Als je een Duits bedrijf bent, moet je weten over GoBD-compliance

Duitsland heeft, niet verrassend, een uitgebreide wet voor bedrijven over hoe ze hun belastinggerelateerde documenten moeten behandelen. Als je een bedrijf runt in Duitsland of te maken hebt met de Duitse belastingautoriteiten, moet je weten over GoBD-compliance.

Wat is GoBD

GoBD is een administratief kader gecreëerd door de Duitse overheid om ervoor te zorgen dat bedrijven (geregistreerde bedrijven en freelancers) een nauwkeurige en verifieerbare digitale registratie bijhouden van hun belastinggerelateerde documenten en gegevens.

Dit kader verplicht bedrijven om nauwkeurige verslagen bij te houden van hun financiële activiteiten en bereid te zijn toegang te verlenen aan belastinginspecteurs als het bedrijf wordt gecontroleerd.

Wanneer we het hebben over belastinggerelateerde documenten, verwijzen we naar documenten die een financiële transactie vastleggen of ermee te maken hebben, of die de initiatie en authenticiteit ervan rechtvaardigen. Hier is een niet-uitputtende lijst van de documenten die in het GoBD-kader zijn opgenomen:

• Facturen
• Ontvangsten
• Bestellingen en orderbevestigingen
• Leveringsbonnen
• Arbeidsovereenkomsten en loonstroken
• Projectcontracten
• Kassa-gegevens

Is GoBD verplicht?

Ja, dat is het.

Als bedrijf of freelancer ben je verplicht om een nauwkeurige en verifieerbare registratie van je financiële en belastinggerelateerde activiteiten bij te houden.

Je moet een gecentraliseerd en georganiseerd systeem onderhouden om alle documenten op te slaan, zelfs als ze in papieren formaat zijn. Als er een financiële activiteit plaatsvindt zonder bijbehorend document, ben je verplicht er een te maken en alle noodzakelijke informatie vast te leggen.

Wat je moet doen

Laten we eerst iets duidelijk maken: GoBD-compliance is de verantwoordelijkheid van de belastingbetaler. Jij, als een bedrijf dat in Duitsland opereert, bent verantwoordelijk voor het nauwkeurig bijhouden van je documenten en gegevens. De software die je gebruikt zal je helpen met de technische aspecten, maar uiteindelijk, ongeacht de software, is de naleving jouw verantwoordelijkheid.

Met dit in gedachten zal ik de vereisten in twee delen categoriseren. De eerste categorie dekt vereisten die jouw handmatige actie vereisen. De tweede categorie, hoewel wettelijk nog steeds jouw verantwoordelijkheid, moet in de software die je gebruikt worden geïmplementeerd, of het nu om een product of een maatwerkapplicatie gaat.

Categorie 1: vereisten die jouw handmatige actie vereisen

Dit zijn de handmatige acties die je in je dagelijkse werkzaamheden moet nemen, ongeacht de software of hulpmiddelen die je gebruikt.

1. Je bent verplicht om alle zakelijke en financiële transacties in een “tijdige manier” te registreren. De wet is vaag over de tijdlijn, maar benadrukt dat je je documenten zo snel mogelijk moet opslaan. In de praktijk moeten contante transacties op dezelfde dag worden geregistreerd, en andere documenten binnen 10 dagen.
2. Je moet alle documenten 10 jaar bewaren.
3. Je moet alle noodzakelijke documenten in de juiste volgorde organiseren en registreren.
4. Als je een papieren document inscant naar digitaal formaat, moet de scan leesbaar zijn en precies overeenkomen met het originele papieren document.
5. De opgenomen digitale bestanden moeten ongewijzigd blijven. Je mag de bestanden niet comprimeren, verkleinen of anderszins wijzigen voordat je ze opneemt.
6. Je moet je interne processen documenteren. Geef bijvoorbeeld de verantwoordelijkheden van elk teamlid en de werkstromen die je gebruikt om de volledigheid van de verslagen te waarborgen.

Categorie 2: vereisten die in je software moeten worden geïntegreerd

Dit zijn de vereisten die in je software moeten worden ingebouwd. Houd er rekening mee dat je wettelijk verantwoordelijk blijft voor het voldoen aan deze vereisten.

1. Je documenten moeten onveranderlijk zijn. Zodra een document is geüpload, mag je software het niet toestaan om het te wijzigen. Als enige wijziging is toegestaan, moet deze worden gelogd en bewaard.
2. Je documenten mogen voor minimaal 10 jaar niet worden verwijderd.
3. Hoewel veel kritieke metadata-elementen onveranderlijk moeten zijn, mag door de gebruiker geleverde metadata (notities, status, trefwoorden, tags, etc.) bewerkbaar zijn, maar elke wijziging moet worden gelogd en bewaard.
4. Je software moet documentatie van de IT-systemen en -processen die het gebruikt, kunnen leveren.
5. Je documenten moeten veilig zijn en goed worden geback-upt.
6. Je software moet digitale toegang voor de belastingautoriteiten kunnen bieden als en wanneer ze hierom vragen.

Hoe Vieolo je kan helpen met je GoBD-naleving

Vieolo en al zijn modules draaien om werkruimten. Elke werkruimte is geïsoleerd van andere werkruimten en elke werkruimte wordt gebruikt voor een enkel bedrijf, persoon of groep mensen. Een gebruiker kan eigenaar zijn van of deel uitmaken van meerdere werkruimten.

Voor elke Vieolo-werkruimte kun je de strikte controleerbare modus met een paar klikken inschakelen. Zodra deze modus is geactiveerd, voldoe je onmiddellijk aan alle vereisten van Categorie 2. Houd er rekening mee dat de controleerbare modus niet omkeerbaar is.

Dit gebeurt er wanneer je de strikte controleerbare modus activeert:

• Elk bestand dat naar de Vieolo-modules, inclusief ReChive, wordt geüpload, kan 10 jaar lang niet worden verwijderd.
• Door de gebruiker geleverde metadata, zoals ReChive-invoer, kan worden uitgeschakeld maar niet worden verwijderd.
• Door de gebruiker geleverde metadata, zoals ReChive-invoer, kan worden bewerkt, maar elke bewerking zal worden gelogd en bewaard.
• Alle gegevens en documenten worden georganiseerd en gesorteerd.
• Alle gegevens en documenten worden regelmatig geback-upt.
• Op verzoek krijg je toegang tot de documentatie van de IT-diensten en -processen die we gebruiken.
• Bij een audit kun je digitale toegang geven aan de auditors, met documenten en hun metadata intact.
• Je hebt fijnmazige controle over de permissies en toegangsrechten van werkruimteleden om privacy te waarborgen en ongewenste acties te voorkomen.