a um requisito imposto por meio de uma função.

Modelos

Decidimos levar o RePloyee ao próximo nível e introduzir funções e requisitos próprios, que chamamos coletivamente de modelos.

Uma das deficiências de muitas soluções de gerenciamento de documentos é que elas não têm nenhuma noção inerente sobre o tipo de documento que estão tratando. Assim, aos olhos delas, um documento é basicamente um arquivo e um monte de metadados.

Com a introdução dos modelos, o RePloyee (assim como outros módulos do Vieolo) passa a ter uma noção da natureza do documento com que você está lidando e das necessidades e considerações especiais que devem ser aplicadas.

Os modelos seguem o mesmo princípio de reutilização das funções e dos requisitos.

Criamos uma série de modelos de requisitos para documentos comumente usados em diferentes funções. Um exemplo é a carteira de identidade. Quase todas as carteiras de identidade do mundo precisam ser digitalizadas na frente e no verso. Usando o modelo de carteira de identidade, o RePloyee pede que você envie a frente e o verso na mesma entrada de documento. Esse cuidado pequeno e simples não teria sido possível sem um requisito predefinido.

Da mesma forma, também criamos alguns modelos de funções que oferecem uma base para determinadas funções com muitos documentos. Como primeiro passo, definimos uma série de modelos de funções para motoristas de caminhão na Holanda e na Alemanha, pois conhecemos o setor nesses dois países. Mas, é claro, ampliaremos gradualmente o número de modelos de funções para abranger muito mais cargos em todo o mundo.

Pronto para você experimentar

No momento, o RePloyee está disponível apenas na web. Naturalmente, o módulo está disponível apenas para espaços de trabalho empresariais, pois os espaços de trabalho pessoais não têm funcionários.

Adoraríamos que você experimentasse o RePloyee e nos dissesse o que achou e o que deveria ser adicionado para atender às necessidades da sua empresa.

Estamos sempre melhorando nossa plataforma, incluindo o RePloyee, e, embora usemos nosso produto para nossas próprias necessidades, estamos sempre em busca do feedback dos usuários, pois nosso principal objetivo é oferecer uma boa experiência de uso e resolver problemas reais.