Deel je documenten met je accountant? ReChive is iets voor jou

Als je een bedrijf runt, moet je omgaan met boekhouding en administratie. Dit zijn niet alleen essentiële onderdelen van je administratie, maar ook een wettelijke vereiste.

Deze taken zijn vaak te complex voor een bedrijf om zelf te beheren, dus velen van ons nemen een externe accountant in dienst die tegen een maandelijkse vergoeding al onze facturen en bonnetjes beheert.

De typische werkwijze van veel accountants, ongeacht het land, is om je een uniek e-mailadres te geven en je te vragen al je facturen en bonnetjes daarheen door te sturen. Later gaan ze door de e-mails en verwerken de bijgevoegde bestanden.

De problemen waar we tegenaan lopen

De workflow lijkt eenvoudig: je ontvangt een factuur, stuurt deze door naar je accountant en zij regelen de rest.

Maar er zijn drie fundamentele problemen met deze aanpak:

1. Je hebt nog steeds een systeem nodig om je facturen en bonnetjes te beheren; vooral om onbetaalde facturen bij te houden, of het nu gaat om facturen die je moet betalen of die je naar klanten hebt gestuurd.

2. Je verliest snel het overzicht van welke documenten je al met je accountant hebt gedeeld en welke niet.

3. Zelfs als dit mailgebaseerde systeem op een of andere manier werkt voor facturen, doet het niets voor je andere belangrijke documenten, zoals brieven, contracten, bevestigingen, etc.

Na jaren mijn eigen bedrijf te hebben gerund en kleine bedrijven te hebben geholpen, heb ik deze problemen uit de eerste hand ervaren. Met zoveel op je bord is het moeilijk om bovenop documentbeheer, betalingsopvolging en ervoor te zorgen dat alles met je accountant wordt gedeeld, te blijven.

Deeltargets voor ReChive introduceren

ReChive was al een functie-rijk en nuttig documentbeheersysteem. Maar onze gebruikers moesten nog steeds handmatig het proces van het delen van documenten met hun accountant beheersen, en op hun geheugen vertrouwen om te weten of alles was gedeeld.

Het was niet alleen een probleem voor onze gebruikers, het was ook een probleem voor ons hier bij Vieolo. We moesten vertrouwen op geheugen of externe platforms om bij te houden wat was verzonden. Dat is niet waar we voor staan bij Vieolo (en bij uitbreiding, ReChive).

We hadden een oplossing nodig die:

• Ons zou herinneren als een document niet is gedeeld
• Ons in staat zou stellen om documenten veilig en betrouwbaar te delen
• Ons een duidelijk overzicht zou geven van wat is gedeeld
• Flexibiliteit zou bieden op basis van onze voorkeuren
• Ons in staat zou stellen om indien nodig toegang van het team tot deze functie te beperken

Dus we bouwden deeltargets en sinds we het voor onze eigen operaties zijn gaan gebruiken, kan ik met vertrouwen zeggen dat het alle wrijving uit het werken met je accountant haalt.

Zo werkt het:

Je creëert een deeltarget

Ga gewoon naar het Werkruimte-tabblad (in de webapp of een andere ReChive-app), open de deeltargetsectie en maak een nieuwe aan.

Bij het maken van een target kun je naast de basis (naam en e-mail) kiezen:

• De soorten documenten die mogen worden gedeeld
• Of delen van documenten met dit target verplicht is
• Als het verplicht is, de startdatum vanaf welke geselecteerde documenttypen moeten worden gedeeld

Opmerking: om juridische en veiligheidsredenen kun je de details van een target niet wijzigen na het aanmaken, dus controleer alles dubbel voordat je opslaat.

Als je een verplichte target maakt, worden alle documenten die op of na de startdatum zijn uitgegeven, weergegeven in de lijst met openstaande items, zelfs als hun status als voltooid is gemarkeerd.

Deel je documenten terwijl je bezig bent

Inzendingen die gedeeld moeten worden, worden gemarkeerd als "Niet gedeeld" en verschijnen in je openstaande lijst. Op deze manier weet je altijd wat nog gedeeld moet worden.

Om een document te delen, open je de inzending en ga je naar het tabblad "Delen". Je ziet de lijst met targets die betrekking hebben op die inzending en kunt selecteren welke bestanden je via e-mail wilt versturen.

Een belangrijk aandachtspunt voor ons was om te voorkomen dat bestanden per ongeluk opnieuw zouden worden gedeeld. Om daarbij te helpen, zijn je bestanden duidelijk verdeeld in twee categorieën:

• Niet eerder gedeeld
• Al gedeeld

Dit zorgt ervoor dat je niet per ongeluk iets opnieuw verstuurt, wat dubbele inzendingen in het systeem van je accountant kan veroorzaken.

Na het verzenden kun je een volledige deelgeschiedenis zien in het tabblad "Delen", compleet met de bestandsnaam, target-e-mail, tijdstempel en de gebruiker die de deling heeft geïnitieerd.

Zodra alle bestanden in een inzending zijn gedeeld, wordt de inzending automatisch gemarkeerd als "Gedeeld" en uit je openstaande lijst verwijderd. Directe gemoedsrust.

Beheer van de toegang van je team

Natuurlijk wil je geen ongeoorloofde toegang tot zo'n kritisch deel van je administratie. Daarom kun je de toegang van het team beheren via de toestemming "Gegevens delen".

Alleen werkruimte-eigenaren en leden met deze toestemming kunnen documenten met targets delen en de deelgeschiedenis bekijken.

Deze toestemming werkt bovenop bestaande toegangsrechten. Bijvoorbeeld, een gebruiker met toegangsrecht niveau 1 kan geen documenten delen die zijn gemarkeerd met gevoeligheidsniveaus 2 of 3, zelfs als ze de toestemming "Gegevens delen" hebben.

We voelden het onmiddellijke effect

Zodra we de functie vorige week uitrolden en begonnen met het gebruiken van deze functie op onze eigen documenten, voelden we het verschil.

Er was een directe extra laag van organisatie bovenop ons al gestructureerde documentensysteem. We deelden alles wat gedeeld moest worden in slechts een paar klikken, en daarna hadden we een kristalhelder overzicht van wat gedeeld was en wat niet. Spoiler alert: alles was gedeeld—er was niets meer open!

Dus, open je ReChive app en begin vandaag nog met het gebruik van deeltargets. We horen graag wat je ervan vindt!