Przedstawiamy RePloyee do dokumentów pracowniczych

Wydaliśmy ReChive jako nasz pierwszy moduł ponad rok temu. Obserwując po premierze wzrost jego popularności, dostrzegliśmy problem, którego z założenia nie mógł rozwiązać.

Firmy muszą prowadzić zestaw dokumentów dla każdego pracownika. W większości firm dokumenty pojedynczego pracownika ograniczają się do dokumentu tożsamości i umowy. W niektórych przypadkach wymagania są jednak znacznie bardziej złożone, a pracodawca ma obowiązek prowadzić wiele różnych dokumentów; niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karami finansowymi.

ReChive świetnie radzi sobie z rejestrowaniem dokumentów wysłanych lub otrzymanych, ale jego konstrukcja opiera się na komunikacji i nie obsługuje koncepcji profilu z zestawem wymagań, względem których dokumentu może brakować lub może on tracić ważność.

Przedstawiamy RePloyee

Aby rozwiązać problem prowadzenia dokumentów pracowniczych, stworzyliśmy RePloyee jako drugi moduł Vieolo.

Firma musi prowadzić zestaw dokumentów dla każdego ze swoich pracowników. Chociaż każdy pracownik, w zależności od swojej roli, potrzebuje innego zestawu dokumentów, wymagania wobec pojedynczego pracownika rzadko się zmieniają. Po określeniu wymagań zaczyna się ciągła praca polegająca na dodawaniu brakujących dokumentów i odnawianiu tych, które tracą ważność.

RePloyee zaprojektowano zgodnie z tą samą zasadą. Dodajesz pracownika, określasz jego wymagania i otrzymujesz przegląd tego, czego brakuje i co trzeba odnowić. Ten proces, choć może brzmieć prosto, może być niezwykle skomplikowany, czasochłonny i podatny na błędy, jeśli prowadzi się go ręcznie lub za pomocą rozwiązania, które nie zostało do tego odpowiednio zaprojektowane.

Oczywiście RePloyee to znacznie więcej niż prosta lista i dodaliśmy wiele dodatkowych możliwości, aby sprawdzał się w rzeczywistych zastosowaniach.

Wielokrotne wykorzystanie profili

Wraz ze wzrostem liczby pracowników w firmie zarządzanie każdym profilem pracownika staje się uciążliwe, a zmienianie wymagań 30 różnych pracowników tylko dlatego, że rozpoczął się nowy projekt lub weszła w życie nowa ustawa, byłoby niepraktyczne.

RePloyee potrzebował sposobu, który pozwoli firmom wielokrotnie wykorzystywać profile dla grupy pracowników, a także je łączyć, ponieważ jedna osoba może wykonywać wiele zadań, z których każde wymaga osobnego dokumentu. Naturalnie wprowadziliśmy więc role i wymagania wielokrotnego użytku.

Na podstawowym poziomie możesz zdefiniować „wymaganie”, czyli w zasadzie typ dokumentu, taki jak umowa pracownicza, paszport lub prawo jazdy, określony wraz z jego właściwościami. Wymaganie możesz przypisać bezpośrednio do pracownika, ale najczęściej dodasz je do roli.

Rola, jak sama nazwa wskazuje, to rola, którą pełni pracownik, z własnym zestawem wymagań. Pracownik może mieć wiele ról; w rzeczywistej działalności wielu pracowników uczestniczy w różnych jej obszarach, zwłaszcza w bardziej krytycznych branżach, takich jak logistyka, produkcja czy górnictwo.

Wymaganie może być opcjonalne lub obowiązkowe. W sposobie, w jaki zaprojektowaliśmy RePloyee, można to ustawić na podstawie przypisania, a nie samego dokumentu. Na przykład prawo jazdy może być obowiązkowe dla kierowcy, ale opcjonalne dla pracownika biurowego, który może otrzymać samochód służbowy lub nie.

Połączenie ról i wymagań daje nieskończenie wiele sposobów dostosowania profilu pracownika. Zdarzają się jednak przypadki, w których pracownik pełniący daną rolę może być z jakiegoś powodu zwolniony z pojedynczego dokumentu. W RePloyee możesz to zrobić: do wymagania nałożonego przez rolę możesz dodać zwolnienie dla konkretnego pracownika.

Szablony

Postanowiliśmy wynieść RePloyee na wyższy poziom i wprowadzić własne role i wymagania, które łącznie nazywamy szablonami.

Jedną z wad wielu rozwiązań do zarządzania dokumentami jest to, że same z siebie nie mają pojęcia o typie obsługiwanych dokumentów. W ich oczach dokument to w zasadzie plik i garść metadanych.

Dzięki wprowadzeniu szablonów RePloyee (podobnie jak inne moduły Vieolo) zyskuje wiedzę o charakterze dokumentu, z którym pracujesz, oraz o szczególnych potrzebach i kwestiach, które należy przy nim uwzględnić.

Szablony działają według tej samej zasady wielokrotnego użytku co role i wymagania.

Stworzyliśmy serię szablonów wymagań dla dokumentów powszechnie używanych w różnych rolach. Jednym z przykładów jest dowód osobisty. Niemal wszystkie dowody osobiste na świecie trzeba zeskanować zarówno z przodu, jak i z tyłu. Korzystając z szablonu dowodu osobistego, RePloyee prosi o przesłanie przodu i tyłu w ramach tego samego wpisu dokumentu. To małe i proste udogodnienie nie byłoby możliwe bez wstępnie zdefiniowanego wymagania.

W ten sam sposób stworzyliśmy również kilka szablonów ról, które stanowią wzorzec dla niektórych ról wymagających wielu dokumentów. Na początek zdefiniowaliśmy serię szablonów ról dla kierowców ciężarówek w Holandii i Niemczech, ponieważ znamy branżę w tych dwóch krajach. Oczywiście będziemy stopniowo zwiększać liczbę szablonów ról, aby objąć znacznie więcej stanowisk na całym świecie.

Gotowe do wypróbowania

Obecnie RePloyee jest dostępny tylko w wersji webowej. Moduł jest oczywiście dostępny wyłącznie dla firmowych przestrzeni roboczych, ponieważ osobiste przestrzenie robocze nie mają pracowników.

Bardzo chcielibyśmy, abyś wypróbował RePloyee i powiedział nam, co o nim myślisz i co należy dodać, aby wspierać potrzeby Twojej firmy.

Stale ulepszamy naszą platformę, w tym RePloyee, i choć sami korzystamy z naszego produktu na własne potrzeby, zawsze szukamy opinii użytkowników, ponieważ naszym głównym celem jest zapewnienie dobrego doświadczenia użytkownika i rozwiązywanie rzeczywistych problemów.