Como um Problema Simples Me Levou a Criar o ReChive

Em um ponto do passado, eu tinha duas empresas diferentes em dois continentes diferentes com cinco contas de e-mail diferentes entre elas. Sem surpresa, eu era bombardeado com e-mails e anexos. Um e-mail tinha uma fatura, outro um recibo, e mais outro poderia ter uma carta legal de uma agência governamental. E como muitas pessoas, eu tinha um sistema para lidar com essa enxurrada de documentos.

Esse "sistema" era essencialmente minha caixa de entrada.

Afinal, o que poderia acontecer com minha caixa de entrada, certo? Eu colocava uma etiqueta nos e-mails que precisavam de atenção, como faturas aguardando pagamento. Alguns dos documentos mais importantes eram baixados e re-carregados no meu Google Drive. Era bagunçado, mas funcionava... mais ou menos.

Nos primeiros dias, eu só precisava lidar com algumas faturas ou recibos por mês, então era gerenciável. Eu conseguia lembrar vagamente que precisava pagar uma fatura no dia 15 ou renovar um contrato em junho. Eu estava indo bem.

Mas, é claro, à medida que minha carga de trabalho aumentava, esse sistema improvisado começou a desmoronar.

Resolvendo o Problema para Outros

Nos últimos dez anos, construí incontáveis ferramentas e soluções para clientes, principalmente pequenas e médias empresas. E quase todas enfrentavam a mesma dificuldade: muitos documentos e muitas tarefas pequenas, mas importantes para gerenciar.

Para uma das plataformas que desenvolvi, acabei criando um sistema de gestão de documentos baseado em comunicação para que os clientes pudessem controlar os literalmente centenas de documentos que enviavam e recebiam todos os meses.

E deu muito certo!

Fizemos ajustes, modificações e melhorias, e em pouco tempo, não era apenas uma ferramenta útil, tornou-se uma parte crítica de suas operações, conectando múltiplas partes de seus negócios.

Percebendo Quanto Eu Precisava Disso

Para ser honesto, eu estava um pouco invejoso da ferramenta que construí para os outros.

Eu ficava pensando, “Cara, eu gostaria de poder usar algo assim para minhas próprias empresas.”

Considerando que tenho uma quase OCD para organizar minhas coisas (ênfase no quase 😉), eu realmente poderia me beneficiar de um sistema como esse. Mas o sistema original foi feito sob medida para a infraestrutura específica de um cliente, não era algo que eu poderia simplesmente copiar para mim mesmo.

Então, eu comecei a trabalhar.

Criando o ReChive

Armado com minha compulsão por organização, uma avalanche de documentos que nenhum humano deveria ter que lidar, e uma boa dose de experiência em resolver esse problema para os outros; eu criei o ReChive. (É um trocadilho com a palavra "arquivo", caso você não tenha percebido.)

A ideia é simples:

Você recebe ou envia um documento, seja uma fatura, um recibo, um contrato, ou apenas uma carta regular, e você o salva no ReChive. Você pode atribuí-lo a uma pessoa ou organização, adicionar detalhes e etiquetá-lo para fácil categorização.

Quando você precisa encontrá-lo mais tarde, pode procurar pelo número de referência, filtrar por remetente ou destinatário, usar etiquetas e ordenar os resultados como quiser. Basicamente, todas as ferramentas que você precisaria para encontrar qualquer documento em segundos.

Mas veja bem, apenas armazenar documentos não é suficiente.

• Aquela fatura que você recebeu ainda precisa ser paga.
• O contrato que você assinou tem uma data de validade.
• A carta fiscal que você recebeu tem um erro administrativo que precisa ser corrigido.

O ReChive também acompanha esses próximos passos. Ele mostra uma lista de entradas incompletas que ainda precisam de ação, juntamente com datas de vencimento. Você pode até criar seus próprios lembretes personalizados para se manter atualizado.

ReChive como Parte do Vieolo

O ReChive se mostrou uma ferramenta incrivelmente útil.

Mas ainda havia um problema: Eu gostei tanto, que queria usá-lo para minha vida pessoal também.

Como indivíduo, eu também recebo uma tonelada de documentos todo mês, recibos, faturas, contratos, você nomeia. Então, tomei o caminho difícil e integrei totalmente o ReChive no sistema de espaços de trabalho do Vieolo.

Agora, cada espaço de trabalho do Vieolo tem uma seção dedicada ao ReChive para gerenciar seus documentos. E, assim como todos os outros recursos no Vieolo, os dados de cada espaço de trabalho estão completamente isolados dos outros.

Isso significava que eu finalmente poderia usar meu espaço de trabalho pessoal para documentos pessoais enquanto mantinha meus espaços de trabalho empresariais separados, tudo sob uma única conta. Sem necessidade de múltiplos logins ou sistemas improvisados. Eu só preciso alternar entre os espaços de trabalho com um clique.

Bônus: Posso colaborar com outras pessoas nos meus espaços de trabalho empresariais para adicionar documentos, acompanhar atualizações e delegar tarefas também.

Dogfooding e a Experiência dos Outros

No desenvolvimento de produtos, há um termo chamado dogfooding, abreviação de "comer a própria comida de cachorro". Isso significa usar ativamente o produto que você está construindo.

E estou realmente feliz que o Vieolo está em uma posição onde dependemos de nossas próprias ferramentas todos os dias.

Isso nos ajudou a encontrar problemas, melhorar fluxos de trabalho e expandir as capacidades do ReChive.

Mas veja bem; suas experiências são incrivelmente importantes.

Você encontrará situações em que nunca pensamos. Então eu adoraria ouvir sobre suas experiências, sejam boas ou ruins. Bugs que você encontrar. Recursos que você gostaria. Ideias que não consideramos.

Experimente você mesmo

O ReChive está disponível e você pode começar a usá-lo agora no iOS, macOS, Android e na web.