Jeśli prowadzisz firmę w Niemczech, musisz znać zgodność z GoBD

Niemcy, co nie jest zaskoczeniem, mają rozbudowane przepisy dotyczące prowadzenia dokumentów podatkowych przez firmy. Jeśli prowadzisz firmę w Niemczech lub masz do czynienia z niemieckimi organami podatkowymi, musisz znać zgodność z GoBD.

Czym jest GoBD

GoBD to ramy administracyjne stworzone przez rząd niemiecki w celu zapewnienia, że firmy (zarejestrowane spółki i freelancerzy) prowadzą dokładny i weryfikowalny cyfrowy rejestr swoich dokumentów i danych związanych z podatkami.

Te ramy wymagają, aby firmy prowadziły dokładne rejestry swojej działalności finansowej i były gotowe do udzielenia dostępu kontrolerom podatkowym, jeśli firma zostanie poddana audytowi.

Gdy mówimy o dokumentach związanych z podatkami, mamy na myśli dokumenty, które rejestrują lub dotyczą transakcji finansowej, bądź uzasadniają jej rozpoczęcie i autentyczność. Oto lista dokumentów zawartych w ramach GoBD, która nie jest wyczerpująca:

• Faktury
• Paragony
• Zamówienia i potwierdzenia zamówień
• Dowody dostawy
• Umowy o pracę i paski wynagrodzeń
• Umowy projektowe
• Dane z kas fiskalnych

Czy GoBD jest obowiązkowe?

Tak, jest.

Jako firma lub freelancer jesteś zobowiązany do prowadzenia dokładnego i weryfikowalnego rejestru swojej działalności finansowej i związanej z podatkami.

Musisz utrzymywać scentralizowany i zorganizowany system do przechowywania wszystkich dokumentów, nawet jeśli są w formie papierowej. Jeśli wystąpi działalność finansowa bez związanego z nią dokumentu, jesteś zobowiązany do jego utworzenia i zarejestrowania wszystkich niezbędnych informacji.

Co należy zrobić

Najpierw wyjaśnijmy coś: zgodność z GoBD to odpowiedzialność podatnika. Ty, jako firma działająca w Niemczech, jesteś odpowiedzialny za prowadzenie dokładnego rejestru swoich dokumentów i danych. Oprogramowanie, którego używasz, pomoże Ci w aspektach technicznych, ale ostatecznie, bez względu na oprogramowanie, zgodność jest Twoją odpowiedzialnością.

Mając to na uwadze, podzielę wymagania na dwie części. Pierwsza kategoria obejmuje wymagania wymagające Twojej ręcznej interwencji. Druga kategoria, choć prawnie wciąż Twoja odpowiedzialność, musi być zaimplementowana w używanym oprogramowaniu, niezależnie od tego, czy jest to produkt, czy aplikacja na zamówienie.

Kategoria 1: wymagania wymagające Twojej ręcznej interwencji

Są to działania ręczne, które musisz podjąć w swojej codziennej działalności, niezależnie od oprogramowania lub narzędzi, których używasz.

1. Musisz rejestrować wszystkie transakcje biznesowe i finansowe w „terminowy sposób”. Prawo jest nieprecyzyjne w kwestii harmonogramu, ale podkreśla, że powinieneś zapisywać dokumenty jak najszybciej. W praktyce transakcje gotówkowe powinny być rejestrowane tego samego dnia, a inne dokumenty nie później niż w ciągu 10 dni.
2. Musisz przechowywać wszystkie dokumenty przez 10 lat.
3. Musisz organizować i rejestrować wszystkie niezbędne dokumenty we właściwej kolejności.
4. Jeśli skanujesz dokument papierowy do formatu cyfrowego, skan musi być czytelny i dokładnie odpowiadać oryginalnemu dokumentowi papierowemu.
5. Zarejestrowane pliki cyfrowe muszą pozostać niezmienione. Nie wolno Ci kompresować, zmieniać rozmiaru ani w inny sposób modyfikować plików przed rejestracją.
6. Musisz udokumentować swój wewnętrzny proces. Na przykład określaj odpowiedzialności każdego członka zespołu i przepływy pracy, których używasz do zapewnienia kompletności rejestrów.

Kategoria 2: wymagania, które muszą być wdrożone w Twoim oprogramowaniu

Są to wymagania, które muszą być zbudowane w Twoim oprogramowaniu. Pamiętaj, że pozostajesz prawnie odpowiedzialny za ich spełnienie.

1. Twoje dokumenty muszą być niezmienne. Po przesłaniu dokumentu oprogramowanie nie powinno pozwalać na jego zmianę. Jeśli jakakolwiek zmiana jest dozwolona, musi być zalogowana i zachowana.
2. Twoje dokumenty nie mogą być usuwane przez co najmniej 10 lat.
3. Podczas gdy wiele kluczowych elementów metadanych powinno być niezmiennych, metadane wprowadzane przez użytkownika (notatki, status, słowa kluczowe, tagi itp.) mogą być edytowane, ale każda zmiana musi być zalogowana i zachowana.
4. Twoje oprogramowanie powinno dostarczać dokumentację systemów IT i procesów, które wykorzystuje.
5. Twoje dokumenty muszą być zabezpieczone i odpowiednio zarchiwizowane.
6. Twoje oprogramowanie musi zapewniać dostęp cyfrowy dla organów podatkowych, jeśli i kiedy go zażądają.

Jak Vieolo może pomóc w zgodności z GoBD

Vieolo i wszystkie jego moduły koncentrują się wokół przestrzeni roboczych. Każda przestrzeń robocza jest odizolowana od innych i każda z nich jest wykorzystywana przez jedno przedsiębiorstwo, osobę lub grupę osób. Użytkownik może być właścicielem lub częścią wielu przestrzeni roboczych.

Dla każdej przestrzeni roboczej Vieolo możesz włączyć ścisły tryb audytowalny za pomocą kilku kliknięć. Po aktywowaniu tego trybu natychmiast spełniasz wszystkie wymagania Kategorii 2. Należy pamiętać, że tryb audytowalny nie jest odwracalny.

Oto co się dzieje po aktywacji ścisłego trybu audytowalnego:

• Każdy plik przesłany do modułów Vieolo, w tym ReChive, nie będzie mógł być usunięty przez 10 lat.
• Każde metadane wprowadzane przez użytkownika, takie jak wpisy w ReChive, mogą być wyłączone, ale nie będą usunięte.
• Każde metadane wprowadzane przez użytkownika, takie jak wpisy w ReChive, mogą być edytowane, ale każda edycja będzie zalogowana i zachowana.
• Wszystkie dane i dokumenty są zorganizowane i posortowane.
• Wszystkie dane i dokumenty są regularnie archiwizowane.
• Na żądanie będziesz miał dostęp do dokumentacji usług IT i procesów, które wykorzystujemy.
• W przypadku audytu będziesz mógł zapewnić cyfrowy dostęp do audytorów, z zachowaniem dokumentów i ich metadanych.
• Masz szczegółową kontrolę nad uprawnieniami i poziomami dostępu członków przestrzeni roboczej w celu zapewnienia prywatności i zapobiegania niechcianym działaniom.