Partagez-vous des documents avec votre comptable ? ReChive est fait pour vous

Si vous dirigez une entreprise, vous devez vous occuper de la comptabilité et de la tenue des comptes. Non seulement ce sont des parties essentielles de votre administration, mais c'est aussi une exigence légale.

Ces tâches sont souvent trop complexes pour qu'une entreprise les gère seule, c'est pourquoi beaucoup d'entre nous finissent par embaucher un comptable externe qui, moyennant un forfait mensuel, s'occupe de toutes nos factures et reçus.

La méthode typique de nombreux comptables, quel que soit le pays, consiste à vous donner une adresse e-mail unique et à vous demander de leur transférer toutes vos factures et reçus. Ensuite, ils passent en revue les e-mails et traitent les fichiers attachés.

Les problèmes auxquels nous faisons face

Le flux de travail semble simple : vous recevez une facture, vous la transférez à votre comptable, et ils s'occupent du reste.

Mais il y a trois problèmes fondamentaux avec cette approche :

1. Vous avez toujours besoin d'un système pour gérer vos factures et reçus; en particulier pour suivre les factures impayées, qu'il s'agisse de celles que vous devez payer ou de celles que vous avez envoyées à des clients.

2. Vous perdez rapidement la trace des documents que vous avez déjà partagés avec votre comptable et ceux que vous ne l'avez pas fait.

3. Même si ce système basé sur l'e-mail fonctionne d'une manière ou d'une autre pour les factures, il ne fait rien pour vos autres documents importants, tels que les lettres, les contrats, les accusés de réception, etc.

Après des années à diriger ma propre entreprise et à aider les petites entreprises, j'ai rencontré ces problèmes de première main. Avec tant de choses à gérer, il est difficile de rester au top de la gestion des documents, du suivi des paiements et de s'assurer que tout est partagé avec votre comptable.

Présentation des cibles de partage pour ReChive

ReChive était déjà un système de gestion de documents riche en fonctionnalités et utile. Mais nos utilisateurs devaient toujours gérer manuellement le processus de partage des documents avec leur comptable et se fier à leur mémoire pour savoir si tout avait été partagé.

Ce n'était pas seulement un problème pour nos utilisateurs, c'était aussi un problème pour nous ici chez Vieolo. Nous devions nous fier à la mémoire ou à des plateformes externes pour suivre ce qui avait été envoyé. Ce n'est pas ce que nous défendons chez Vieolo (et par extension, ReChive).

Nous avions besoin d'une solution qui :

• Nous rappelerait si un document n'a pas été partagé
• Nous permettrait de partager des documents de manière sécurisée et fiable
• Nous donnerait un historique clair de ce qui a été partagé
• Permettrait une flexibilité basée sur nos préférences
• Nous permettrait de limiter l'accès de l'équipe à cette fonctionnalité, si nécessaire

Nous avons donc construit des cibles de partage et depuis que nous avons commencé à l'utiliser pour nos propres opérations, je peux dire avec confiance qu'elle supprime toutes les frictions liées au travail avec votre comptable.

Voici comment ça fonctionne :

Vous créez une cible de partage

Accédez simplement à l'onglet Espace de travail (dans l'application web ou toute application ReChive), ouvrez la section cible de partage et créez-en une nouvelle.

Lors de la création d'une cible, en plus des éléments de base (nom et e-mail), vous pouvez choisir :

• Les types de documents autorisés à être partagés
• Si le partage des documents avec cette cible est obligatoire
• Si obligatoire, la date à partir de laquelle les types de documents sélectionnés doivent être partagés

Remarque : pour des raisons légales et de sécurité, vous ne pouvez pas modifier les détails d'une cible après sa création, alors vérifiez tout avant de sauvegarder.

Si vous créez une cible obligatoire, tous les documents émis à partir de la date de début apparaîtront dans la liste des en attente, même si leur statut est marqué comme terminé.

Partagez vos documents au fur et à mesure

Les entrées qui doivent être partagées seront marquées comme "Non partagé" et apparaîtront dans votre liste en attente. De cette façon, vous saurez toujours ce qui doit encore être partagé.

Pour partager un document, ouvrez simplement l'entrée et allez à l'onglet "Partager". Vous verrez la liste des cibles liées à cette entrée et pourrez sélectionner les fichiers à envoyer par e-mail.

Un point essentiel pour nous était d'éviter de partager accidentellement à nouveau des fichiers. Pour vous aider, vos fichiers sont clairement divisés en deux catégories :

• Non partagés auparavant
• Déjà partagés

Cela vous assure de ne pas renvoyer quelque chose par erreur, ce qui pourrait provoquer des doublons dans le système de votre comptable.

Après l'envoi, vous verrez un historique complet des partages dans l'onglet "Partager", avec le nom du fichier, l'e-mail de la cible, l'horodatage et l'utilisateur qui a initié le partage.

Une fois que tous les fichiers dans une entrée sont partagés, l'entrée est automatiquement marquée comme "Partagée" et retirée de votre liste en attente. Tranquillité d'esprit instantanée.

Gérer l'accès de votre équipe

Naturellement, vous ne voulez pas d'accès non autorisé à une partie aussi critique de vos archives. C'est pourquoi vous pouvez gérer l'accès de l'équipe via la permission "Partager les données".

Seuls les propriétaires de l'espace de travail et les membres disposant de cette autorisation peuvent partager des documents avec des cibles et consulter l'historique des partages.

Cette autorisation fonctionne en complément des niveaux d'accès existants. Par exemple, un utilisateur avec un niveau d'accès 1 ne pourra pas partager des documents marqués avec des niveaux de sensibilité 2 ou 3, même s'il a l'autorisation "Partager les données".

Nous avons ressenti l'effet immédiat

Dès que nous avons déployé la fonctionnalité la semaine dernière et commencé à l'utiliser sur nos propres documents, nous avons ressenti la différence.

Il y avait immédiatement une couche supplémentaire d'organisation ajoutée à notre système de documents déjà structuré. Nous avons tout partagé qui devait être partagé en quelques clics, puis eu une vue d'ensemble claire de ce qui était partagé et de ce qui ne l'était pas. Alerte Spoiler : tout a été partagé — rien n'est resté en attente !

Alors, ouvrez votre application ReChive et commencez à utiliser les cibles de partage dès aujourd'hui. Nous aimerions connaître votre avis !