Introductie van RePloyee voor personeelsdocumenten

We hebben ReChive ruim een jaar geleden uitgebracht als onze eerste module. Terwijl we na de release zagen hoe de populariteit ervan groeide, was er een probleem dat het principieel niet kon oplossen.

Bedrijven moeten voor elke medewerker een reeks documenten bijhouden. Bij de meeste bedrijven blijven de documenten van één medewerker beperkt tot een identiteitsbewijs en een contract. In sommige gevallen zijn de vereisten echter veel complexer en is de werkgever verplicht om veel verschillende documenten bij te houden; als dat niet gebeurt, kan dat tot financiële boetes leiden.

ReChive kan de documenten die je hebt verzonden of ontvangen prima vastleggen, maar het ontwerp draait om communicatie en ondersteunt niet het concept van een profiel met een reeks vereisten, waarvoor een document kan ontbreken of kan verlopen.

Introductie van RePloyee

Om het probleem van het bijhouden van personeelsdocumenten op te lossen, hebben we RePloyee gemaakt als de tweede module van Vieolo.

Een bedrijf moet voor elk van zijn medewerkers een reeks documenten bijhouden. Hoewel elke medewerker, afhankelijk van de rol, andere documenten nodig heeft, veranderen de vereisten van een individuele medewerker zelden. Na het vaststellen van de vereisten volgt het doorlopende werk van het toevoegen van ontbrekende documenten en het vernieuwen van documenten die verlopen.

RePloyee is rond ditzelfde principe ontworpen. Een medewerker wordt toegevoegd, de vereisten worden vastgesteld en jij krijgt een overzicht van wat er ontbreekt en wat er vernieuwd moet worden. Deze workflow klinkt misschien eenvoudig, maar kan uiterst ingewikkeld, tijdrovend en foutgevoelig zijn als die handmatig wordt beheerd of met een oplossing die er niet goed voor is ontworpen.

Natuurlijk is RePloyee veel meer dan een simpele lijst, en we hebben nog veel meer mogelijkheden toegevoegd om het nuttig te maken in de praktijk.

Herbruikbaarheid van profielen

Naarmate het aantal medewerkers in een bedrijf toeneemt, wordt het beheer van elk medewerkersprofiel omslachtig, en het zou onpraktisch zijn om de vereisten van 30 verschillende medewerkers aan te passen omdat er een nieuw project is gestart of een nieuwe wet van kracht is geworden.

RePloyee had een manier nodig waarmee bedrijven profielen voor een groep medewerkers kunnen hergebruiken en ook kunnen combineren, omdat één persoon meerdere taken kan uitvoeren die elk een eigen document vereisen. Daarom hebben we vanzelfsprekend herbruikbare rollen en vereisten geïntroduceerd.

Op een fundamenteel niveau kun je een “vereiste” definiëren. Dat is in feite een type document, zoals een arbeidscontract, paspoort of rijbewijs, dat samen met de eigenschappen ervan wordt vastgelegd. Je kunt een vereiste rechtstreeks aan een medewerker toewijzen, maar meestal voeg je die toe aan een rol.

Een rol is, zoals de naam al zegt, een rol die een medewerker op zich neemt, met een eigen set vereisten. Een medewerker kan meerdere rollen hebben; in de praktijk zijn veel medewerkers betrokken bij verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering, vooral in meer kritieke sectoren zoals logistiek, productie of mijnbouw.

Een vereiste kan optioneel of verplicht zijn. Zoals we RePloyee hebben ontworpen, wordt dit bepaald per toewijzing en niet per document. Een rijbewijs kan dus bijvoorbeeld verplicht zijn voor een chauffeur, maar optioneel voor een kantoormedewerker die misschien wel of geen auto van de zaak krijgt.

De combinatie van rollen en vereisten geeft je oneindig veel manieren om het profiel van een medewerker aan te passen. Maar er zijn gevallen waarin een medewerker in een rol om de een of andere reden is vrijgesteld van één document. In RePloyee kan dat ook: je kunt per medewerker een vrijstelling toevoegen voor een vereiste die via een rol geldt.

Sjablonen

We hebben besloten om RePloyee naar een hoger niveau te tillen en eigen rollen en vereisten te introduceren, die we samen sjablonen noemen.

Een van de tekortkomingen van veel oplossingen voor documentbeheer is dat ze uit zichzelf geen idee hebben van het type documenten dat ze verwerken. In hun ogen is een document dus eigenlijk een bestand met een hoop metadata.

Met de introductie van sjablonen krijgt RePloyee (net als andere modules van Vieolo) inzicht in de aard van het document waarmee je werkt en in de bijzondere behoeften en aandachtspunten die daarvoor gelden.

Sjablonen volgen hetzelfde principe van herbruikbaarheid als rollen en vereisten.

We hebben een reeks sjablonen voor vereisten gemaakt voor documenten die veel worden gebruikt in verschillende rollen. Een voorbeeld is de identiteitskaart. Bijna alle identiteitskaarten ter wereld moeten aan zowel de voor- als de achterkant worden gescand. Met het sjabloon voor de identiteitskaart vraagt RePloyee je om zowel de voor- als de achterkant onder hetzelfde documentitem te uploaden. Deze kleine en eenvoudige aanpassing was zonder een vooraf gedefinieerde vereiste niet mogelijk geweest.

Op dezelfde manier hebben we ook een aantal sjablonen voor rollen gemaakt die een blauwdruk bieden voor bepaalde documentintensieve rollen. Als eerste stap hebben we een reeks rolsjablonen vastgesteld voor vrachtwagenchauffeurs in Nederland en Duitsland, omdat we de sector in deze twee landen kennen. Maar natuurlijk breiden we het aantal rolsjablonen geleidelijk uit om veel meer functies over de hele wereld te dekken.

Klaar om uit te proberen

Op dit moment is RePloyee alleen op het web beschikbaar. De module is uiteraard alleen beschikbaar voor zakelijke werkruimten, omdat persoonlijke werkruimten geen medewerkers hebben.

We zouden het geweldig vinden als je RePloyee uitprobeert en ons laat weten wat je ervan vindt en wat er moet worden toegevoegd om aan de behoeften van je bedrijf te voldoen.

We verbeteren ons platform, inclusief RePloyee, voortdurend, en hoewel we ons product ook zelf gebruiken voor onze eigen behoeften, zijn we altijd op zoek naar feedback van gebruikers, want ons belangrijkste doel is een goede gebruikerservaring te bieden en echte problemen op te lossen.