Uw bedrijfsvoering is onderverdeeld in drie categorieën

De bedrijfsvoering van een bedrijf, ongeacht de grootte, kan behoorlijk complex zijn met veel verschillende taken en uitdagingen om dagelijks te overwinnen.

Een kritisch onderdeel van het managen van een bedrijf is de effectieve toewijzing van de beperkte middelen. Het deel van uw operatie met de hoogste middelen zal het meest actief zijn en vervolgens de meeste invloed hebben op uw resultaat. De complexiteit van een operatie kan het moeilijk maken voor de besluitvormers om hun middelen zo toe te wijzen dat ze aansluiten bij hun doelen en prioriteiten.

Om deze reden hebben we de operaties en activiteiten van een bedrijf onderverdeeld in drie categorieën; Productie, promotie en onderhoud. Deze drie categorieën zijn allemaal diep geïntegreerd in elkaar en overlappen vaak. Het doel van deze categorisering is om een beter inzicht te krijgen in de prioriteiten en middelenallocatie van uw bedrijf.

Productieactiviteiten

Het productiegedeelte van uw operatie omvat alle activiteiten die te maken hebben met de voorbereiding, het ontwerp, de productie en de levering van uw product of dienst. Deze activiteiten worden vaak beschouwd als de "kern" activiteiten van een bedrijf. Immers, als u geen product/dienst hebt om aan potentiële consumenten aan te bieden, hebt u eigenlijk geen bedrijf.

Natuurlijk kunnen uw productieactiviteiten, afhankelijk van wat u doet, aanzienlijk variëren. De productieactiviteiten van een productiebedrijf verschillen drastisch van die van een financieel adviesbureau.

De productieoperatie van een kledingbedrijf omvat marktonderzoek, het ontwerp van de producten, de inkoop van materialen, de voorbereiding en assemblage van het eindproduct en de noodzakelijke verpakking en logistiek. Aan de andere kant omvat de productieoperatie van een bedrijfsadviesbureau constant onderzoek en analyse van de markt en de bedrijfsfundamentals van de klanten.

In bepaalde bedrijven en sectoren begint de productieoperatie na de verkoop, in tegenstelling tot sectoren zoals productie, waar de productie begint ruim voordat er enige verkoop plaatsvindt. Zelfs in sectoren waar de productie pas na de verkoop begint, moet een aanzienlijk aantal middelen, zoals apparatuur en talent, bereid zijn om te worden ingezet. De voorbereiding, onderhoud en het behoud van deze middelen, zelfs zonder enige daadwerkelijke output, maken deel uit van uw productieactiviteiten.

Promotionele activiteiten

Het promotionele gedeelte van uw operatie omvat alle activiteiten waarbij de aandacht van het publiek en potentiële klanten op uw bedrijf wordt gevestigd en hun aandacht wordt omgezet in een verkooptransactie.

Promotie en verkoop van uw product/dienst en bedrijf zijn net zo belangrijk als uw productie. Hoewel we bedrijven herkennen aan wat ze aanbieden, zijn het hun promotionele activiteiten die ze aan ons voorstellen.

Afhankelijk van de aard van uw operatie kunnen uw promotionele activiteiten aanzienlijk variëren. Het uiteindelijke doel is om uw bedrijf en wat u verkoopt aan de markt voor te stellen, interesse te creëren bij potentiële klanten en de verkoop te voltooien.

Kleine en lokale bedrijven die niet schaalbaar zijn en niet actief groeien, hebben mogelijk geen reden om hun bedrijf veel te promoten. Uw lokale supermarkt zal geen advertenties op internet plaatsen, omdat hun potentiële klanten beperkt zijn tot een klein geografisch gebied. Zelfs dergelijke kleine en lokale bedrijven hebben echter nog steeds enkele promotionele activiteiten nodig. Ze moeten ervoor zorgen dat ze zichtbare en wenselijke borden en gevels hebben om bezoekers aan te trekken, en ze moeten ervoor zorgen dat ze kunnen worden gevonden in online registraties, kaarten en zoekplatforms.

Zelfs bedrijven die ogenschijnlijk GEEN promotie nodig hebben, doen dat nog steeds om verschillende redenen. Boeing is een van de twee grootste bedrijven die commerciële vliegtuigen vervaardigen. De vliegtuigen die Boeing produceert, beginnen vanaf $90 miljoen en gaan tot een half miljard dollar. Het is duidelijk dat het grote publiek niet rechtstreeks een vliegtuig zal kopen, maar Boeing moet nog steeds een positief imago van hun producten en bedrijf creëren in de ogen van het publiek. U zult waarschijnlijk nooit iets rechtstreeks bij Boeing kopen, maar Boeing wil dat u zich beter en veiliger voelt als u met een 737 vliegt in plaats van een Airbus A320. Dit gevoel van veiligheid beïnvloedt, in een voldoende grote populatie, de aankoopbeslissingen van luchtvaartmaatschappijen, die de uiteindelijke klanten van Boeing zijn. Bovendien zijn deze advertenties ook bedoeld om talent aan te trekken en een positieve indruk te maken op de wetgeving.

Voor de rest van ons, gewone stervelingen, is actieve promotie van vitaal belang voor het succes van ons bedrijf.

Te veel promotie

In verschillende stadia kunt u uw focus volledig verleggen naar productie of promotie. Bijvoorbeeld, een pas opgericht bedrijf dat nog bezig is met het afronden van het ontwerp, de productie en distributie van zijn product, moet mogelijk al zijn middelen volledig richten op de productieactiviteiten omdat het nog geen product heeft om te promoten. Aan de andere kant moet een bedrijf dat niet veel productie nodig heeft voor wat het verkoopt, al zijn middelen richten op promotie. Bijvoorbeeld, een bedrijf dat schoonmaakdiensten aanbiedt, moet zich volledig richten op promotie om nieuwe klanten te werven omdat het al alle gereedschappen en personeel heeft voorbereid die nodig zijn voor zijn diensten.

In de meeste gevallen zou u echter zowel de productie- als promotieactiviteiten tegelijkertijd moeten uitvoeren. De meeste bedrijven moeten continu werken aan de productie van hun product/dienst terwijl ze de huidige en toekomstige staat van hun bedrijf promoten. Hier is een delicate balans nodig om een product/dienst van hoge kwaliteit te hebben die bekend en gezien wordt door potentiële consumenten.

Als u te veel van uw middelen richt op promotie, eindigt u met een product of dienst die een hoog bereik en zichtbaarheid op de markt heeft, maar de consumenten teleurstelt zodra ze het gebruiken.

We kennen allemaal enkele bedrijven die een virale marketingcampagne hebben gecreëerd en iedereen enthousiast hebben gemaakt over hun product, alleen om ze later teleur te stellen. Omdat hun belangrijkste focus lag op de promotie van hun product/dienst, zijn hun falen het meest zichtbaar.

Het beste voorbeeld van een operatie die te veel op promotie vergeleken met productie focuste, is het Fyre Festival.

Het Fyre Festival was een muziekfestival dat gepland was om in het Caribisch gebied plaats te vinden, en zonder twijfel had het een van de meest effectieve en indrukwekkende promotiecampagnes die men kan bedenken. Het festival werd snel populair en was snel uitverkocht, ook al was het de eerste keer dat de organisatoren een muziekfestival produceerden.

In hun promotie slaagden ze erin om enkele van de populairste sociale media-accounts te overtuigen om tegelijkertijd de oranje branding van het festival te plaatsen. Niet alleen trok de promotiestrategie de aandacht van hun doelgroep, maar het haalde ook de krantenkoppen.

De productieaspecten van het festival waren echter niets minder dan een ramp. Het was duidelijk dat het grootste deel van de planning, ideeën en middelen gericht was op promotie, en naarmate de promotie de primaire focus werd, begon de operatie iets te promoten dat het niet kon leveren.

Een ander goed voorbeeld is Nikola. Nikola was een startup die op stikstof aangedreven vrachtwagens ontwikkelde met ambitieuze plannen. Nikola zorgde voor een golf van nieuws en wist meer dan $700 miljoen aan financiering op te halen.

Net als bij het Fyre Festival, ondanks hun succesvolle promotie, slaagden ze er niet in om daadwerkelijk het product te ontwikkelen dat ze in hun promotie hadden beloofd. Op een gegeven moment, om aan het publiek te laten zien dat ze een werkend prototype hadden, sleepten ze een vrachtwagen een heuvel op en lieten hem de helling afrollen, waarbij ze deden alsof hij werd aangedreven. Wederom was de focus op promotie groter dan zou moeten zijn en begon het beloften te doen die het niet kon waarmaken.

In beide gevallen, hoewel de promotieactiviteiten succesvol waren, waren de productieactiviteiten mislukkingen. Natuurlijk kunnen we niet zeggen dat ze hun middelen hadden moeten verschuiven van promotie om hun mislukkingen te vermijden, maar we kunnen zonder twijfel zeggen dat ze veel meer middelen nodig hadden voor hun productie.

Te veel productie

Aan de andere kant van de schaal kunt u te veel op productie focussen zonder voldoende middelen toe te wijzen om het product/dienst dat u op de markt aanbiedt te promoten. Deze onevenwichtigheid is vrij gebruikelijk voor ingenieurs en voor minor producten van grote bedrijven.

De producten of diensten die zijn mislukt omdat ze niet genoeg promotie hadden, zijn niet ongewoon. Hun mislukkingen, door het gebrek aan publiciteit in de eerste plaats, blijven meestal onopgemerkt.

Het doorlopende voorbeeld dat ik altijd aanhaal, is de smartphonedivisie van Sony. Sony is al sinds 2001 actief in de mobiele telefonieproductie en had op zijn hoogtepunt een marktaandeel van 9 procent in een joint venture met Ericsson.

Sony heeft nog steeds een smartphonedivisie en ontwikkelt en brengt elk jaar nieuwe smartphones uit. Toch zijn de meeste mensen zich er totaal niet van bewust dat Sony nog steeds smartphones maakt, ondanks het feit dat Sony een wereldwijd erkend bedrijf is.

Het probleem hier is het tegenovergestelde van het Fyre Festival. Sony maakt daadwerkelijk degelijke smartphones, maar vrijwel niemand weet ervan. Ter context, het uitbrengen van een nieuwe smartphone is een miljoenenproject dat maanden van ontwerp, ontwikkeling, coördinatie en jaren van post-release support vereist. Het proces van het uitbrengen van een nieuw product is extreem middelenintensief en duur voor elk bedrijf van welke omvang dan ook. Sony doet echter een vreselijke job in het promoten van hun producten. De gemiddelde potentiële consument heeft geen idee dat Sony überhaupt smartphones produceert.

Een product moet extreem essentieel of wenselijk zijn met weinig tot geen levensvatbare concurrentie om actief te worden gejaagd door potentiële consumenten. Als een bedrijf bijvoorbeeld de enige elektriciteitsleverancier in een gebied is, kan het er zeker van zijn dat elk huishouden en bedrijf in het gebied actief hun product zal nastreven omdat het product dat ze verkopen essentieel is en ze geen andere concurrentie hebben. Maar Sony is niet het enige bedrijf dat smartphones vervaardigt. Een potentiële klant heeft op elk moment vele andere smartphones om uit te kiezen.

Wanneer het bedrijf zich volledig richt op productie met weinig tot geen promotionele inspanning, eindigt het met een product dat misschien een degelijke kwaliteit heeft maar niet verkoopt. Het gebrek aan promotie brengt niet de potentiële juridische problemen van overdrijving over uw product met zich mee, maar uiteindelijk zal de zakelijke onderneming geld verliezen, waardoor het moeilijk wordt om de lopende kosten van verdere verbeteringen en productie te rechtvaardigen. Sony kan het zich veroorloven om een smartphonedivisie te hebben die geld verliest, maar als een bedrijf faalt in het promoten van hun belangrijkste product/dienst, kunnen ze failliet gaan.

De balans

Het succes van elk product of dienst vereist een balans tussen de productie-inspanning en de promotie daarvan.

Wat het product of de dienst ook is, het vereist voldoende middelen en focus om een vergelijkbare of betere kwaliteit dan de concurrentie te hebben. Zonder een goed ontwikkeld product dat de consumenten tevreden kan stellen, kan geen enkel bedrijf floreren.

Aan de andere kant zal zelfs een product van de hoogste kwaliteit falen zonder goede promotie en blootstelling. Mensen moeten tenslotte weten wat u verkoopt en waarom het beter is dan uw concurrentie.

Een succesvol product of dienst is degene die de beste kwaliteit heeft en waar de meeste mensen van op de hoogte zijn. Op basis van uw prioriteiten moet u een balans creëren tussen de promotie- en productieaspecten van uw operatie.

Onderhoudsactiviteiten

De productie en de verkoop van de producten en diensten zijn spannend. Ze brengen de inkomsten binnen in een bedrijf en de gehele publieke reputatie van elk bedrijf is afhankelijk van wat ze maken en hoe goed ze het verkopen.

Elke onderneming moet echter zorgen voor een reeks routinetaken die vereist zijn voor een functionele operatie en voldoen aan wettelijke vereisten. De meest voorkomende van deze taken zijn boekhouding, registratie, documentbeheer, HR, salarisadministratie en vergelijkbare taken.

De onderhoudsactiviteiten zijn de lijm die de stukken van productie en promotie met elkaar verbindt. Dit is het deel van uw operatie dat u vertelt of u winst maakt, of u geen wetten overtreedt, of uw werknemers worden betaald en geen problemen hebben op hun werkplek, en of uw klanten tevreden zijn met wat ze bij u kopen.

Deze taken leveren u geen geld op. Als ze dat wel doen, overtreedt u waarschijnlijk een of twee wetten. Dit deel van uw operatie zal, indien correct uitgevoerd, onopgemerkt blijven. Als het echter fout gaat, zullen ze veel problemen veroorzaken.

De meeste oprichters beginnen hun bedrijf zonder een goed idee te hebben van wat de onderhoudsactiviteiten zijn en wat ze inhouden. In de meeste bedrijven zijn de onderhoudsactiviteiten meestal het eerste en soms het enige deel van de operatie dat wordt uitbesteed.

Hoe onaangenaam deze taken ook mogen zijn, het is cruciaal voor het topmanagement om een goed begrip, toezicht en controle te hebben over de onderhoudsactiviteiten van het bedrijf. Niet alleen zijn deze activiteiten noodzakelijk voor de soepele werking van het bedrijf, maar veel ervan zijn wettelijk verplicht om grondig en nauwkeurig te zijn. Zelfs als u deze taken hebt uitbesteed, blijft u als directeur van het bedrijf juridisch aansprakelijk.

U kunt geen hoeken afsnijden als het gaat om het onderhoudsgedeelte van uw operatie. Afhankelijk van de aard en omvang van uw werk, is een minimale hoeveelheid onderhoud vereist, en als u dat niet doet, zal uw operationele nauwkeurigheid en effectiviteit in gevaar komen, of zult u uzelf blootstellen aan juridische of financiële aansprakelijkheden.

Soms kunnen de tijd en middelen die aan onderhoud worden besteed als een verspilling lijken. Soms lijkt het alsof de middelen beter kunnen worden toegewezen aan productie of promotie, maar de complexe structuur en eisen van onze moderne ondernemingen vereisen een minimale hoeveelheid middelen voor onderhoud die niet over het hoofd kan worden gezien.