Wat is een documentbeheersysteem voor bedrijven?

Documenten staan centraal in elke bedrijfsoperatie. Of het nu gaat om een contract, een factuur, een juridische overeenkomst of een wervingsformulier, elke actie binnen een bedrijf laat een papieren (of digitale) spoor achter. Hoe een bedrijf die documenten beheert, beïnvloedt direct de efficiëntie, naleving en het vermogen om weloverwogen beslissingen te nemen.

In dit artikel leggen we uit wat een documentbeheersysteem is, waarom het van belang is voor bedrijven en welke problemen het oplost, vooral in de wereld van vandaag die grotendeels digitaal is.

Waarom documentbeheer nog steeds van belang is

Zolang bedrijven hebben bestaan, hebben documenten gediend als formeel bewijs van transacties, beslissingen en plannen. In het verleden besteedden bedrijven hele archiefafdelingen om kamers te beheren gevuld met rekken, kasten en mappen. In feite waren goede opslag en categorisatie niet alleen een kwestie van operationele netheid, maar vaak ook een wettelijke vereiste.

Bijvoorbeeld:

• In Duitsland moeten bedrijven juridische en financiële documenten 10 jaar bewaren
• In Nederland is dat 7 jaar

Deze regelgeving blijft vandaag de dag van kracht, zelfs nu papier grotendeels is vervangen door digitale bestanden.

De verschuiving naar digitale documenten

Hoewel digitale documenten veel gemakkelijker op te slaan en te delen zijn dan fysieke papieren, introduceren ze nieuwe problemen.

Bestanden kunnen verloren gaan in een rommelige inbox, begraven worden in ongestructureerde mappen op een computer, of per ongeluk worden verwijderd. Veel bedrijven tegenwoordig (vooral kleine en groeiende bedrijven) vertrouwen op een lappendeken van:

• Email inboxen
• Cloud opslagplatformen zoals Google Drive of Dropbox
• Lokale computers en mobiele apparaten

Deze opzet lijkt in eerste instantie handig, maar leidt na verloop van tijd tot frustrerende problemen.

Waarom basale opslag niet voldoende is voor bedrijfsdocumenten

Het is begrijpelijk dat documentbeheer niet altijd een topprioriteit is. Het genereert niet direct inkomsten. Echter, het negeren ervan kan verborgen kosten met zich meebrengen in verloren tijd, gemiste deadlines en nalevingsrisico's.

Hier zijn een paar problemen die ontstaan zonder een goed documentbeheersysteem:

1. Bestanden raken verloren of verplaatst

Zelfs met cloudopslag, tenzij je een gestructureerd systeem hebt, raken bestanden begraven of verkeerd geplaatst. Een enkel verkeerd benoemd of misplaatst bestand kan uren kosten om te lokaliseren, als het niet helemaal verloren is gegaan.

2. Zoeken is frustrerend

Wanneer je een document moet vinden, herinner je het meestal in de context: de afzender, de datum of het project waar het over ging. Helaas vertrouwen standaardopslagsystemen op mapnamen en bestandsnamen, en als die niet nauwkeurig zijn, zit je vast aan zoeken.

3. Geen context of categorisatie

Een basaal opslagplatform maakt geen onderscheid tussen een factuur, een contract of een juridisch bericht. Toch vereist elk van deze een andere behandeling, deadlines en vervolgstappen.

4. Geen integraties met bedrijfsoperaties

Je documenten bestaan niet op zichzelf. Een factuur heeft betrekking op je boekhouding. Een ondertekend contract beïnvloedt je projecttijdlijnen. Basale opslag heeft niet de mogelijkheid om documenten te verbinden met de rest van je zakelijke tools en workflows.

5. Beperkte privacycontroles en activiteitenlogboeken

Zonder duidelijke machtigingen en activiteitenlogboeken is het moeilijk om te controleren wie toegang heeft tot gevoelige documenten of om bij te houden wie een bestand heeft bekeken, bewerkt of gedownload.

Wat is een Documentbeheersysteem?

Een documentbeheersysteem (DMS) is een platform ontworpen om deze uitdagingen aan te pakken. Het fungeert als een centraal punt voor het opslaan, beheren en organiseren van documenten, en biedt veel meer dan alleen opslag van bestanden.

Een modern DMS simuleert de rol van een traditionele archiefafdeling met een cloudgebaseerde oplossing die integratie biedt met je bedrijfsactiviteiten.

Belangrijke kenmerken van een modern Documentbeheersysteem

Dit is wat je mag verwachten van een capabele, moderne documentbeheersoplossing:

• Documentmetadata en context

Naast het opslaan van een bestand, legt een DMS belangrijke informatie vast zoals afzender, ontvanger, documenttype, referentienummers en vervaldatums.

• Verwerkings- en workflowtools
  

Veel documenten vereisen vervolgacties: handtekeningen, betalingen of goedkeuringen. Een goed DMS stelt je in staat acties vast te leggen, herinneringen in te stellen en workflows samen met je team te beheren.

• Integraties met andere bedrijfsfuncties
  

Of het nu gaat om het delen van facturen met je accountant of het koppelen van contracten aan je projectmanagementtool, een DMS moet naadloos integreren met andere delen van je bedrijf.

• Toegangscontrole en controlelogboeken
  

Bescherm gevoelige informatie met gedetailleerde machtigingssystemen en volg documentactiviteiten met logboeken voor veiligheid en verantwoording.

Waar ReChive in past

Geen enkele oplossing is perfect, en geen enkele oplossing past bij elk bedrijf en elke workflow. ReChive is geen uitzondering, en ik probeer het niet te promoten als de oplossing voor elk bedrijf. We hebben echter ReChive ontworpen om een waardevol hulpmiddel te zijn voor veel bedrijven.

ReChive is een communicatiegebaseerd documentbeheersysteem. Het stelt je in staat documenten op te slaan op basis van je communicatie met andere entiteiten, wat het mentale kader weerspiegelt dat de meeste van ons gebruiken om informatie te categoriseren.

ReChive geeft je de mogelijkheid om gedetailleerde informatie over een document op te slaan, niet alleen een enkel PDF-bestand te uploaden. Deze informatie is afgestemd op het documenttype, en ReChive helpt je vervolgens om je documenten en eventuele verdere acties die vereist zijn op basis van dat type te beheren.

Met ReChive kun je je documenten bijhouden, degenen identificeren die verdere actie vereisen, degenen met problemen of met openstaande betalingen. Je wordt op de hoogte gesteld wanneer de vervaldatum van een document nadert, en je kunt zelfs aangepaste herinneringen instellen voor specifieke datums.

ReChive is ook een samenwerkingstool, waarmee jij en je team naadloos kunnen samenwerken. Om je privacy en veiligheid te beschermen, kun je via een uitgebreid machtigingssysteem teamleden toegang geven tot of ontzeggen voor specifieke acties.

Ten slotte biedt ReChive je tools om je documenten te integreren met de rest van je activiteiten.

Als ReChive klinkt als een tool die je nodig hebt, kun je je gratis aanmelden en het uitproberen!