Si vous êtes une entreprise allemande, vous devez connaître la conformité GoBD

L'Allemagne, sans surprise, a une législation longue pour les entreprises sur la façon de gérer leurs documents liés aux impôts. Si vous dirigez une entreprise en Allemagne ou traitez avec les autorités fiscales allemandes, vous devez connaître la conformité GoBD.

Qu'est-ce que GoBD

GoBD est un cadre administratif créé par le gouvernement allemand pour s'assurer que les entreprises (sociétés enregistrées et freelances) maintiennent un enregistrement numérique précis et vérifiable de leurs documents et données liés aux impôts.

Ce cadre exige que les entreprises gardent des registres précis de leurs activités financières et soient prêtes à accorder l'accès aux auditeurs fiscaux si l'entreprise est auditée.

Quand nous parlons de documents liés aux impôts, nous faisons référence à des documents qui enregistrent ou se rapportent à une transaction financière, ou qui justifient son initiation et son authenticité. Voici une liste non exhaustive des documents inclus dans le cadre GoBD :

• Factures
• Reçus
• Commandes et confirmations de commande
• Bons de livraison
• Contrats de travail et fiches de paie
• Contrats de projet
• Données de caisse

Le GoBD est-il obligatoire ?

Oui, il l'est.

En tant qu'entreprise ou freelance, vous êtes tenu de conserver un enregistrement précis et vérifiable de vos activités financières et fiscales.

Vous devez maintenir un système centralisé et organisé pour stocker tous les documents, même s'ils sont au format papier. Si une activité financière se produit sans document associé, vous êtes obligé de créer un document et d'enregistrer toutes les informations nécessaires.

Ce que vous devez faire

Tout d'abord, clarifions quelque chose : la conformité GoBD est de la responsabilité du contribuable. Vous, en tant qu'entreprise opérant en Allemagne, êtes responsable de conserver un enregistrement précis de vos documents et données. Le logiciel que vous utilisez vous aidera dans les aspects techniques, mais en fin de compte, quel que soit le logiciel, la conformité est de votre responsabilité.

Avec cela à l'esprit, je vais catégoriser les exigences en deux parties. La première catégorie couvre les exigences qui demandent votre action manuelle. La deuxième catégorie, bien que légalement encore de votre responsabilité, doit être mise en œuvre dans le logiciel que vous utilisez, qu'il s'agisse d'un produit ou d'une application sur mesure.

Catégorie 1 : exigences nécessitant votre action manuelle

Ce sont les actions manuelles que vous devez entreprendre dans vos opérations quotidiennes, quel que soit le logiciel ou les outils que vous utilisez.

1. Vous êtes tenu d'enregistrer toutes les transactions commerciales et financières en temps « opportun ». La loi est vague sur le calendrier, mais elle insiste sur le fait que vous devez sauvegarder vos documents dès que possible. En pratique, les transactions en espèces doivent être enregistrées le même jour, et les autres documents doivent être enregistrés dans les 10 jours.
2. Vous devez conserver tous les documents pendant 10 ans.
3. Vous devez organiser et enregistrer tous les documents nécessaires dans le bon ordre.
4. Si vous numérisez un document papier au format numérique, le scan doit être lisible et correspondre exactement au document papier original.
5. Les fichiers numériques enregistrés doivent rester inchangés. Vous ne devez pas compresser, redimensionner ou autrement modifier les fichiers avant l'enregistrement.
6. Vous devez documenter votre processus interne. Par exemple, spécifiez les responsabilités de chaque membre de l'équipe et les flux de travail que vous utilisez pour assurer l'exhaustivité des enregistrements.

Catégorie 2 : exigences qui doivent être intégrées dans votre logiciel

Ce sont les exigences qui doivent être intégrées dans votre logiciel. Gardez à l'esprit que vous restez légalement responsable d'y répondre.

1. Vos documents doivent être immuables. Une fois qu'un document est téléchargé, votre logiciel ne doit pas permettre qu'il soit modifié. Si une modification est autorisée, elle doit être enregistrée et conservée.
2. Vos documents ne peuvent pas être supprimés pendant au moins 10 ans.
3. Bien que de nombreux éléments de métadonnées essentiels doivent être immuables, les métadonnées fournies par l'utilisateur (notes, statut, mots-clés, balises, etc.) peuvent être modifiables, mais chaque changement doit être enregistré et conservé.
4. Votre logiciel doit fournir la documentation des systèmes informatiques et processus qu'il utilise.
5. Vos documents doivent être sécurisés et correctement sauvegardés.
6. Votre logiciel doit fournir un accès numérique aux autorités fiscales si et quand elles le demandent.

Comment Vieolo peut vous aider avec votre conformité GoBD

Vieolo et tous ses modules tournent autour des espaces de travail. Chaque espace de travail est isolé des autres espaces de travail, et chacun est utilisé pour une entreprise, une personne ou un groupe de personnes unique. Un utilisateur peut posséder ou faire partie de plusieurs espaces de travail.

Pour chaque espace de travail Vieolo, vous pouvez activer son mode strict auditable en quelques clics. Une fois ce mode activé, vous répondez immédiatement à toutes les exigences de la catégorie 2. Veuillez garder à l'esprit que le mode auditable n'est pas réversible.

Voici ce qui se passe lorsque vous activez le mode strict auditable :

• Tout fichier téléchargé dans les modules Vieolo, y compris ReChive, ne sera pas supprimable pendant 10 ans.
• Toute métadonnée fournie par l'utilisateur, telle que les entrées ReChive, peut être désactivée mais ne sera pas supprimée.
• Toute métadonnée fournie par l'utilisateur, telle que les entrées ReChive, peut être éditée, mais chaque modification sera enregistrée et conservée.
• Toutes les données et documents sont organisés et triés.
• Toutes les données et documents sont régulièrement sauvegardés.
• Sur demande, vous aurez accès à la documentation des services informatiques et processus que nous utilisons.
• En cas d'audit, vous pourrez fournir un accès numérique aux auditeurs, avec les documents et leurs métadonnées intactes.
• Vous avez un contrôle granulaire sur les autorisations et niveaux d'accès des membres de l'espace de travail pour assurer la confidentialité et prévenir les actions indésirables.