Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire pour les entreprises ?

Les documents sont au cœur de chaque opération commerciale. Qu'il s'agisse d'un contrat, d'une facture, d'un accord légal ou d'un formulaire de recrutement, chaque action dans une entreprise laisse une trace papier (ou numérique). La manière dont une entreprise gère ces documents impacte directement son efficacité, sa conformité et sa capacité à prendre des décisions éclairées.

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un système de gestion documentaire, pourquoi il est important pour les entreprises, et quels problèmes il résout, surtout dans un monde principalement numérique d'aujourd'hui.

Pourquoi la gestion documentaire est toujours importante

Aussi longtemps que les entreprises ont existé, les documents ont servi de registre formel des transactions, décisions et plans. Dans le passé, les entreprises consacraient des services d'archives entiers pour gérer des salles remplies d'étagères, de classeurs et de dossiers. En fait, le stockage et la catégorisation adéquats n'étaient pas seulement une question d'ordre opérationnel, mais souvent une exigence légale.

Par exemple :

• En Allemagne, les entreprises doivent conserver les documents légaux et financiers pendant 10 ans
• Aux Pays-Bas, c'est 7 ans

Ces réglementations restent en vigueur aujourd'hui, même si le papier a largement cédé la place aux fichiers numériques.

Le passage aux documents numériques

Bien que les documents numériques soient beaucoup plus faciles à stocker et à partager que les documents physiques, ils ont introduit de nouveaux problèmes.

Les fichiers peuvent être perdus dans une boîte de réception désorganisée, enfouis dans des dossiers non structurés sur un ordinateur, ou supprimés par accident. De nombreuses entreprises aujourd'hui (en particulier les petites et celles en croissance) dépendent d'un assemblage de :

• Boîtes de réception de courriels
• Plateformes de stockage en cloud comme Google Drive ou Dropbox
• Ordinateurs locaux et appareils mobiles

Cette configuration semble souvent pratique au début, mais au fil du temps, elle conduit à des problèmes frustrants.

Pourquoi le stockage basique ne suffit pas pour les documents commerciaux

Il est compréhensible que la gestion documentaire ne soit pas toujours une priorité. Elle ne génère pas directement de revenus. Cependant, la négliger peut entraîner des coûts cachés en temps perdu, échéances manquées et risques de non-conformité.

Voici quelques problèmes qui surviennent sans un système de gestion documentaire approprié :

1. Les fichiers se perdent ou sont déplacés

Même avec le stockage en cloud, à moins d'avoir un système structuré en place, les fichiers se retrouvent enterrés ou déplacés. Un seul fichier mal nommé ou mal placé peut prendre des heures à retrouver, si ce n'est perdu pour de bon.

2. La recherche est frustrante

Lorsque vous devez trouver un document, vous vous en souvenez généralement par le contexte : l'expéditeur, la date, ou le projet auquel il se rapporte. Malheureusement, les systèmes de stockage standard reposent sur les noms de dossiers et de fichiers, et si ceux-ci ne sont pas précis, vous êtes coincé à chercher.

3. Pas de contexte ou de catégorisation

Une plateforme de stockage de base ne fait aucune distinction entre une facture, un contrat ou un avis juridique. Pourtant, chacun de ces documents nécessite un traitement, des délais et des étapes suivants différents.

4. Pas d'intégration avec les opérations commerciales

Vos documents n'existent pas en isolation. Une facture est liée à votre comptabilité. Un contrat signé impacte vos délais de projet. Le stockage basique n'a pas la capacité de connecter les documents au reste de vos outils et flux de travail d'entreprise.

5. Contrôles de confidentialité limités et journaux d'activité

Sans autorisations claires et journaux d'activité, il est difficile de contrôler qui a accès aux documents sensibles ou de suivre qui a consulté, édité ou téléchargé un fichier.

Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire ?

Un système de gestion documentaire (DMS) est une plateforme conçue pour relever ces défis. Elle agit comme un centre central pour stocker, gérer et organiser les documents, offrant bien plus que simplement du stockage de fichiers.

Un DMS moderne simule le rôle d'un service d'archives traditionnel avec une solution basée sur le cloud qui fournit une intégration avec vos opérations commerciales.

Principales caractéristiques d'un système de gestion documentaire moderne

Voici ce que vous devez attendre d'une solution de gestion documentaire moderne et efficace :

• Métadonnées et contexte des documents

Au-delà du stockage d'un fichier, un DMS capture des informations importantes telles que l'expéditeur, le destinataire, le type de document, les numéros de référence et les dates d'échéance.

• Outils de gestion et de flux de travail
  

De nombreux documents nécessitent des actions de suivi : signatures, paiements ou approbations. Un bon DMS vous permet d'enregistrer des actions, de définir des rappels et de gérer les flux de travail de manière collaborative avec votre équipe.

• Intégrations avec d'autres fonctions commerciales
  

Que ce soit pour partager des factures avec votre comptable ou lier des contrats à votre outil de gestion de projet, un DMS doit s'intégrer de manière transparente avec les autres parties de votre entreprise.

• Contrôle d'accès et journaux d'audit
  

Protégez les informations sensibles avec des systèmes d'autorisation détaillés et suivez l'activité des documents avec des journaux pour la sécurité et la responsabilité.

Où ReChive s'inscrit

Aucune solution n'est parfaite, et aucune solution n'est adaptée à toutes les entreprises et flux de travail. ReChive ne fait pas exception, et je ne cherche pas à le présenter comme la solution incontournable pour chaque entreprise. Cependant, nous avons conçu ReChive pour être un outil précieux pour de nombreuses entreprises.

ReChive est un système de gestion documentaire basé sur la communication. Il vous permet de sauvegarder des documents en fonction de vos communications avec d'autres entités, ce qui reflète le cadre mental que la plupart d'entre nous utilisons pour catégoriser l'information.

ReChive vous offre la possibilité de sauvegarder des informations détaillées sur un document, et pas seulement de télécharger un seul fichier PDF. Ces informations sont adaptées au type de document, et ReChive vous aide ensuite à gérer vos documents et les actions supplémentaires requises en fonction de ce type.

Avec ReChive, vous pouvez suivre vos documents, identifier ceux nécessitant des actions supplémentaires, ceux avec des problèmes ou ceux avec des paiements en attente. Vous serez averti lorsque la date d'échéance d'un document approche, et vous pouvez même définir des rappels personnalisés pour des dates spécifiques.

ReChive est également un outil collaboratif, vous permettant à vous et votre équipe de travailler ensemble de manière transparente. Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, un système d'autorisation élaboré vous permet d'accorder ou de révoquer l'accès des membres de l'équipe pour des actions spécifiques.

Enfin, ReChive vous fournit des outils pour intégrer vos documents au reste de vos opérations.

Si ReChive semble être un outil dont vous avez besoin, vous pouvez vous inscrire gratuitement et l'essayer!