Hoe een Eenvoudig Probleem Mij Leidde tot het Bouwen van ReChive

Op een bepaald moment in het verleden had ik twee verschillende bedrijven op twee verschillende continenten met vijf verschillende e-mailaccounts ertussen. Niet verrassend, ik werd overspoeld met e-mails en bijlagen. Een e-mail had een factuur, een andere een bon, en weer een andere had misschien een juridische brief van een overheidsinstantie. En zoals veel mensen had ik een systeem om deze lading documenten te beheren.

Dat "systeem" was in feite mijn inbox.

Tenslotte, wat zou er met mijn inbox kunnen gebeuren, toch? Ik gaf labels aan e-mails die aandacht nodig hadden, zoals facturen die nog betaald moesten worden. Enkele van de belangrijkere documenten werden gedownload en opnieuw geüpload naar mijn Google Drive. Het was rommelig, maar het werkte... min of meer.

In de beginperiode hoefde ik slechts een paar facturen of bonnen per maand te verwerken, dus het was beheersbaar. Ik kon me vaag herinneren dat ik op de 15de een factuur moest betalen of in juni een contract moest verlengen. Ik ondervond geen problemen.

Maar, natuurlijk, naarmate mijn werkdruk toenam, begon dit ineengestelde systeem uit elkaar te vallen.

Het Probleem voor Anderen Oplossen

In het afgelopen decennium heb ik talloze tools en oplossingen gebouwd voor klanten, voornamelijk kleine tot middelgrote bedrijven. En bijna allemaal worstelden ze met hetzelfde: te veel documenten en te veel kleine-maar-belangrijke taken om te beheren.

Voor een van de platforms die ik bouwde, heb ik uiteindelijk een op communicatie gebaseerd documentbeheersysteem gemaakt, zodat klanten de letterlijke honderden documenten die ze elke maand verzonden en ontvingen konden beheren.

En het bleek geweldig te zijn!

We maakten aanpassingen, bijstellingen en verbeteringen, en al snel was het niet alleen een nuttig hulpmiddel, het werd een kritiek onderdeel van hun bedrijfsvoering, waarbij meerdere onderdelen van hun bedrijf werden samengevoegd.

Inzien Hoezeer Ik Dit Nodig Had

Eerlijk gezegd was ik een beetje jaloers op het hulpmiddel dat ik voor anderen had gebouwd.

Ik bleef denken, "Man, ik wou dat ik zoiets kon gebruiken voor mijn eigen bedrijven."

Aangezien ik een borderline OCD heb voor het organiseren van mijn spullen (de nadruk ligt op borderline 😉), zou ik echt baat hebben bij een systeem als dit. Maar het oorspronkelijke systeem was op maat gemaakt voor een specifieke klantinfrastructuur, het was niet iets dat ik zomaar voor mezelf kon overnemen.

Dus ging ik aan de slag.

Het Creëren van ReChive

Gewapend met mijn organiseringsdrang, een lawine van documenten waar geen mens mee zou moeten omgaan, en een behoorlijke dosis ervaring in het oplossen van dit probleem voor anderen; bouwde ik ReChive. (Het is een woordspeling op het woord "archief", voor het geval je dat niet doorhad.)

Het idee is simpel:

Je ontvangt of verzendt een document, of het nu een factuur, bon, contract of gewoon een reguliere brief is, en je slaat het op in ReChive. Je kunt het toewijzen aan een persoon of organisatie, details toevoegen en tags toevoegen voor gemakkelijke categorisatie.

Wanneer je het later moet vinden, kun je zoeken op referentienummer, filteren op afzender of ontvanger, tags gebruiken en de resultaten sorteren zoals je wilt. Kortom, elke tool die je nodig hebt om elk document in seconden te vinden.

Maar hier is het punt, het alleen opslaan van documenten is niet voldoende.

• Die ontvangen factuur moet nog steeds worden betaald.
• Het getekende contract heeft een vervaldatum.
• De fiscale brief die je kreeg heeft een fout die moet worden gecorrigeerd.

ReChive houdt ook die volgende stappen bij. Het toont je een lijst met onvolledige vermeldingen die nog actie vereisen, samen met vervaldatums. Je kunt zelfs je eigen aangepaste herinneringen maken om zaken bij te houden.

ReChive als Onderdeel van Vieolo

ReChive bleek een ongelooflijk nuttig hulpmiddel te zijn.

Maar er was nog een probleem: ik vond het zo leuk dat ik het ook voor mijn persoonlijke leven wilde gebruiken.

Als individu ontvang ik ook een mega-lading documenten elke maand, bonnen, facturen, contracten, je noemt het maar. Dus nam ik de moeilijke weg en integreerde ReChive volledig in het Vieolo werkruimtesysteem.

Nu heeft elke Vieolo-werkruimte een aparte ReChive-sectie voor het beheren van de documenten. En, net als elke andere functie in Vieolo, is de data van elke werkruimte volledig gescheiden van de andere.

Dit betekende dat ik eindelijk mijn persoonlijke werkruimte kon gebruiken voor persoonlijke documenten terwijl ik mijn zakelijke werkruimtes gescheiden hield, allemaal onder één account. Geen behoefte aan meerdere logins of samengestelde systemen. Ik switch gewoon tussen werkruimtes met een klik.

Bonus: Ik kan samenwerken met andere mensen in mijn zakelijke werkruimtes om documenten toe te voegen, updates bij te houden en taken te delegeren ook.

Dogfooding en de Ervaring van Anderen

In productontwikkeling is er een term genaamd dogfooding, kort voor "je eigen hondenvoer eten". Het betekent dat je actief het product gebruikt dat je aan het bouwen bent.

En ik ben echt blij dat Vieolo in een positie is waar we elke dag op onze eigen tools vertrouwen.

Het heeft ons geholpen problemen te vinden, workflows te verbeteren en de capaciteiten van ReChive uit te breiden.

Maar hier is het punt; jouw ervaringen zijn ongelooflijk belangrijk.

Je zult in situaties terechtkomen waar wij nooit aan zouden denken. Dus ik hoor graag over jouw ervaringen, of ze nu goed of slecht zijn. Bugs die je ziet. Functies die je zou willen. Ideeën die we niet hebben overwogen.

Ervaar het zelf

ReChive is er en je kunt het nu gebruiken op iOS, macOS, Android en web.