Comment un problème simple m'a conduit à construire ReChive

À un moment donné dans le passé, j'avais deux entreprises différentes sur deux continents différents avec cinq comptes d'e-mail différents entre elles. Sans surprise, j'étais bombardé d'e-mails et de pièces jointes. Un e-mail contenait une facture, un autre un reçu, et un autre encore pouvait avoir une lettre légale d'une agence gouvernementale. Et comme beaucoup de gens, j'avais un système pour gérer cette montagne de documents.

Ce "système" était essentiellement ma boîte de réception.

Après tout, que pourrait-il se passer à ma boîte de réception, n'est-ce pas ? Je mettais une étiquette sur les e-mails qui nécessitaient une attention, comme les factures en attente de paiement. Certains des documents les plus importants ont été téléchargés et re-téléchargés sur mon Google Drive. C'était désordonné, mais cela fonctionnait... en quelque sorte.

Aux débuts, je n'avais besoin de traiter que quelques factures ou reçus par mois, donc c'était gérable. Je pouvais me souvenir vaguement que je devais payer une facture le 15 ou renouveler un contrat en juin. Tout allait bien.

Mais, bien sûr, à mesure que ma charge de travail devenait plus lourde, ce système bancal a commencé à s'effondrer.

Résoudre le problème pour les autres

Au cours de la dernière décennie, j'ai construit d'innombrables outils et solutions pour les clients, principalement des petites et moyennes entreprises. Et presque toutes ont eu les mêmes difficultés : trop de documents et trop de petites mais importantes tâches à gérer.

Pour l'une des plateformes que j'ai construites, j'ai fini par créer un système de gestion de documents basé sur la communication afin que les clients puissent contrôler les centaines de documents qu'ils envoyaient et recevaient chaque mois.

Et ça s'est avéré génial !

Nous avons fait des ajustements, des modifications et des améliorations, et avant longtemps, ce n'était pas juste un outil utile, c'est devenu une partie essentielle de leurs opérations, liant ensemble plusieurs parties de leur entreprise.

Réaliser combien j'en avais besoin

Pour être honnête, j'étais un peu jaloux de l'outil que j'avais construit pour les autres.

Je me disais sans cesse, « Mince, j'aimerais pouvoir utiliser quelque chose comme ça pour mes propres entreprises. »

Étant donné que j'ai une tendance à l'OCD pour l'organisation de mes affaires (emphase sur tendance 😉), je pourrais vraiment bénéficier d'un système comme celui-ci. Mais le système original était conçu sur mesure pour l'infrastructure spécifique d'un client, ce n'était pas quelque chose que je pouvais simplement reproduire pour moi-même.

Alors, je me suis mis au travail.

Créer ReChive

Armé de ma compulsion à organiser, d'une avalanche de documents qu'aucun humain ne devrait avoir à gérer, et d'une bonne expérience pour résoudre ce problème pour d'autres ; j'ai construit ReChive. (C'est un jeu de mots avec le mot "archive", au cas où vous ne l'auriez pas compris.)

L'idée est simple :

Vous recevez ou envoyez un document, qu'il s'agisse d'une facture, d'un reçu, d'un contrat, ou juste d'une lettre ordinaire, et vous le sauvegardez dans ReChive. Vous pouvez l'assigner à une personne ou une organisation, ajouter des détails, et le taguer pour une catégorisation facile.

Lorsque vous avez besoin de le retrouver plus tard, vous pouvez chercher par numéro de référence, filtrer par expéditeur ou destinataire, utiliser des tags, et trier les résultats comme vous le souhaitez. En gros, chaque outil dont vous avez besoin pour trouver un document en quelques secondes.

Mais voici la chose, stocker des documents ne suffit pas.

• Cette facture que vous avez reçue doit encore être payée.
• Le contrat que vous avez signé a une date d'expiration.
• La lettre fiscale que vous avez reçue comporte une erreur administrative qui doit être corrigée.

ReChive suit également ces étapes suivantes. Il vous montre une liste des entrées incomplètes qui nécessitent encore une action, avec des dates d'échéance. Vous pouvez même créer vos propres rappels personnalisés pour garder le contrôle.

ReChive comme partie de Vieolo

ReChive s'est avéré être un outil incroyablement utile.

Mais il y avait encore un problème : j'aimais tellement cet outil que je voulais l'utiliser aussi pour ma vie personnelle.

En tant qu'individu, je reçois aussi une tonne de documents chaque mois, reçus, factures, contrats, vous nommez-le. J'ai donc pris la voie difficile et intégré entièrement ReChive dans le système des espaces de travail de Vieolo.

Désormais, chaque espace de travail Vieolo possède une section ReChive dédiée pour gérer ses documents. Et, tout comme chaque autre fonctionnalité de Vieolo, les données de chaque espace de travail sont complètement isolées des autres.

Cela signifiait que je pouvais enfin utiliser mon espace de travail personnel pour les documents personnels tout en gardant mes espaces de travail professionnels séparés, le tout sous un seul compte. Pas besoin de multiples connexions ou de systèmes bricolés ensemble. Je change simplement d'espace de travail d'un clic.

Bonus : Je peux collaborer avec d'autres personnes dans mes espaces de travail professionnels pour ajouter des documents, suivre les mises à jour, et déléguer des tâches également.

Dogfooding et l'expérience des autres

En développement de produit, il y a un terme appelé dogfooding, diminutif pour "manger sa propre pâtée pour chien". Cela signifie que vous utilisez activement le produit que vous construisez.

Et je suis vraiment content que Vieolo soit dans une position où nous dépendons de nos propres outils chaque jour.

Cela nous a aidés à trouver des problèmes, améliorer les flux de travail, et étendre les capacités de ReChive.

Mais voici la chose ; vos expériences sont incroyablement importantes.

Vous rencontrerez des situations auxquelles nous n'avons jamais pensé. Donc j'aimerais entendre parler de vos expériences, qu'elles soient bonnes ou mauvaises. Les bugs que vous repérez. Les fonctionnalités que vous aimeriez. Les idées auxquelles nous n'avons pas pensé.

Expérimentez par vous-même

ReChive est disponible et vous pouvez commencer à l'utiliser dès maintenant sur iOS, macOS, Android et web.