Présentation de RePloyee pour les documents des employés

Nous avons lancé ReChive comme premier module il y a bien plus d'un an. En observant sa popularité croître après sa sortie, nous avons constaté un problème qu'il ne pouvait fondamentalement pas résoudre.

Les entreprises doivent conserver un ensemble de documents pour chaque employé. Pour la plupart d'entre elles, les documents d'un employé se limitent à une pièce d'identité et à un contrat. Dans certains cas, cependant, les exigences sont bien plus complexes et l'employeur est tenu de conserver de nombreux documents différents ; tout manquement peut entraîner des sanctions financières.

ReChive enregistre parfaitement les documents que vous avez envoyés ou reçus, mais sa conception s'articule autour des communications et ne prend pas en charge le concept de profil doté d'une série d'exigences, au regard desquelles un document pourrait manquer ou arriver à expiration.

Présentation de RePloyee

Pour résoudre le problème de la conservation des documents des employés, nous avons créé RePloyee, le deuxième module de Vieolo.

Une entreprise doit conserver un ensemble de documents pour chacun de ses employés. Même si chaque employé, selon son rôle, a besoin d'un ensemble de documents différent, les exigences qui s'appliquent à un employé donné changent rarement. Une fois les exigences définies, vient le travail continu consistant à ajouter les documents manquants et à renouveler ceux qui arrivent à expiration.

RePloyee est conçu autour de ce même principe. Un employé est ajouté, ses exigences sont définies et vous obtenez une vue d'ensemble de ce qui manque et de ce qui doit être renouvelé. Ce processus, même s'il peut sembler simple, peut s'avérer extrêmement compliqué, chronophage et source d'erreurs s'il est géré manuellement ou avec une solution qui n'a pas été conçue correctement pour cela.

Bien sûr, RePloyee est bien plus qu'une simple liste, et nous avons ajouté de nombreuses autres fonctionnalités pour le rendre utile dans des cas d'utilisation réels.

Réutilisation des profils

À mesure que le nombre d'employés d'une entreprise augmente, la gestion de chaque profil devient fastidieuse, et il serait peu pratique de modifier les exigences de 30 employés différents parce qu'un nouveau projet a démarré ou qu'une nouvelle loi est entrée en vigueur.

RePloyee devait permettre aux entreprises de réutiliser des profils pour un groupe d'employés et aussi de les combiner, car une même personne peut effectuer plusieurs tâches exigeant chacune un document particulier. Nous avons donc naturellement introduit des rôles et des exigences réutilisables.

À un niveau fondamental, vous pouvez définir une « exigence », c'est-à-dire essentiellement un type de document tel qu'un contrat de travail, un passeport ou un permis de conduire, défini avec ses propriétés. Vous pouvez attribuer une exigence directement à un employé, mais le plus souvent, vous l'ajouterez à un rôle.

Un rôle, comme son nom l'indique, est un rôle qu'assume un employé et qui s'accompagne de son propre ensemble d'exigences. Un employé peut avoir plusieurs rôles ; dans la réalité du terrain, de nombreux employés participent à différentes parties de l'activité, en particulier dans des secteurs plus critiques comme la logistique, l'industrie manufacturière ou l'exploitation minière.

Une exigence peut être facultative ou obligatoire. Dans la conception de RePloyee, ce caractère facultatif se définit au niveau de l'attribution et non du document lui-même. Ainsi, par exemple, un permis de conduire peut être obligatoire pour un chauffeur, mais facultatif pour un employé de bureau qui peut ou non se voir attribuer une voiture de fonction.

La combinaison des rôles et des exigences vous offre une infinité de façons d'ajuster le profil d'un employé. Il existe toutefois des cas où un employé occupant un rôle peut être exempté d'un document pour une raison quelconque. Dans RePloyee, c'est précisément possible : vous pouvez ajouter une exemption propre à un employé pour une exigence imposée par un rôle.

Modèles

Nous avons décidé de faire passer RePloyee au niveau supérieur en introduisant nos propres rôles et exigences, que nous appelons collectivement des modèles.

L'une des lacunes de nombreuses solutions de gestion documentaire est qu'elles n'ont aucune idée intrinsèque du type de documents qu'elles traitent. À leurs yeux, un document n'est donc essentiellement qu'un fichier accompagné d'un ensemble de métadonnées.

Avec l'introduction des modèles, RePloyee (comme les autres modules de Vieolo) acquiert une notion de la nature du document que vous traitez, ainsi que des besoins et des considérations particuliers à prendre en compte.

Les modèles suivent le même principe de réutilisation que les rôles et les exigences.

Nous avons créé une série de modèles d'exigences pour des documents couramment utilisés dans différents rôles. La carte d'identité en est un exemple. Presque toutes les cartes d'identité dans le monde doivent être numérisées au recto et au verso. Avec le modèle de carte d'identité, RePloyee vous demande de téléverser le recto et le verso dans la même entrée de document. Cette petite attention toute simple n'aurait pas été possible sans une exigence prédéfinie.

De la même manière, nous avons également créé des modèles de rôles qui servent de canevas pour certains rôles exigeant de nombreux documents. Dans un premier temps, nous avons défini une série de modèles de rôles pour les chauffeurs routiers aux Pays-Bas et en Allemagne, car nous connaissons bien le secteur dans ces deux pays. Mais bien sûr, nous augmenterons progressivement le nombre de modèles de rôles afin de couvrir beaucoup plus de postes dans le monde entier.

Prêt à être essayé

Pour le moment, RePloyee n'est disponible que sur le web. Naturellement, le module n'est disponible que pour les espaces de travail professionnels, car les espaces de travail personnels n'ont pas d'employés.

Nous serions ravis que vous essayiez RePloyee et que vous nous disiez ce que vous en pensez et ce qu'il faudrait ajouter pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Nous améliorons continuellement notre plateforme, y compris RePloyee, et même si nous utilisons notre produit pour nos propres besoins, nous sommes toujours à la recherche de retours d'utilisateurs, car notre objectif principal est d'offrir une bonne expérience utilisateur et de résoudre de vrais problèmes.