Teilen Sie Dokumente mit Ihrem Buchhalter? ReChive ist für Sie

Wenn Sie ein Unternehmen führen, müssen Sie sich mit Buchhaltung und Rechnungswesen auseinandersetzen. Sie sind nicht nur wesentliche Bestandteile Ihrer Verwaltung, sondern auch eine gesetzliche Anforderung.

Diese Aufgaben sind oft zu komplex, um von einem Unternehmen allein bewältigt zu werden, sodass viele von uns schließlich einen externen Buchhalter engagieren, der gegen eine monatliche Gebühr alle unsere Rechnungen und Quittungen bearbeitet.

Die typische Arbeitsweise vieler Buchhalter, unabhängig vom Land, besteht darin, Ihnen eine einzigartige E-Mail-Adresse zu geben und Sie zu bitten, alle Ihre Rechnungen und Quittungen dorthin weiterzuleiten. Später durchgehen sie die E-Mails und bearbeiten die angehängten Dateien.

Die Probleme, denen wir gegenüberstehen

Der Arbeitsablauf scheint einfach: Sie erhalten eine Rechnung, leiten sie an Ihren Buchhalter weiter, und er kümmert sich um den Rest.

Aber es gibt drei grundlegende Probleme bei diesem Ansatz:

1. Sie benötigen dennoch ein System, um Ihre Rechnungen und Belege zu verwalten; insbesondere, um unbezahlte Rechnungen zu verfolgen, sei es, dass es sich um Rechnungen handelt, die Sie bezahlen müssen, oder um solche, die Sie an Kunden gesendet haben.

2. Sie verlieren schnell den Überblick darüber, welche Dokumente Sie bereits mit Ihrem Buchhalter geteilt haben und welche nicht.

3. Selbst wenn dieses auf E-Mail basierende System irgendwie für Rechnungen funktioniert, hilft es Ihnen nichts bei Ihren anderen wichtigen Dokumenten, wie Briefen, Verträgen, Bestätigungen usw.

Nach Jahren der Führung meines eigenen Unternehmens und der Unterstützung von Kleinunternehmen habe ich diese Probleme aus erster Hand erlebt. Mit so viel auf Ihrem Teller ist es schwer, den Überblick über das Dokumentenmanagement, die Zahlungsnachverfolgung und die Sicherstellung, dass alles mit Ihrem Buchhalter geteilt wird, zu behalten.

Einführung von Share Targets für ReChive

ReChive war schon immer ein funktionsreiches und nützliches Dokumentenmanagementsystem. Aber unsere Nutzer mussten den Prozess des Teilens von Dokumenten mit ihrem Buchhalter immer noch manuell handhaben und sich auf ihr Gedächtnis verlassen, um zu wissen, ob alles geteilt wurde.

Es war nicht nur ein Problem für unsere Benutzer, sondern auch für uns hier bei Vieolo. Wir mussten uns auf unser Gedächtnis oder externe Plattformen verlassen, um den Überblick darüber zu behalten, was gesendet wurde. Das entspricht nicht dem, wofür wir bei Vieolo (und damit ReChive) stehen.

Wir benötigten eine Lösung, die:

• Uns daran erinnert, wenn ein Dokument nicht geteilt wurde
• Uns ermöglicht, Dokumente sicher und zuverlässig zu teilen
• Uns eine klare Historie über das gibt, was geteilt wurde
• Flexibilität basierend auf unseren Vorlieben erlaubt
• Uns ermöglicht, den Zugang von Teams zu dieser Funktion zu beschränken, falls notwendig

Also haben wir Share Targets entwickelt, und seit wir es für unsere eigenen Betriebsabläufe nutzen, kann ich mit Zuversicht sagen, dass es alle Reibungen beim Arbeiten mit Ihrem Buchhalter beseitigt.

So funktioniert es:

Sie erstellen ein Share Target

Gehen Sie einfach zum Workspace-Tab (in der Web-App oder einer beliebigen ReChive-App), öffnen Sie den Bereich „Share Target“ und erstellen Sie ein neues.

Bei der Erstellung eines Targets können Sie zusätzlich zu den Grundlagen (Name und E-Mail) wählen:

• Die Arten von Dokumenten, die geteilt werden dürfen
• Ob das Teilen von Dokumenten mit diesem Target obligatorisch ist
• Falls obligatorisch, das Startdatum, ab dem die gewählten Dokumenttypen geteilt werden müssen

Hinweis: Aus rechtlichen und sicherheitsrelevanten Gründen können Sie nach der Erstellung keine Details eines Targets ändern, überprüfen Sie daher alles gründlich, bevor Sie es speichern.

Wenn Sie ein obligatorisches Target erstellen, werden alle Dokumente, die ab dem Startdatum ausgestellt werden, in der ausstehenden Liste angezeigt, auch wenn ihr Status als abgeschlossen markiert ist.

Teilen Sie Ihre Dokumente nach Bedarf

Einträge, die geteilt werden müssen, werden als „Nicht geteilt“ markiert und erscheinen in Ihrer ausstehenden Liste. Auf diese Weise wissen Sie immer, was noch geteilt werden muss.

Um ein Dokument zu teilen, öffnen Sie einfach den Eintrag und gehen Sie zum Tab „Teilen“. Sie sehen die Liste der Targets, die zu diesem Eintrag gehören, und können auswählen, welche Dateien per E-Mail gesendet werden sollen.

Ein Hauptaugenmerk für uns war, das versehentliche erneute Teilen von Dateien zu vermeiden. Um dabei zu helfen, sind Ihre Dateien klar in zwei Kategorien unterteilt:

• Noch nicht geteilt
• Bereits geteilt

Dies stellt sicher, dass Sie nichts versehentlich erneut senden, was zu doppelten Einträgen im System Ihres Buchhalters führen könnte.

Nach dem Senden sehen Sie eine vollständige Teilhistorie im Tab „Teilen“, komplett mit dem Dateinamen, der Ziel-E-Mail, Zeitstempel und dem Benutzer, der die Freigabe initiiert hat.

Sobald alle Dateien in einem Eintrag geteilt sind, wird der Eintrag automatisch als „Geteilt“ markiert und aus Ihrer ausstehenden Liste entfernt. Sofortige Ruhe.

Verwalten Sie den Zugang Ihres Teams

Selbstverständlich möchten Sie keinen unbefugten Zugriff auf einen so kritischen Teil Ihrer Aufzeichnungen. Deshalb können Sie den Zugang des Teams über die Berechtigung „Daten teilen“ verwalten.

Nur Workspace-Besitzer und Mitglieder mit dieser Berechtigung können Dokumente mit Targets teilen und die Teilhistorie einsehen.

Diese Berechtigung funktioniert zusätzlich zu den bestehenden Zugriffsebenen. Zum Beispiel kann ein Benutzer mit Zugriffsebene 1 keine Dokumente teilen, die mit den Sicherheitsebenen 2 oder 3 markiert sind, selbst wenn er die Berechtigung „Daten teilen“ hat.

Wir spürten die sofortige Wirkung

Sobald wir die Funktion letzte Woche eingeführt und angefangen haben, sie bei unseren eigenen Dokumenten zu verwenden, haben wir den Unterschied gespürt.

Es gab eine sofortige Organisationsebene zusätzlich zu unserem bereits strukturierten Dokumentensystem. Wir haben in nur wenigen Klicks alles geteilt, was geteilt werden musste, und hatten dann einen glasklaren Überblick darüber, was geteilt wurde und was nicht. Spoiler-Alarm: Alles wurde geteilt, nichts blieb ausstehend!

Öffnen Sie also Ihre ReChive-App und beginnen Sie ab heute mit der Nutzung von Share Targets. Wir würden gerne hören, was Sie denken!