Einführung von RePloyee für Mitarbeiterdokumente

Wir haben ReChive vor deutlich mehr als einem Jahr als unser erstes Modul veröffentlicht. Während wir nach der Veröffentlichung beobachteten, wie seine Beliebtheit wuchs, zeigte sich ein Problem, das es grundsätzlich nicht lösen konnte.

Unternehmen müssen für jeden Mitarbeiter eine Reihe von Dokumenten führen. In den meisten Unternehmen beschränken sich die Dokumente eines einzelnen Mitarbeiters auf ein Ausweisdokument und einen Vertrag. In manchen Fällen sind die Anforderungen jedoch deutlich komplexer, und der Arbeitgeber ist verpflichtet, viele verschiedene Dokumente zu führen; ein Versäumnis kann finanzielle Strafen nach sich ziehen.

ReChive kann die Dokumente, die Sie gesendet oder empfangen haben, problemlos erfassen, aber sein Design dreht sich um die Kommunikation und unterstützt nicht das Konzept eines Profils mit einer Reihe von Anforderungen, bei denen ein Dokument fehlen oder ablaufen könnte.

Einführung von RePloyee

Um das Problem der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten zu lösen, haben wir RePloyee als zweites Modul von Vieolo entwickelt.

Ein Unternehmen muss für jeden seiner Mitarbeiter eine Reihe von Dokumenten führen. Auch wenn jeder Mitarbeiter je nach Rolle andere Dokumente benötigt, ändern sich die Anforderungen an einen einzelnen Mitarbeiter nur selten. Nach der Festlegung der Anforderungen folgt die fortlaufende Arbeit, fehlende Dokumente hinzuzufügen und ablaufende zu erneuern.

RePloyee ist nach genau diesem Prinzip aufgebaut. Ein Mitarbeiter wird hinzugefügt, seine Anforderungen werden festgelegt, und Sie erhalten eine Übersicht darüber, was fehlt und was erneuert werden muss. Dieser Arbeitsablauf klingt vielleicht einfach, kann aber äußerst kompliziert, zeitaufwendig und fehleranfällig sein, wenn er manuell oder mit einer Lösung verwaltet wird, die nicht richtig dafür konzipiert wurde.

Natürlich ist RePloyee weit mehr als eine einfache Liste, und wir haben viele weitere Funktionen hinzugefügt, damit es in realen Anwendungsfällen nützlich ist.

Wiederverwendbarkeit von Profilen

Mit wachsender Mitarbeiterzahl wird die Verwaltung jedes einzelnen Mitarbeiterprofils mühsam, und es wäre unpraktisch, die Anforderungen von 30 verschiedenen Mitarbeitern zu ändern, nur weil ein neues Projekt gestartet wurde oder ein neues Gesetz in Kraft getreten ist.

RePloyee brauchte eine Möglichkeit, mit der Unternehmen Profile für eine Gruppe von Mitarbeitern wiederverwenden und auch kombinieren können, da eine Person mehrere Aufgaben übernehmen kann, von denen jede ein eigenes Dokument erfordert. Also haben wir ganz natürlich wiederverwendbare Rollen und Anforderungen eingeführt.

Auf grundlegender Ebene können Sie eine „Anforderung“ definieren. Das ist im Grunde ein Dokumenttyp, etwa ein Mitarbeitervertrag, ein Reisepass oder ein Führerschein, der zusammen mit seinen Eigenschaften festgelegt wird. Sie können eine Anforderung einem Mitarbeiter direkt zuweisen, meistens werden Sie sie jedoch einer Rolle hinzufügen.

Eine Rolle ist, wie der Name schon sagt, eine Rolle, die ein Mitarbeiter übernimmt, und sie bringt ihre eigenen Anforderungen mit. Ein Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben; im realen Betrieb wirken viele Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen mit, besonders in kritischeren Branchen wie Logistik, Fertigung oder Bergbau.

Eine Anforderung kann optional oder verpflichtend sein. So wie wir RePloyee konzipiert haben, lässt sich dies je nach Zuweisung festlegen und nicht für das Dokument selbst. Ein Führerschein kann also zum Beispiel für einen Fahrer verpflichtend sein, aber optional für einen Büromitarbeiter, der vielleicht einen Firmenwagen erhält oder auch nicht.

Die Kombination aus Rollen und Anforderungen bietet Ihnen unendlich viele Möglichkeiten, das Profil eines Mitarbeiters anzupassen. Es gibt jedoch Fälle, in denen ein Mitarbeiter in einer Rolle aus irgendeinem Grund von einem einzelnen Dokument befreit sein kann. Genau das können Sie in RePloyee abbilden: Sie können für eine Anforderung, die über eine Rolle gilt, eine Befreiung für einen einzelnen Mitarbeiter hinzufügen.

Vorlagen

Wir haben beschlossen, RePloyee auf die nächste Stufe zu heben und eigene Rollen und Anforderungen einzuführen, die wir zusammenfassend als Vorlagen bezeichnen.

Eine Schwäche vieler Dokumentenmanagementlösungen ist, dass sie von sich aus keine Vorstellung davon haben, um welche Art von Dokumenten es sich handelt. Für sie ist ein Dokument im Grunde nur eine Datei mit einer Menge Metadaten.

Mit der Einführung von Vorlagen erhält RePloyee (wie auch andere Module von Vieolo) eine Vorstellung davon, welcher Art das Dokument ist, mit dem Sie arbeiten, und welche besonderen Bedürfnisse und Überlegungen dafür gelten sollten.

Vorlagen folgen demselben Prinzip der Wiederverwendbarkeit wie Rollen und Anforderungen.

Wir haben eine Reihe von Anforderungsvorlagen für Dokumente erstellt, die in verschiedenen Rollen häufig verwendet werden. Ein Beispiel ist der Personalausweis. Fast alle Personalausweise weltweit müssen von der Vorder- und der Rückseite gescannt werden. Mit der Vorlage für den Personalausweis fordert RePloyee Sie auf, Vorder- und Rückseite unter demselben Dokumenteintrag hochzuladen. Diese kleine und einfache Berücksichtigung wäre ohne eine vordefinierte Anforderung nicht möglich gewesen.

Auf die gleiche Weise haben wir auch einige Rollenvorlagen erstellt, die als Blaupause für bestimmte dokumentenintensive Rollen dienen. Als ersten Schritt haben wir eine Reihe von Rollenvorlagen für Lkw-Fahrer in den Niederlanden und in Deutschland definiert, da wir die Branche in diesen beiden Ländern kennen. Natürlich werden wir die Anzahl der Rollenvorlagen nach und nach erweitern, um viele weitere Positionen auf der ganzen Welt abzudecken.

Bereit zum Ausprobieren

Derzeit ist RePloyee nur im Web verfügbar. Das Modul steht natürlich nur für geschäftliche Arbeitsbereiche zur Verfügung, da persönliche Arbeitsbereiche keine Mitarbeiter haben.

Wir würden uns freuen, wenn Sie RePloyee ausprobieren und uns sagen, was Sie davon halten und was ergänzt werden sollte, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Wir verbessern unsere Plattform, einschließlich RePloyee, kontinuierlich, und obwohl wir unser Produkt auch selbst für unsere Zwecke nutzen, sind wir immer auf der Suche nach Feedback von Nutzern, denn unser oberstes Ziel ist es, eine gute Benutzererfahrung zu bieten und echte Probleme zu lösen.