Czy dzielisz się dokumentami ze swoim księgowym? ReChive jest dla Ciebie

Jeśli prowadzisz firmę, musisz radzić sobie z księgowością i rachunkowością. Nie tylko są one nieodzowną częścią Twojej administracji, ale są również wymogiem prawnym.

Te zadania są często zbyt skomplikowane, aby firma mogła sobie z nimi poradzić samodzielnie, więc wielu z nas decyduje się na zatrudnienie zewnętrznego księgowego, który za miesięczną opłatą zajmuje się wszystkimi naszymi fakturami i paragonami.

Typowy sposób pracy wielu księgowych, niezależnie od kraju, polega na podaniu Ci unikalnego adresu e-mail i poproszeniu o przesłanie tam wszystkich swoich faktur i paragonów. Następnie przeglądają oni wiadomości e-mail i przetwarzają załączone pliki.

Problemy, z którymi się borykamy

Przebieg pracy wydaje się prosty: otrzymujesz fakturę, przesyłasz ją księgowemu, a on zajmuje się resztą.

Ale są trzy podstawowe problemy z tym podejściem:

1. Nadal potrzebujesz systemu zarządzania Twoimi fakturami i paragonami; zwłaszcza do śledzenia niezapłaconych faktur, niezależnie od tego, czy są to faktury, które musisz zapłacić, czy te, które wysłałeś do klientów.

2. Szybko tracisz orientację w tym, które dokumenty już udostępniłeś swojemu księgowemu, a które nie.

3. Nawet jeśli ten system oparty na e-mailach działa jakoś dla faktur, to nie ma zastosowania do innych ważnych dokumentów, takich jak listy, umowy, potwierdzenia itp.

Po latach prowadzenia własnej firmy i pomocy małym przedsiębiorstwom doświadczyłem tych problemów z pierwszej ręki. Mając tyle na głowie, trudno jest być na bieżąco z zarządzaniem dokumentami, śledzeniem płatności i upewnieniem się, że wszystko zostało udostępnione księgowemu.

Wprowadzenie celów udostępniania dla ReChive

ReChive już był bogaty w funkcje i był użyteczny jako system zarządzania dokumentami. Ale nasi użytkownicy nadal musieli ręcznie zajmować się procesem udostępniania dokumentów swojemu księgowemu i polegać na pamięci, aby wiedzieć, czy wszystko zostało udostępnione.

To nie był tylko problem naszych użytkowników, to był problem również dla nas w Vieolo. Musieliśmy polegać na pamięci lub zewnętrznych platformach, aby śledzić co zostało wysłane. To nie jest to, za czym stoimy w Vieolo (a tym samym w ReChive).

Potrzebowaliśmy rozwiązania, które:

• Przypominałoby nam, jeśli dokument nie został udostępniony
• Pozwoliłoby nam bezpiecznie i niezawodnie udostępniać dokumenty
• Dawałoby nam jasną historię, co zostało udostępnione
• Pozwalałoby na elastyczność w oparciu o nasze preferencje
• Pozwalałoby ograniczyć dostęp zespołu do tej funkcji, jeśli to konieczne

Więc zbudowaliśmy cele udostępniania i odkąd zaczęliśmy ich używać w naszej własnej działalności, mogę z całą pewnością powiedzieć, że usuwa to wszystkie tarcia związane z pracą z Twoim księgowym.

Oto jak to działa:

Tworzysz cel udostępniania

Po prostu przejdź do zakładki Workspace (w aplikacji internetowej lub dowolnej aplikacji ReChive), otwórz sekcję celu udostępniania i stwórz nowy.

Podczas tworzenia celu, oprócz podstawowych informacji (nazwa i email), możesz wybrać:

• Rodzaje dokumentów dopuszczone do udostępnienia
• Czy udostępnianie dokumentów z tym celem jest obowiązkowe
• Jeśli jest obowiązkowe, datę rozpoczęcia, od której wybrane typy dokumentów muszą być udostępniane

Uwaga: ze względów prawnych i bezpieczeństwa nie można zmienić szczegółów celu po jego stworzeniu, więc dokładnie sprawdź wszystko przed zapisaniem.

Jeśli stworzysz obowiązkowy cel, wszystkie dokumenty wystawione w dniu rozpoczęcia lub po nim będą wyświetlane na liście oczekujących, nawet jeśli ich status jest oznaczony jako zakończony.

Udostępniaj swoje dokumenty na bieżąco

Wpisy, które trzeba udostępnić, będą oznaczone jako „Nieudostępnione” i pojawią się na liście oczekujących. Dzięki temu zawsze będziesz wiedzieć, co jeszcze trzeba udostępnić.

Aby udostępnić dokument, po prostu otwórz wpis i przejdź do zakładki „Udostępnij”. Zobaczysz listę celów związanych z tym wpisem i będziesz mógł wybrać, które pliki wysłać e-mailem.

Kluczowe dla nas było uniknięcie przypadkowego ponownego udostępnienia plików. Aby temu zapobiec, Twoje pliki są wyraźnie podzielone na dwie kategorie:

• Nieudostępnione wcześniej
• Już udostępnione

To zapewnia, że nie wysyłasz czegoś ponownie przez pomyłkę, co mogłoby spowodować zduplikowane wpisy w systemie Twojego księgowego.

Po wysłaniu, zobaczysz pełną historię udostępnień w zakładce „Udostępnij”, w tym nazwa pliku, docelowy adres e-mail, znacznik czasu i użytkownik, który zainicjował udostępnienie.

Po udostępnieniu wszystkich plików w wpisie, wpis jest automatycznie oznaczany jako „Udostępnione” i usuwany z listy oczekujących. Natychmiastowy spokój ducha.

Zarządzanie dostępem swojego zespołu

Oczywiście, nie chcesz, aby nieautoryzowany dostęp do tak krytycznej części Twoich dokumentów. Dlatego możesz zarządzać dostępem zespołu za pomocą uprawnienia „Udostępnij dane”.

Tylko właściciele przestrzeni roboczej i członkowie posiadający to uprawnienie mogą udostępniać dokumenty celom i przeglądać historię udostępnień.

To uprawnienie działa w ramach istniejących poziomów dostępu. Na przykład użytkownik z poziomem dostępu 1 nie będzie w stanie udostępniać dokumentów oznaczonych poziomami wrażliwości 2 lub 3, nawet jeśli ma uprawnienie „Udostępnij dane”.

Poczuliśmy natychmiastowy efekt

Jak tylko wprowadziliśmy tę funkcję w zeszłym tygodniu i zaczęliśmy używać jej do naszych własnych dokumentów, poczuliśmy różnicę.

Natychmiast pojawiła się dodatkowa warstwa organizacji na naszym już dobrze ustrukturyzowanym systemie dokumentów. Udostępniliśmy wszystko, co trzeba w kilka kliknięć, a potem mieliśmy krystalicznie jasny przegląd tego, co było udostępnione, a co nie. Spoiler: wszystko zostało udostępnione — nic nie pozostało w oczekiwaniu!

Więc otwórz swoją ReChive aplikację i zacznij korzystać z celów udostępniania już dziś. Będzie nam miło usłyszeć, co o tym myślisz!