Wenn Sie ein deutsches Unternehmen sind, müssen Sie über die GoBD-Compliance Bescheid wissen

Deutschland hat wenig überraschend ein umfangreiches Gesetz für Unternehmen zur Handhabung von steuerbezogenen Dokumenten. Wenn Sie ein Unternehmen in Deutschland führen oder mit den deutschen Steuerbehörden zu tun haben, müssen Sie über die GoBD-Compliance Bescheid wissen.

Was ist GoBD

GoBD ist ein Verwaltungsrahmen, der von der deutschen Regierung erstellt wurde, um sicherzustellen, dass Unternehmen (eingetragene Firmen und Freiberufler) eine genaue und überprüfbare digitale Aufzeichnung ihrer steuerbezogenen Dokumente und Daten führen.

Dieser Rahmen verlangt, dass Unternehmen genaue Aufzeichnungen über ihre finanziellen Aktivitäten führen und bereit sind, Steuerprüfern Zugang zu gewähren, wenn das Unternehmen geprüft wird.

Wenn wir von steuerbezogenen Dokumenten sprechen, beziehen wir uns auf Dokumente, die entweder eine finanzielle Transaktion aufzeichnen oder sich darauf beziehen oder deren Einleitung und Echtheit rechtfertigen. Hier ist eine nicht erschöpfende Liste der im GoBD-Rahmen enthaltenen Dokumente:

• Rechnungen
• Quittungen
• Bestellungen und Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen
• Projektverträge
• Kassendaten

Ist GoBD verpflichtend?

Ja, das ist es.

Als Unternehmen oder Freiberufler sind Sie verpflichtet, eine genaue und überprüfbare Aufzeichnung Ihrer finanziellen und steuerbezogenen Aktivitäten zu führen.

Sie müssen ein zentrales und organisiertes System zur Aufbewahrung aller Dokumente führen, auch wenn sie in Papierform vorliegen. Wenn eine finanzielle Aktivität ohne ein zugehöriges Dokument erfolgt, sind Sie verpflichtet, eines zu erstellen und alle notwendigen Informationen zu erfassen.

Was Sie tun sollten

Zunächst sei etwas klar: Die Einhaltung der GoBD ist die Verantwortung des Steuerpflichtigen. Sie, als in Deutschland tätiges Unternehmen, sind dafür verantwortlich, eine genaue Aufzeichnung Ihrer Dokumente und Daten zu führen. Die Software, die Sie verwenden, wird Ihnen bei den technischen Aspekten helfen, aber letztendlich liegt die Verantwortung für die Einhaltung unabhängig von der Software bei Ihnen.

In Anbetracht dessen werde ich die Anforderungen in zwei Teile unterteilen. Die erste Kategorie umfasst Anforderungen, die Ihre manuelle Handlung erfordern. Die zweite Kategorie, obwohl rechtlich immer noch Ihre Verantwortung, muss in der Software, die Sie verwenden, sei es ein Produkt oder eine maßgeschneiderte Anwendung, implementiert werden.

Kategorie 1: Anforderungen, die Ihre manuelle Handlung erfordern

Dies sind die manuellen Maßnahmen, die Sie im täglichen Betrieb ergreifen müssen, unabhängig von der Software oder den Tools, die Sie verwenden.

1. Sie sind verpflichtet, alle geschäftlichen und finanziellen Transaktionen „zeitnah“ zu erfassen. Das Gesetz ist vage bezüglich des Zeitrahmens, betont jedoch, dass Sie Ihre Dokumente so schnell wie möglich speichern sollten. In der Praxis sollten barbasierte Transaktionen am selben Tag erfasst werden, und andere Dokumente sollten innerhalb von 10 Tagen erfasst werden.
2. Sie müssen alle Dokumente für 10 Jahre aufbewahren.
3. Sie müssen alle notwendigen Dokumente ordnungsgemäß organisieren und erfassen.
4. Wenn Sie ein Papierdokument in ein digitales Format scannen, muss der Scan lesbar sein und genau dem ursprünglichen Papierdokument entsprechen.
5. Die erfassten digitalen Dateien müssen unverändert bleiben. Sie sollten die Dateien vor der Aufzeichnung nicht komprimieren, verkleinern oder anderweitig modifizieren.
6. Sie müssen Ihren internen Prozess dokumentieren. Beispielsweise legen Sie die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds und die von Ihnen verwendeten Arbeitsabläufe fest, um die Vollständigkeit der Aufzeichnungen sicherzustellen.

Kategorie 2: Anforderungen, die in Ihre Software integriert werden müssen

Dies sind die Anforderungen, die in Ihrer Software eingebaut sein müssen. Beachten Sie, dass Sie weiterhin rechtlich dafür verantwortlich sind, diese zu erfüllen.

1. Ihre Dokumente müssen unveränderbar sein. Sobald ein Dokument hochgeladen wurde, sollte Ihre Software keine Änderungen zulassen. Wenn Änderungen gestattet sind, müssen diese protokolliert und aufbewahrt werden.
2. Ihre Dokumente dürfen mindestens 10 Jahre lang nicht gelöscht werden.
3. Während viele kritische Metadatenelemente unveränderlich sein sollten, dürfen benutzerdefinierte Metadaten (Notizen, Status, Schlüsselwörter, Tags usw.) bearbeitet werden, aber jede Änderung muss protokolliert und aufbewahrt werden.
4. Ihre Software sollte eine Dokumentation der verwendeten IT-Systeme und Prozesse bereitstellen.
5. Ihre Dokumente müssen sicher und ordnungsgemäß gesichert werden.
6. Ihre Software muss digitalen Zugang für die Steuerbehörden bereitstellen, wenn und falls sie dies anfordern.

Wie Vieolo Ihnen bei Ihrer GoBD-Compliance helfen kann

Vieolo und alle seine Module drehen sich um Arbeitsbereiche. Jeder Arbeitsbereich ist von anderen Arbeitsbereichen isoliert, und jeder wird für ein einzelnes Unternehmen, eine Person oder eine Gruppe von Personen verwendet. Ein Benutzer kann Eigentümer oder Teil mehrerer Arbeitsbereiche sein.

Für jeden Vieolo-Arbeitsbereich können Sie seinen strengen auditierbaren Modus mit wenigen Klicks aktivieren. Sobald dieser Modus aktiviert ist, erfüllen Sie sofort alle Anforderungen der Kategorie 2. Bitte beachten Sie, dass der auditierbare Modus nicht umkehrbar ist.

Das passiert, wenn Sie den strengen auditierbaren Modus aktivieren:

• Jede Datei, die in die Vieolo-Module hochgeladen wird, einschließlich ReChive, wird 10 Jahre lang nicht löschbar sein.
• Alle benutzerdefinierten Metadaten wie ReChive-Einträge können deaktiviert, aber nicht gelöscht werden.
• Alle benutzerdefinierten Metadaten wie ReChive-Einträge können bearbeitet werden, jedoch wird jede Bearbeitung protokolliert und aufbewahrt.
• Alle Daten und Dokumente werden organisiert und sortiert.
• Alle Daten und Dokumente werden regelmäßig gesichert.
• Auf Anfrage haben Sie Zugriff auf die Dokumentation der von uns verwendeten IT-Dienste und -Prozesse.
• Im Falle einer Prüfung können Sie den Prüfern digitalen Zugang zu den Dokumenten und ihren Metadaten gewähren.
• Sie haben eine feingranulare Kontrolle über die Zugriffsberechtigungen und Zugriffsebenen von Arbeitsbereichsmitgliedern, um die Privatsphäre zu gewährleisten und unerwünschte Aktionen zu verhindern.