Czym jest system zarządzania dokumentami dla firm?

Dokumenty są sercem każdej operacji biznesowej. Czy to kontrakt, faktura, umowa prawna czy formularz rekrutacyjny, każda akcja w firmie pozostawia papierowy (lub cyfrowy) ślad. To, jak firma zarządza tymi dokumentami, bezpośrednio wpływa na jej efektywność, zgodność z przepisami i zdolność podejmowania świadomych decyzji.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest system zarządzania dokumentami, dlaczego jest ważny dla firm i jakie problemy rozwiązuje, zwłaszcza w dzisiejszym w większości cyfrowym świecie.

Dlaczego zarządzanie dokumentami wciąż ma znaczenie

Odkąd istnieją firmy, dokumenty służyły jako formalny zapis transakcji, decyzji i planów. W przeszłości firmy poświęcały całe działy archiwalne do zarządzania pomieszczeniami wypełnionymi półkami, szafkami i folderami. W rzeczywistości, właściwe przechowywanie i kategoryzacja nie były tylko kwestią porządku operacyjnego, często były one wymagane prawem.

Na przykład:

• W Niemczech firmy muszą przechowywać dokumenty prawne i finansowe przez 10 lat
• W Holandii to 7 lat

Te przepisy obowiązują także dzisiaj, nawet gdy papier w dużej mierze ustąpił miejsca plikom cyfrowym.

Przejście na dokumenty cyfrowe

Choć dokumenty cyfrowe są o wiele łatwiejsze do przechowywania i udostępniania niż dokumenty papierowe, wprowadziły one nowe problemy.

Pliki mogą zaginąć w nieuporządkowanej skrzynce odbiorczej, zostać pogrzebane w niestrukturyzowanych folderach na komputerze lub przypadkowo usunięte. Wiele firm dzisiaj (zwłaszcza małych i rozwijających się) polega na zestawie:

• Skrzynki e-mail
• Platformy do przechowywania w chmurze, takie jak Google Drive lub Dropbox
• Lokalnych komputerów i urządzeń mobilnych

Takie podejście początkowo wydaje się wygodne, ale z czasem prowadzi do frustrujących problemów.

Dlaczego podstawowe przechowywanie nie jest wystarczające dla dokumentów firmowych

Rozumie się, że zarządzanie dokumentami nie zawsze jest priorytetem. Nie generuje bezpośrednio przychodów. Jednak jego lekceważenie może wywołać ukryte koszty w postaci utraconego czasu, niespełnionych terminów i ryzyk związanych z zgodnością z przepisami.

Oto kilka problemów, które pojawiają się bez odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami:

1. Pliki zaginione lub przemieszczone

Nawet z przechowywaniem w chmurze, jeżeli nie masz wprowadzonego strukturalnego systemu, pliki mogą być pogrzebane lub źle umieszczone. Jeden niewłaściwie nazwany lub umieszczony plik może zająć godziny na zlokalizowanie, jeśli w ogóle uda się go odnaleźć.

2. Frustrujące wyszukiwanie

Gdy potrzebujesz znaleźć dokument, zazwyczaj pamiętasz go kontekstowo: nadawca, data lub projekt, z którym był związany. Niestety, standardowe systemy przechowywania polegają na nazwach folderów i plików, a jeśli nie są one precyzyjne, utkniesz w poszukiwaniach.

3. Brak kontekstu lub kategoryzacji

Podstawowa platforma przechowywania nie rozróżnia faktury, kontraktu czy zawiadomienia prawnego. Jednak każdy z nich wymaga różnego traktowania, terminów i dalszych kroków.

4. Brak integracji z operacjami biznesowymi

Twoje dokumenty nie istnieją w izolacji. Faktura ma związek z rachunkowością. Podpisany kontrakt wpływa na harmonogramy projektów. Podstawowe przechowywanie nie ma możliwości połączenia dokumentów z resztą narzędzi i przepływów pracy w twoim biznesie.

5. Ograniczone kontrola prywatności i logi aktywności

Bez jasnych uprawnień i logów aktywności, trudno jest kontrolować, kto ma dostęp do wrażliwych dokumentów lub śledzić, kto przeglądał, edytował czy pobierał plik.

Czym jest System Zarządzania Dokumentami?

System zarządzania dokumentami (DMS) to platforma zaprojektowana do radzenia sobie z tymi wyzwaniami. Działa jako centralny węzeł do przechowywania, zarządzania i organizowania dokumentów, oferując znacznie więcej niż tylko przechowywanie plików.

Nowoczesny DMS symuluje rolę tradycyjnego działu archiwalnego zapewniając rozwiązanie oparte na chmurze, które integruje się z operacjami twojego biznesu.

Kluczowe funkcje nowoczesnego Systemu Zarządzania Dokumentami

Oto, czego można oczekiwać od wydajnego, nowoczesnego rozwiązania do zarządzania dokumentami:

• Metadane Dokumentów i Kontekst

Oprócz przechowywania pliku, DMS przechwytuje ważne informacje takie jak nadawca, odbiorca, typ dokumentu, numery referencyjne i terminy.

• Narzędzia do Obsługi i Przepływu Pracy
  

Wiele dokumentów wymaga dalszych działań: podpisów, płatności czy zatwierdzeń. Dobry DMS pozwala rejestrować działania, ustawiać przypomnienia i zarządzać przepływami pracy w sposób współpracy z zespołem.

• Integracje z Inne Funkcje Biznesowe
  

Niezależnie od tego, czy chodzi o udostępnianie faktur z księgowym, czy łączenie kontraktów z narzędziem do zarządzania projektami, DMS powinien płynnie integrować się z innymi częściami twojego biznesu.

• Kontrola Dostępu i Logi Audytu
  

Chroń wrażliwe informacje za pomocą szczegółowych systemów uprawnień i śledź aktywność dokumentów za pomocą logów w celu zapewnienia bezpieczeństwa i odpowiedzialności.

Gdzie pasuje ReChive

Żadne rozwiązanie nie jest doskonałe, a żadne rozwiązanie nie pasuje do każdej firmy i przepływu pracy. ReChive nie jest wyjątkiem, i nie próbuję przedstawiać go jako absolutnego rozwiązania dla każdej firmy. Jednak zaprojektowaliśmy ReChive, aby był wartościowym narzędziem dla wielu firm.

ReChive to system zarządzania dokumentami oparty na komunikacji. Pozwala zapisywać dokumenty na podstawie twojej komunikacji z innymi podmiotami, co odzwierciedla mentalne ramy, których większość z nas używa do kategoryzacji informacji.

ReChive daje możliwość zapisywania szczegółowych informacji o dokumencie, nie tylko przesyłania pojedynczego pliku PDF. Informacje te są dostosowane do rodzaju dokumentu, a ReChive pomaga zarządzać dokumentami i wszelkimi dalszymi działaniami wymaganymi na ich podstawie.

Dzięki ReChive możesz śledzić swoje dokumenty, identyfikować te wymagające dalszych działań, te z problemami lub te z nieuiszczonymi płatnościami. Otrzymasz powiadomienia, gdy zbliża się termin dokumentu, a nawet możesz ustawić niestandardowe przypomnienia na konkretne daty.

ReChive to także narzędzie współpracy, które umożliwia tobie i twojemu zespołowi pracę razem bez zakłóceń. Aby chronić twoją prywatność i bezpieczeństwo, rozbudowany system uprawnień pozwala przyznawać lub cofać dostęp członkom zespołu do konkretnych działań.

Ostatecznie, ReChive zapewnia narzędzia do integracji dokumentów z resztą twoich operacji.

Jeśli ReChive wydaje się narzędziem, którego potrzebujesz, możesz zarejestrować się za darmo i spróbować!