Was ist ein Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen?

Dokumente stehen im Zentrum jeder geschäftlichen Tätigkeit. Ob Vertrag, Rechnung, rechtliche Vereinbarung oder Einstellungsformular, jede Aktion in einem Unternehmen hinterlässt eine Papier- (oder digitale) Spur. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen diese Dokumente verwaltet, beeinflusst direkt seine Effizienz, Compliance und Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Dokumentenmanagementsystem ist, warum es für Unternehmen wichtig ist und welche Probleme es löst, insbesondere in der heutigen überwiegend digitalen Welt.

Warum Dokumentenmanagement immer noch wichtig ist

Solange es Unternehmen gibt, dienen Dokumente als formeller Nachweis von Transaktionen, Entscheidungen und Plänen. In der Vergangenheit widmeten Unternehmen ganze Archivabteilungen zur Verwaltung von Räumen voller Regale, Schränke und Ordner. Tatsächlich ging es bei der ordnungsgemäßen Lagerung und Kategorisierung nicht nur um betriebliche Ordnung, sondern sie waren oft eine gesetzliche Anforderung.

Zum Beispiel:

• In Deutschland müssen Unternehmen gesetzliche und finanzielle Unterlagen für 10 Jahre aufbewahren
• In den Niederlanden sind es 7 Jahre

Diese Vorschriften gelten auch heute noch, selbst wenn Papier weitgehend digitalen Dateien gewichen ist.

Der Wechsel zu digitalen Dokumenten

Während digitale Dokumente weitaus einfacher zu speichern und zu teilen sind als physische Papiere, haben sie neue Probleme eingeführt.

Dateien können in einem unorganisierten Posteingang verloren gehen, in unstrukturierten Ordnern auf einem Computer vergraben oder versehentlich gelöscht werden. Viele Unternehmen, insbesondere kleine und wachsende, verlassen sich heute auf ein Flickwerk aus:

• E-Mail-Posteingängen
• Cloud-Speicherplattformen wie Google Drive oder Dropbox
• Lokalen Computern und mobilen Geräten

Dieses Setup mag zunächst bequem erscheinen, führt jedoch im Laufe der Zeit zu frustrierenden Problemen.

Warum grundlegende Speicherung für Geschäftsdokumente nicht ausreicht

Es ist verständlich, dass Dokumentenmanagement nicht immer oberste Priorität hat. Es generiert nicht direkt Einnahmen. Das Vernachlässigen kann jedoch versteckte Kosten in Form von verlorener Zeit, verpassten Fristen und Compliance-Risiken verursachen.

Hier sind einige Probleme, die ohne ein richtiges Dokumentenmanagementsystem auftreten:

1. Dateien gehen verloren oder liegen falsch

Selbst bei Cloud-Speicher gehen Dateien verloren oder liegen falsch, wenn kein strukturiertes System vorhanden ist. Eine einzige falsch benannte oder falsch abgelegte Datei kann Stunden dauern, um sie zu finden, wenn sie nicht für immer verloren ist.

2. Das Suchen ist frustrierend

Wenn Sie ein Dokument finden müssen, erinnern Sie sich normalerweise an den Kontext: den Absender, das Datum oder das Projekt, bei dem es ging. Leider verlassen sich standardmäßige Speichersysteme auf Ordner- und Dateinamen, und wenn diese nicht präzise sind, müssen Sie lange suchen.

3. Keine Kontextualisierung oder Kategorisierung

Eine grundlegende Speicherplattform macht keinen Unterschied zwischen einer Rechnung, einem Vertrag oder einem rechtlichen Hinweis. Dabei erfordert jede dieser Arten von Dokumenten eine andere Behandlung, Fristen und nächste Schritte.

4. Keine Integration mit Geschäftsprozessen

Ihre Dokumente existieren nicht isoliert. Eine Rechnung steht in Zusammenhang mit Ihrer Buchhaltung. Ein unterzeichneter Vertrag beeinflusst Ihre Projektzeitpläne. Grundlegende Speicherlösungen können Dokumente nicht mit den anderen Geschäftswerkzeugen und Arbeitsabläufen verbinden.

5. Begrenzte Datenschutzkontrollen und Aktivitätsprotokolle

Ohne klare Berechtigungen und Aktivitätsprotokolle ist es schwierig zu kontrollieren, wer Zugang zu sensiblen Dokumenten hat oder nachzuverfolgen, wer eine Datei angesehen, bearbeitet oder heruntergeladen hat.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Plattform, die darauf ausgelegt ist, diese Herausforderungen zu bewältigen. Es fungiert als zentrale Anlaufstelle für die Speicherung, Verwaltung und Organisation von Dokumenten und bietet weit mehr als nur Dateispeicherung.

Ein modernes DMS simuliert die Rolle einer traditionellen Archivabteilung mit einer cloudbasierten Lösung, die eine Integration in Ihre Geschäftsprozesse ermöglicht.

Wichtige Funktionen eines modernen Dokumentenmanagementsystems

Folgendes sollten Sie von einer leistungsfähigen, modernen Dokumentenmanagementlösung erwarten:

• Dokumenten-Metadaten und Kontext

Über das bloße Speichern einer Datei hinaus erfasst ein DMS wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Dokumenttyp, Referenznummern und Fristen.

• Verwaltungs- und Workflow-Tools
  

Viele Dokumente erfordern Folgeaktionen: Unterschriften, Zahlungen oder Genehmigungen. Ein gutes DMS ermöglicht es Ihnen, Aktionen zu protokollieren, Erinnerungen zu setzen und Arbeitsabläufe zusammen mit Ihrem Team zu verwalten.

• Integrationen mit anderen Geschäftsbereichen
  

Ob das Teilen von Rechnungen mit Ihrem Buchhalter oder das Verknüpfen von Verträgen mit Ihrem Projektmanagement-Tool, ein DMS sollte sich nahtlos in andere Teile Ihres Unternehmens integrieren.

• Zugriffskontrolle und Prüfprotokolle
  

Schützen Sie sensible Informationen mit detaillierten Berechtigungssystemen und verfolgen Sie Aktivitäten mit Protokollen für Sicherheit und Verantwortlichkeit.

Wo ReChive ins Spiel kommt

Keine Lösung ist perfekt und keine Lösung passt zu jedem Unternehmen und workflow. Auch ReChive bildet da keine Ausnahme, und ich versuche nicht, es als die ultimative Lösung für jedes Unternehmen darzustellen. Wir haben jedoch ReChive entwickelt, um für viele Unternehmen ein wertvolles Werkzeug zu sein.

ReChive ist ein kommunikationsbasiertes Dokumentenmanagementsystem. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente basierend auf Ihrer Kommunikation mit anderen Entitäten zu speichern, was dem mentalen Rahmen entspricht, den die meisten von uns zur Kategorisierung von Informationen verwenden.

ReChive gibt Ihnen die Möglichkeit, detaillierte Informationen über ein Dokument zu speichern, nicht nur eine einzelne PDF-Datei hochzuladen. Diese Informationen sind auf den Dokumenttyp zugeschnitten, und ReChive hilft Ihnen dann, Ihre Dokumente und die erforderlichen weiteren Aktionen basierend auf diesem Typ zu verwalten.

Mit ReChive können Sie Ihre Dokumente verfolgen, diejenigen identifizieren, die weitere Maßnahmen erfordern, solche mit Problemen oder mit ausstehenden Zahlungen. Sie werden benachrichtigt, wenn das Fälligkeitsdatum eines Dokuments näher rückt, und Sie können sogar benutzerdefinierte Erinnerungen für bestimmte Daten festlegen.

ReChive ist auch ein kollaboratives Werkzeug, das es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, nahtlos zusammenzuarbeiten. Um Ihre Privatsphäre und Sicherheit zu schützen, erlaubt Ihnen ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem, den Zugriff von Teammitgliedern auf spezifische Aktionen zu gewähren oder zu widerrufen.

Schließlich bietet ReChive Ihnen Werkzeuge, um Ihre Dokumente mit den restlichen Abläufen zu integrieren.

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