O que é um sistema de gestão de documentos para empresas?

Documentos estão no coração de toda operação empresarial. Seja um contrato, uma fatura, um acordo legal ou um formulário de recrutamento, toda ação em um negócio deixa um rastro de papel (ou digital). A forma como uma empresa gerencia esses documentos impacta diretamente sua eficiência, conformidade e capacidade de tomar decisões informadas.

Neste artigo, explicaremos o que é um sistema de gestão de documentos, por que é importante para as empresas e quais problemas ele resolve, especialmente no mundo amplamente digital de hoje.

Por que a gestão de documentos ainda importa

Desde que empresas existem, documentos servem como registros formais de transações, decisões e planos. No passado, as empresas dedicavam departamentos inteiros de arquivo para gerenciar salas cheias de estantes, armários e pastas. Na verdade, o armazenamento e a categorização adequados não eram apenas uma questão de organização operacional, mas muitas vezes um requisito legal.

Por exemplo:

• Na Alemanha, as empresas devem reter registros legais e financeiros por 10 anos
• Nos Países Baixos, são 7 anos

Essas regulamentações ainda estão em vigor hoje, mesmo que o papel tenha em grande parte dado lugar a arquivos digitais.

A mudança para documentos digitais

Embora os documentos digitais sejam muito mais fáceis de armazenar e compartilhar do que papéis físicos, eles introduziram novos problemas.

Arquivos podem se perder em uma caixa de entrada desorganizada, enterrados em pastas desestruturadas em um computador, ou deletados por acidente. Muitas empresas hoje (especialmente as pequenas e em crescimento) dependem de um mosaico de:

• Caixas de entrada de e-mail
• Plataformas de armazenamento em nuvem como Google Drive ou Dropbox
• Computadores locais e dispositivos móveis

Esse arranjo muitas vezes parece conveniente no início, mas com o tempo leva a questões frustrantes.

Por que o armazenamento básico não é suficiente para documentos empresariais

É compreensível que a gestão de documentos nem sempre seja a maior prioridade. Não gera receita diretamente. No entanto, negligenciá-la pode causar custos ocultos em tempo perdido, prazos não cumpridos e riscos de conformidade.

Aqui estão alguns problemas que surgem sem um sistema adequado de gestão de documentos:

1. Arquivos se perdem ou são deslocados

Mesmo com armazenamento em nuvem, a menos que você tenha um sistema estruturado em vigor, os arquivos são enterrados ou deslocados. Um único arquivo nomeado ou deslocado erroneamente pode levar horas para ser localizado, se não estiver perdido para sempre.

2. Pesquisar é frustrante

Quando você precisa encontrar um documento, geralmente o lembra pelo contexto: o remetente, a data ou o projeto sobre o qual se tratava. Infelizmente, os sistemas de armazenamento padrão dependem de nomes de pastas e nomes de arquivos, e se esses não forem precisos, você fica preso à procura.

3. Sem contexto ou categorização

Uma plataforma de armazenamento básico não faz distinção entre uma fatura, um contrato ou um aviso legal. No entanto, cada um desses requer um manuseio diferente, prazos e passos seguintes.

4. Sem integrações com operações comerciais

Seus documentos não existem em isolamento. Uma fatura está relacionada à sua contabilidade. Um contrato assinado afeta os cronogramas do seu projeto. O armazenamento básico carece da capacidade de conectar documentos ao resto de suas ferramentas e fluxos de trabalho de negócios.

5. Controles de privacidade limitados e registros de atividades

Sem permissões claras e registros de atividades, é difícil controlar quem tem acesso a documentos sensíveis ou rastrear quem visualizou, editou ou baixou um arquivo.

O que é um Sistema de Gestão de Documentos?

Um sistema de gestão de documentos (DMS) é uma plataforma projetada para enfrentar esses desafios. Ele atua como um hub central para armazenar, gerenciar e organizar documentos, oferecendo muito mais do que apenas armazenamento de arquivos.

Um DMS moderno simula o papel de um departamento de arquivo tradicional com uma solução baseada em nuvem que proporciona integração com suas operações de negócios.

Principais características de um Sistema de Gestão de Documentos moderno

Aqui está o que você deve esperar de uma solução de gestão de documentos capaz e moderna:

• Metadados e Contexto do Documento

Além de armazenar um arquivo, um DMS captura informações importantes como remetente, destinatário, tipo de documento, números de referência e datas de vencimento.

• Ferramentas de Manuseio e Fluxo de Trabalho
  

Muitos documentos exigem ações de acompanhamento: assinaturas, pagamentos ou aprovações. Um bom DMS permite registrar ações, definir lembretes e gerenciar fluxos de trabalho de maneira colaborativa com sua equipe.

• Integrações com Outras Funções de Negócios
  

Seja compartilhando faturas com seu contador ou vinculando contratos à sua ferramenta de gerenciamento de projetos, um DMS deve se integrar perfeitamente com outras partes do seu negócio.

• Controle de Acesso e Logs de Auditoria
  

Proteja informações sensíveis com sistemas de permissão detalhados e rastreie a atividade de documentos com logs para segurança e responsabilidade.

Onde o ReChive se encaixa

Nenhuma solução é perfeita, e nenhuma solução é adequada para todos os negócios e fluxos de trabalho. O ReChive não é exceção, e não estou tentando vendê-lo como a solução ideal para todas as empresas. No entanto, projetamos o ReChive para ser uma ferramenta valiosa para muitas empresas.

ReChive é um sistema de gestão de documentos baseado em comunicação. Ele permite que você salve documentos com base em suas comunicações com outras entidades, o que espelha a estrutura mental que a maioria de nós utiliza para categorizar informações.

O ReChive oferece a capacidade de salvar informações detalhadas sobre um documento, não apenas fazer o upload de um único arquivo PDF. Essas informações são adaptadas ao tipo de documento, e o ReChive então ajuda você a gerenciar seus documentos e quaisquer ações futuras necessárias com base nesse tipo.

Com o ReChive, você pode acompanhar seus documentos, identificar aqueles que exigem ações futuras, aqueles com problemas ou aqueles com pagamentos pendentes. Você será notificado quando a data de vencimento de um documento se aproximar e pode até definir lembretes personalizados para datas específicas.

O ReChive também é uma ferramenta colaborativa, permitindo que você e sua equipe trabalhem juntos perfeitamente. Para proteger sua privacidade e segurança, um sistema de permissão elaborado permite que você conceda ou revogue o acesso dos membros da equipe a ações específicas.

Finalmente, o ReChive fornece ferramentas para integrar seus documentos com o restante de suas operações.

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