Você compartilha documentos com seu contador? ReChive é para você

Se você gerencia um negócio, tem que lidar com contabilidade e registro financeiro. Não só são partes essenciais da sua administração, mas também são uma exigência legal.

Essas tarefas costumam ser muito complexas para uma empresa gerir sozinha, então muitos de nós acabamos contratando um contador externo que, por uma taxa mensal, cuida de todas as nossas faturas e recibos.

A forma típica como muitos contadores trabalham, independentemente do país, é fornecer um endereço de e-mail único e solicitar que você encaminhe todas as suas faturas e recibos para lá. Depois, eles analisam os e-mails e processam os arquivos anexados.

Os problemas que enfrentamos

O fluxo de trabalho parece simples: você recebe uma fatura, a encaminha para o seu contador, e eles cuidam do resto.

Mas há três problemas fundamentais com essa abordagem:

1. Você ainda precisa de um sistema para gerenciar suas faturas e recibos; especialmente para rastrear faturas não pagas, sejam aquelas que você precisa pagar ou aquelas que você enviou para clientes.

2. Você rapidamente perde o controle de quais documentos já compartilhou com seu contador e quais não compartilhou.

3. Mesmo se esse sistema baseado em e-mail de alguma forma funcionar para faturas, ele não faz nada por seus outros documentos importantes, como cartas, contratos, reconhecimentos, etc.

Depois de anos gerindo meu próprio negócio e ajudando pequenas empresas, experimentei esses problemas em primeira mão. Com tanto em seu prato, é difícil ficar no topo da gestão de documentos, rastreamento de pagamentos e garantir que tudo seja compartilhado com seu contador.

Introduzindo alvos de compartilhamento para ReChive

ReChive já era um sistema de gerenciamento de documentos rico em recursos e útil. Mas nossos usuários ainda tinham que lidar manualmente com o processo de compartilhar documentos com seus contadores e confiar na memória para saber se tudo havia sido compartilhado.

Não era apenas um problema para nossos usuários, era um problema para nós aqui na Vieolo também. Tínhamos que confiar na memória ou em plataformas externas para rastrear o que havia sido enviado. Isso não é o que defendemos na Vieolo (e por extensão, ReChive).

Precisávamos de uma solução que:

• Nos lembrasse se um documento não foi compartilhado
• Nos permitisse compartilhar documentos de forma segura e confiável
• Nos desse um histórico claro do que foi compartilhado
• Permitisse flexibilidade com base em nossas preferências
• Nos permitisse limitar o acesso da equipe a esse recurso, se necessário

Então criamos alvos de compartilhamento e, desde que começamos a usá-lo para nossas próprias operações, posso dizer com confiança que ele remove toda a fricção de trabalhar com seu contador.

Aqui está como funciona:

Você cria um alvo de compartilhamento

Basta ir à guia Workspace (no aplicativo web ou em qualquer aplicativo ReChive), abrir a seção de alvo de compartilhamento e criar um novo.

Ao criar um alvo, além do básico (nome e e-mail), você pode escolher:

• Os tipos de documentos permitidos para compartilhamento
• Se o compartilhamento de documentos com este alvo é obrigatório
• Em caso afirmativo, a data de início a partir da qual os tipos de documentos selecionados devem ser compartilhados

Nota: por razões legais e de segurança, você não pode alterar os detalhes de um alvo após criá-lo, portanto, verifique tudo antes de salvar.

Se você criar um alvo obrigatório, todos os documentos emitidos a partir da data de início aparecerão na lista pendente, mesmo que seu status esteja marcado como concluído.

Compartilhe seus documentos conforme necessário

Lançamentos que precisam ser compartilhados serão marcados como "Não compartilhado" e aparecerão na sua lista pendente. Desta forma, você sempre saberá o que ainda precisa ser compartilhado.

Para compartilhar um documento, basta abrir o lançamento e ir para a aba "Compartilhar". Você verá a lista de alvos relacionados àquele lançamento e poderá selecionar quais arquivos enviar por e-mail.

Um foco principal para nós foi evitar compartilhar arquivos novamente por acidente. Para ajudar com isso, seus arquivos estão claramente divididos em duas categorias:

• Não compartilhado anteriormente
• Já compartilhado

Isso garante que você não reenvie algo por engano, o que poderia causar entradas duplicadas no sistema do seu contador.

Após o envio, você verá um histórico completo de compartilhamento na aba "Compartilhar", com o nome do arquivo, e-mail do alvo, marca de tempo, e o usuário que iniciou o compartilhamento.

Uma vez que todos os arquivos de um lançamento são compartilhados, o lançamento é automaticamente marcado como "Compartilhado" e removido da lista pendente. Tranquilidade imediata.

Gerenciando o acesso da sua equipe

Naturalmente, você não quer acesso não autorizado a uma parte tão crítica dos seus registros. É por isso que você pode gerenciar o acesso da equipe através da permissão “Compartilhar dados”.

Apenas proprietários de espaços de trabalho e membros com essa permissão podem compartilhar documentos com alvos e visualizar o histórico de compartilhamento.

Esta permissão funciona em cima dos níveis de acesso existentes. Por exemplo, um usuário com nível de acesso 1 não poderá compartilhar documentos marcados com níveis de sensibilidade 2 ou 3, mesmo que tenham a permissão para "Compartilhar dados".

Sentimos o efeito imediato

Assim que lançamos o recurso na semana passada e começamos a usá-lo em nossos próprios documentos, sentimos a diferença.

Houve uma camada instantânea de organização adicionada em cima do nosso já estruturado sistema de documentos. Compartilhamos tudo que precisava ser compartilhado em apenas alguns cliques, e então tivemos uma visão clara do que foi compartilhado e do que não foi. Spoiler: tudo foi compartilhado - nada ficou pendente!

Portanto, abra seu ReChive app e comece a usar os alvos de compartilhamento hoje. Adoraríamos saber o que você acha!