Wie ein einfaches Problem mich dazu brachte, ReChive zu entwickeln

Zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit hatte ich zwei verschiedene Unternehmen auf zwei verschiedenen Kontinenten mit fünf verschiedenen E-Mail-Konten dazwischen. Wenig überraschend wurde ich mit E-Mails und Anhängen überhäuft. Eine E-Mail hatte eine Rechnung, eine andere eine Quittung und noch eine andere könnte einen rechtlichen Brief von einer Regierungsbehörde gehabt haben. Und wie viele andere Menschen hatte ich ein System, um diese Menge an Dokumenten zu verwalten.

Dieses "System" war im Wesentlichen mein Posteingang.

Schließlich, was könnte schon mit meinem Posteingang passieren, oder? Ich habe Etiketten auf E-Mails angebracht, die Aufmerksamkeit benötigten, wie Rechnungen, die bezahlt werden mussten. Einige der wichtigeren Dokumente wurden heruntergeladen und in mein Google Drive neu hochgeladen. Es war chaotisch, aber es funktionierte… irgendwie.

In den frühen Tagen musste ich nur ein paar Rechnungen oder Quittungen pro Monat verwalten, also war es überschaubar. Ich konnte vage erinnern, dass ich eine Rechnung am 15. bezahlen oder einen Vertrag im Juni erneuern musste. Ich glitt so dahin.

Aber natürlich begann dieses Flickwerk-System auseinanderzufallen, als meine Arbeitslast schwerer wurde.

Das Problem für andere lösen

Im letzten Jahrzehnt habe ich unzählige Tools und Lösungen für Kunden entwickelt, hauptsächlich kleine bis mittelgroße Unternehmen. Und fast alle hatten mit demselben Problem zu kämpfen: zu viele Dokumente und zu viele kleine, aber wichtige Aufgaben zu verwalten.

Für eine der Plattformen, die ich entwickelt habe, erstellte ich am Ende ein kommunikationsbasiertes Dokumentenmanagementsystem, damit die Kunden die buchstäblich Hunderte von Dokumenten, die sie jeden Monat sendeten und erhielten, kontrollieren konnten.

Und es hatte großartig funktioniert!

Wir nahmen Anpassungen, Korrekturen und Verbesserungen vor, und schon bald war es nicht nur ein nützliches Werkzeug, sondern ein kritischer Teil ihrer Abläufe, der mehrere Teile ihres Geschäfts verband.

Erkennen, wie sehr ich das benötigte

Ehrlich gesagt, war ich ein wenig neidisch auf das Tool, das ich für andere entwickelt hatte.

Ich dachte ständig: „Mann, ich wünschte, ich könnte etwas wie das für meine eigenen Unternehmen nutzen.“

Da ich einen Hang zur Organisation meiner Sachen habe (Betonung auf Hang 😉), könnte ich wirklich von einem solchen System profitieren. Aber das ursprüngliche System war maßgeschneidert für die Infrastruktur eines bestimmten Kunden und nicht einfach für mich selbst zu übernehmen.

Also machte ich mich an die Arbeit.

Erstellen von ReChive

Bewaffnet mit meinem Bedürfnis nach Organisation, einer Flut von Dokumenten, die kein Mensch handhaben sollte, und viel Erfahrung bei der Lösung dieses Problems für andere; baute ich ReChive. (Es ist ein Wortspiel mit "Archiv", falls Sie das nicht bemerkt haben.)

Die Idee ist einfach:

Sie erhalten oder senden ein Dokument, sei es eine Rechnung, Quittung, ein Vertrag oder einfach ein regulärer Brief, und Sie speichern es in ReChive. Sie können es einer Person oder Organisation zuordnen, Details hinzufügen und es zur einfachen Kategorisierung markieren.

Wenn Sie es später finden müssen, können Sie nach Referenznummer suchen, nach Absender oder Empfänger filtern, Tags verwenden und die Ergebnisse nach Belieben sortieren. Im Grunde jedes Werkzeug, das Sie benötigen, um ein Dokument in Sekunden zu finden.

Aber hier ist der Punkt, das Speichern von Dokumenten reicht nicht aus.

• Diese Rechnung, die Sie erhalten haben, muss immer noch bezahlt werden.
• Der Vertrag, den Sie unterschrieben haben, hat ein Ablaufdatum.
• Der Steuerbrief, den Sie erhalten haben, hat einen Schreibfehler, der korrigiert werden muss.

ReChive verfolgt auch die nächsten Schritte. Es zeigt Ihnen eine Liste unvollständiger Einträge, die noch bearbeitet werden müssen, zusammen mit Fälligkeitsterminen. Sie können sogar Ihre eigenen benutzerdefinierten Erinnerungen erstellen, um den Überblick zu behalten.

ReChive als Teil von Vieolo

ReChive erwies sich als unglaublich nützliches Tool.

Aber es gab immer noch ein Problem: Ich mochte es so sehr, dass ich es auch für mein Privatleben verwenden wollte.

Als Einzelperson erhalte ich auch eine Menge an Dokumenten jeden Monat, Quittungen, Rechnungen, Verträge, was auch immer. Also ging ich den schweren Weg und integrierte ReChive vollständig in das Vieolo-Arbeitsbereichs-System.

Jetzt hat jeder Vieolo-Arbeitsbereich einen eigenen ReChive-Bereich, um seine Dokumente zu verwalten. Und, wie jede andere Funktion in Vieolo, sind die Daten jedes Arbeitsbereichs vollständig von den anderen isoliert.

Das bedeutete, dass ich endlich meinen persönlichen Arbeitsbereich für persönliche Dokumente nutzen konnte, während ich meine geschäftlichen Arbeitsbereiche getrennt hielt, alles unter einem Konto. Keine Notwendigkeit für mehrere Logins oder zusammengeschusterte Systeme. Ich wechsle einfach mit einem Klick zwischen den Arbeitsbereichen.

Bonus: Ich kann auch mit anderen Personen in meinen geschäftlichen Arbeitsbereichen zusammenarbeiten, um Dokumente hinzuzufügen, Updates zu verfolgen und Aufgaben zu delegieren.

Dogfooding und die Erfahrungen anderer

In der Produktentwicklung gibt es einen Begriff namens Dogfooding, kurz für "eating your own dog food". Es bedeutet, dass Sie das Produkt, das Sie entwickeln, aktiv nutzen.

Und ich bin wirklich froh, dass Vieolo in der Lage ist, täglich auf eigene Tools zu setzen.

Es hat uns geholfen, Probleme zu finden, Arbeitsabläufe zu verbessern und die Fähigkeiten von ReChive zu erweitern.

Aber hier ist der Punkt; Ihre Erfahrungen sind unglaublich wichtig.

Sie werden auf Situationen stoßen, an die wir nie gedacht hätten. Deshalb würde ich gerne von Ihren Erfahrungen hören, ob gut oder schlecht. Fehler, die Sie entdecken. Funktionen, die Sie möchten. Ideen, die wir nicht in Betracht gezogen haben.

Erfahren Sie es selbst

ReChive ist verfügbar und Sie können es jetzt auf iOS, macOS, Android und im Web nutzen.