Jak prosty problem skłonił mnie do stworzenia ReChive

W pewnym momencie w przeszłości miałem dwie różne firmy na dwóch różnych kontynentach z pięcioma różnymi kontami email. Nic dziwnego, że byłem bombardowany e-mailami i załącznikami. Jeden email zawierał fakturę, inny paragon, a jeszcze inny mógł zawierać list prawny z agencji rządowej. I jak wiele osób, miałem system do obsługi tego ogromu dokumentów.

Ten "system" to w zasadzie była moja skrzynka odbiorcza.

W końcu, co mogło się stać z moją skrzynką odbiorczą, prawda? Oznaczałbym e-maile wymagające uwagi, takie jak faktury oczekujące na opłacenie. Niektóre z ważniejszych dokumentów były pobierane i ponownie przesyłane do mojego Dysku Google. Było to chaotyczne, ale działało... w pewnym sensie.

Na początku musiałem obsługiwać tylko kilka faktur lub paragonów miesięcznie, więc było to możliwe do zarządzania. Mogłem mgliście pamiętać, że muszę zapłacić fakturę 15-tego lub odnowić umowę w czerwcu. Płynąłem z nurtem.

Ale oczywiście, w miarę jak moja praca stawała się coraz cięższa, ten chaotyczny system zaczął się rozpadać.

Rozwiązywanie problemu dla innych

Przez ostatnią dekadę stworzyłem niezliczone narzędzia i rozwiązania dla klientów, głównie małych i średnich firm. I prawie wszystkie miały ten sam problem: zbyt wiele dokumentów i zbyt wiele małych, ale ważnych zadań do zarządzania.

Dla jednej z platform, które stworzyłem, stworzyłem system zarządzania dokumentami oparty na komunikacji, aby klienci mogli kontrolować dosłownie setki dokumentów, które wysyłali i otrzymywali co miesiąc.

I okazało się to świetne!

Wprowadziliśmy poprawki, dostosowania i udoskonalenia, i zanim się obejrzeliśmy, nie było to tylko przydatne narzędzie, stało się krytyczną częścią ich operacji, łącząc części ich biznesu.

Uświadomienie sobie, jak bardzo tego potrzebuję

Szczerze mówiąc, byłem trochę zazdrosny o narzędzie, które zbudowałem dla innych.

Ciągle myślałem: "Człowieku, chciałbym móc używać czegoś takiego w moich własnych firmach."

Biorąc pod uwagę, że mam nieco obsesję na punkcie organizacji swoich rzeczy (z naciskiem na nieco 😉), mógłbym naprawdę skorzystać z takiego systemu. Ale oryginalny system był dostosowany do specyficznej infrastruktury klienta, to nie było coś, co mógłbym po prostu skopiować dla siebie.

Więc wziąłem się do pracy.

Tworzenie ReChive

Uzbrojony w moją pasję do organizacji, lawinę dokumentów, z którą żaden człowiek nie powinien mieć do czynienia, i duże doświadczenie w rozwiązywaniu tego problemu dla innych; zbudowałem ReChive. (To gra słów na "archiwizację", jeśli nie zauważyłeś.)

Pomysł jest prosty:

Otrzymujesz lub wysyłasz dokument, czy to fakturę, paragon, umowę, czy zwykły list, i zapisujesz go do ReChive. Możesz przypisać go do osoby lub organizacji, dodać szczegóły i oznaczyć go do łatwej kategoryzacji.

Kiedy potrzebujesz go znaleźć później, możesz szukać po numerze referencyjnym, filtrować według nadawcy lub odbiorcy, używać tagów i sortować wyniki tak, jak chcesz. Generalnie, każde narzędzie, które pozwoli Ci znaleźć dowolny dokument w sekundy.

Ale jest jeszcze coś, przechowywanie dokumentów to nie wszystko.

• Tę fakturę, którą otrzymałeś, nadal trzeba opłacić.
• Umowa, którą podpisałeś, ma datę wygaśnięcia.
• List podatkowy, który otrzymałeś, ma błąd księgowy, który wymaga poprawy.

ReChive również śledzi te następne kroki. Pokazuje Ci listę niekompletnych wpisów, które nadal wymagają działania, wraz z terminami. Możesz nawet tworzyć własne przypomnienia, aby być na bieżąco.

ReChive jako część Vieolo

ReChive okazało się niezwykle przydatnym narzędziem.

Ale wciąż był jeden problem: tak bardzo mi się podobał, że chciałem go używać w moim życiu osobistym.

Jako osoba fizyczna również otrzymuję mnóstwo dokumentów co miesiąc, paragony, faktury, umowy, co tylko. Więc podjąłem trudniejszą drogę i w pełni zintegrowałem ReChive z systemem przestrzeni roboczych Vieolo.

Teraz każda przestrzeń robocza Vieolo ma dedykowaną sekcję ReChive do zarządzania swoimi dokumentami. I jak każda inna funkcja w Vieolo, dane każdej przestrzeni są całkowicie izolowane od innych.

To oznaczało, że w końcu mogłem używać mojej prywatnej przestrzeni roboczej do dokumentów osobistych, zachowując moje przestrzenie biznesowe oddzielnie, wszystko pod jednym kontem. Nie ma potrzeby wielu logowań ani zleconych systemów. Przełączam się między przestrzeniami jednym kliknięciem.

Bonus: Mogę współpracować z innymi osobami w moich przestrzeniach biznesowych, aby dodawać dokumenty, śledzić aktualizacje i delegować zadania również.

"Dogfooding" i doświadczenie innych

W rozwoju produktów używa się terminu "dogfooding", skrót od "jedzenia swojej własnej karmy dla psów". Oznacza to aktywne używanie produktu, który budujesz.

I jestem naprawdę zadowolony, że Vieolo jest w takiej pozycji, że polegamy na naszych własnych narzędziach każdego dnia.

Pomogło nam to znaleźć problemy, usprawnić przepływy pracy i rozszerzyć możliwości ReChive.

Ale oto co chcę powiedzieć; twoje doświadczenia są niesamowicie ważne.

Napotkasz sytuacje, o których nigdy byśmy nie pomyśleli. Dlatego bardzo bym chciał poznać twoje doświadczenia, niezależnie czy dobre, czy złe. Błędy, które zaobserwujesz. Funkcje, które chciałbyś. Pomysły, których nie rozważaliśmy.

Doświadcz na własnej skórze

ReChive jest dostępne i możesz zacząć go używać już teraz na iOS, macOS, Android i web.